●仕事の効率を向上させる3ステップ【環境→スケジュール→自動化】
こんにちは、TOMOです。
今回は、「仕事の効率を向上させる方法」というテーマでお話します。
仕事が全然終わらない。集中できないよ
もっと早く仕事が終わるはずなんだけど、、、効率が悪いなあ
こんな悩みにお応えします。
働き方改革と昨今の不景気の影響の相乗効果によって、一気に仕事の仕組みが変わりましたね。
大きいものを3つ挙げると、こんな感じ
- 残業をしない前提で仕事が進む
- 会社に行かずに、仕事ができる
- 皆で一斉に仕事をしなくてもよくなった
一番変わったのが、テレワークの爆発的普及ですよね。
今後状況が変わっても、出社するよりテレワークの方が効率的なので、流れは変わらないと思います。
当ブログ（サラリーマンの働き方改革＋）でも、テレワーク用のWebカメラの選び方を参考にしてくれている人が多いです。
今回は最近の状況を踏まえて、仕事の効率を向上させるための方法を3ステップとして、紹介したいと思います。
結論から言うとこんな感じです。
この記事のポイント
- 仕事に集中できる環境を整える
- 時間の使い方を工夫する
- 作業を自動化して、改善のための手を空ける
一つずつ、解説していきます。
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仕事効率を向上させるための方法
仕事の効率を向上させるためには、環境作りが最も重要です。
環境が整っていないとうるさくて仕事どころじゃないとか、途中で腰が痛くなるとか、眠くなるとか、集中を妨げる要因がたくさんあります。
例えば仕事をするために10時間を用意したとしても、集中を妨げられて1日で1時間分しか仕事ができなかったとか、そんな事って割と平気であります。
仕事効率を向上させるためには、
- 社内での作業スペース
- 社外での作業場所
- 生活の環境
- 集中力アップの為の工夫
こんなのが必要です。
ひとつずつ、解説します。
社内の作業スペース
社内の作業スペースは、つまり席配置ですね。
もし席配置を変えるチャンスがあるなら、集中する場所、リラックスする場所など、メリハリを付けた環境作りがおススメです。以下の記事が参考になります。
職場での集中力の上がる席配置。【会社が集中できる場所に変わる】
集中したいなら静かな空間が良いし、リラックスしたいならソファがあると良いですよね。
そんな感じで席配置を工夫すると、仕事の効率は今まで以上に向上します。令和時代は各人が好きな座席で作業できる会社の生産性が高いです。
社外での作業場所
私も日本ではいつも外出して作業をします。
マックよりスタバ、スタバより図書館の方が、静かで集中しやすいです。
しかし図書館の欠点は、日によって席が空いてない事があります。館内で電話する人や騒ぐ人がいて、集中できるかどうかは運次第なところがあります。
たまの利用なら図書館がコスパ高いですが、コワーキングスペースはさらに集中しやすい環境が整っているので、まとまった時間を過ごす人に超おススメです。
コワーキングスペースVS図書館の自習室。【どちらが集中できるか】
テレワークOKになると自宅仕事も可能ですが、間違いなく外の方が仕事に集中できます。
しかしマックや喫茶店など、周りがざわつく環境だとイマイチ乗れないので、同じ金額を投資してコワーキングスペースの利用がおススメです。
1日当たり500円でコーヒー飲み放題の場所も多いです。
生活の環境
もし、住む場所を選べるなら、住む場所は仕事に直結する場所を選ぶと良いです。
バリバリ働きたいなら働くことを邪魔しない環境（つまり会社の近く）に住んだり、目標があるなら目標に近い場所に住んだりっていう選択肢ですね。
私は中国語を話せるようになりたい＋中国人の考え方を知りたいという理由から、中国に住むことを決めました。
「環境が人を作る」は本当なので、変わりたいならまず環境を変えよう
海外では日本人みたいにダラダラ働かないと聞いていたので、「どんな仕事の仕方をしているんだろう？」と気になり、転職しました。
今は中国に住んでいますが、彼らはマジで残業をしないです。それでも稼いでいるからすごいと思う。
集中力アップの工夫
集中する環境を整えたら、集中できる工夫をするステップです。
もし働ける時間が10時間あったと仮定して、一番効率が良いのは10時間集中できることですよね。（理想論ですが）
理想に少しでも近づくためには、集中するための体力を付けたり、集中力を高める工夫を取り入れるのがおススメです。
筋トレとやる気の関係【アドレナリンが出てモチベーションがアップ】
集中力を高めるには、脳内ホルモンの力を借りると簡単です。
「やるぞ！」という気持ちは、実は脳内ホルモンの影響で、脳内ホルモンは筋トレすると効率的に分泌されます。
この記事では、オススメの筋トレ方法を紹介しています。
仕事の効率が悪い人におすすめ。行動記録をつけると作業が超はかどる
緊張感があると仕事効率が向上します。
作業に取り掛かる前に作業記録を付けると、自然とタイムアタック感が出て仕事がはかどるようになります。（かなり集中できます）
自分の使える時間と、タスクに必要な時間は合っていますか？
環境を整えたら、次は自分の能力と持っている時間は釣り合っているか？を考えていきましょう。
仕事に追われず働くために、先に段取りを整える【まず、落ち着こう】
仕事を貰ってすぐ取り掛かるのではなく、全体像を把握しましょう。
必要な時間、タスクの数、あなたのスキマ時間にどうフィットさせていくのか、これが腕の見せ所です。
こちらの記事では、仕事を貰った後に考えるべき事を紹介しています。
継続して結果を出すための考え方について【一日の作業量に余裕を持つ】
残業すれば仕事が終わるのは、半分あってて半分間違っています。
継続して仕事効率を向上するには、残業はむしろないほうが良い。
頑張りすぎるとバテるので、「頑張らずにどう結果を出すか？」を日ごろから考えておくと良いです。
会議の無駄を減らし、有意義な時間にする方法【相手の時間を奪わない】
電話、会議、どうでもいい質問など、相手の時間を奪うと回りまわって自分に返ってきます。
時間を目いっぱい使うためには、無駄な時間を減らし、仕事に集中しよう。
相手の環境を整えてあげると、回りまわって自分に返ってきます。
時間を作るために、作業を自動化する仕組み
毎日の仕事を頑張る時間を作り、環境を整え、さて作業をこなすぞ！と思っても、毎日同じ仕事を繰り返していると、それ以上の作業効率向上は不可能です。
根本から考え方を変えると、まだまだ仕事効率は上がります。
コツは、テンプレ化と自動化です。
自分の頭も手も極力使わずに仕事が進むようになると、仕事は驚くほど速く進むようになります。
一日にメールに費やす時間は、平均で1時間以上あります。
（https://businessmail.or.jp/research/2019-result/）
分かりやすく、簡潔にメールを書いて送ると、時間が減らせます。かなり難しいので、徐々にステップアップです。
繰り返し同じ仕事をしている人は、改善すれば時間が獲得できる話
仕事効率を向上させる上で、最も効果が出るのが繰り返し作業の短縮です。
何度も繰り返すと作業手順は固定されますよね。そんなの手順書作って他の人にポイです。
その方法を紹介します。
その他繰り返しと言うほどでもないけど面倒な仕事がありますよね。
報告書と反省文です。
会社の仕組み上削れないし、丸投げできない仕事はテンプレ化して必要事項記入で完成できるように、自動化です。
報告書の書き方例をフォーマット付きで解説。【簡潔に、見やすく】
報告書の書き方のコツは簡潔、見やすくです。
とはいえ報告書は毎回流れが決まっているはずなので、パパっと作成できるようにテンプレ化して1分が目標です。
反省文の書き方はテンプレート化しよう。【本質は、再発防止です】
仕事をしたら、ミスは当然起こります。
大切なのは反省文じゃなくて再発防止なので、反省文はテンプレ化して1分で完成が目標です。
再発防止は大切なので、こっちに本気を出しましょう。
仕事が多すぎてオーバーフローしたら
仕事が多くてオーバーフローすることも多くあります。
オーバーフローしちゃった＝仕事の進め方、環境作りのミスなので、これも即再発防止でOKです。
とはいえストレスで病気になるとまずいので、きついときは逃げてもOKです。
仕事が多くてオーバーフローするのを避けるための今後の対策や、最低限果たすべき任務と逃げ方を紹介しています。
実体験に基づいた方法なので、実用性もあります。
仕事の効率を上げるためには、徐々に自分が仕事から抜けていく必要があります。
とはいえいきなり他人に押し付けても本質は何も変わらないので、仕事自体を減らせるような工夫をするんですね。
本当に必要な仕事は何だろう？自分じゃないと価値を提供できない仕事って何だろう？こんなことを考えていると、仕事が楽しくなっていきますよ。
