会議の無駄を減らし、有意義な時間にする方法【相手の時間を奪わない】

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんばんは、TOMOです。

今日は、「会議時間の短縮の仕方」というテーマでお話します。

 

会社の中で、一番減らしたい行事があります。それが、会議。

眠いし、話は進まないし、
連絡事項だけならメールやチャットだけでもいいじゃんと思います。

 

しかし、たまにどうしても会議で決めたい事柄もあります。

 

必要な会議と必要じゃない会議を簡単に分けれたらいいんですが、
人によって優先度合いが異なるので、一概に「これは無駄だ」と否定するのも難しいです。

 

 

というわけで、まず取り掛かるべきは、そもそもの会議時間を短くする事。

今まで1時間かかっていた会議を30分にできれば、人数×30分の効果があります。
従業員単価5000円×10人だとしたら、改善金額は一回の会議につき、25000円です。

 

会議が眠くなったり、無駄だなと思うには理由があります。
そして、改善できます。
今回は、無駄な会議を減らすためのヒントをお伝えします。

こんな人に読んで欲しい
  • 会議時間が長すぎて辛い
  • 必要じゃない人まで会議に呼んでいる
  • 日々、作業に追われている

 

会議は仲間の時間を奪っている」という意識さえあれば
会議時間は自然と短くなるはずです。

他人の時間を尊重しよう。そんなお話です。

 

会議時間を減らすことが、働き方改革につながる

働き方改革で真っ先に取り掛かるべき課題が、会議時間の短縮です。

新入社員から取締役レベルまで、
毎日たくさんの人が会議に参加しています。

しかし会議時間をいくら重ねたとしても、仕事の進捗は1ミリも出ないので
会議時間が減れば、その分有意義に作業に取り掛かることができます。

 

無駄な会議を減らすことができれば、働き方改革の一つ、残業規制を乗り越えられるようになります。

 

無駄な会議が多くないですか?

 

あなたの職場では、「無駄だなー」って思う会議はありますか?

私の前職では色んな部署に所属しましたが、
基本的に週に1回、4時間のミーティングと
毎日朝1時間のミーティングがありました。

 

正直この時間があれば寝たいし、ミーティングで何かを助けられたことはほとんどなかったので、
「勘弁してよ」と思っていました。

 

毎朝のミーティングは私の困りごとを上司に報告するのに使えたのでそれなりに活用しましたが
週一回の4時間ミーティングは基本寝てたり、将来の夢について考えたりしていました。

 

とまあ、週に8時間くらいは会議に使われていましたね。
体感では、全部合わせて1時間くらいで十分じゃないかなと思っていました。

 

会議による企業の損失は15億円

CMでもおなじみのパーソル(https://rc.persol-group.co.jp/column-report/201812130003.html)の記事によると
会議による企業の損失は15億円に上るそうです。

年間ですよ。
もし会議が無ければ赤字の会社なんてなくなるんじゃないかというレベルです。

 

コスト削減や売り上げアップの手段を一生懸命に考えるよりも
先に会議時間を短縮する方が効果が高そうだというのが直感的にわかると思います。

 

無駄な会議を減らすことが働き方改革につながりそうですよね。

 

時間単価の高い人ほど会議が長い

 

問題なのが、時間単価の高い人ほど会議時間が長いことです。

私たちの上司にあたる人ですね。
主任、課長、部長みたいな人たちは、
一日中会議してるなんていう事も頻繁にあります。

 

時間単価の高い人ほど会議を頻繁にしている事実、
何が無駄かというと

意思決定をする立場の人たちが自分たちで意思決定できないってことなんですよね。

存在自体を、自分たちで否定しているようなもんです。
会社の方針があって、意思決定のガイドラインに沿って決裁するべきなのに
それができていないという体制の問題があります。

 

自分たちで自立して意思決定できない人たちに、
過去の優秀な役職者と同じ報酬を支払う根拠って、どこにあるんでしょう。

 

上司が会議に出ると、部下の残業が増える

 

上司が会議に出ると、部下の残業が増えます

 

一つ目の理由は、上司たちの会議で持ち帰り案件になった雑用を頼まれるから。
今まで進めてきた仕事に並行して別の雑務を押し付けられて残業が増えます。

「○○の件、実はこういう可能性も指摘されたから資料作っといて」あるあるですよね。

 

二つ目の理由は、決裁待ちの残業です。
彼らの部下たちは上司のGOサインなしに進むことができないので、
上司が不在なら、待つしかありません。

忙しい時期の急ぎの案件があると、時にはプライベートを犠牲にしてでも残業しないといけなくなります。

 

部下の残業を減らすには、上司が会議の時間を減らすことが有効です。

 

無駄な会議を減らすと、働き方改革につながる

 

上司の会議はすべてが無駄とは言いませんが、
会議の多い上司が一番、無駄な時間の総量が多いのは事実です。

 

例えば会議の途中に電話で抜ける人もいますよね。

電話で抜けられる会議ならそもそも、出席する必要ってないんじゃないかな。

 

もし本当に意見を求めたいんだったら、
普段はオフィスにいて電話を待ち、
掛かってきてから会議室に向かってもいいんじゃないでしょうか。

 

会議時間の最初から最後までいる必要があるのは、の開催者だけのはずです。

 

「会議やるからこの時間はオフィスにいてね。必要になったら呼ぶからその時来てね」
こんな仕組みだけでも、会議時間は減らせます。

 

 

仕事の中で、会議の時間が一番無駄が多く、改善効果が高い

多くの人が薄々感じている事。
それは、会議時間の無駄。

自分がなぜ呼ばれたかわからない「重要らしい」会議とか
定例で行われる流れ作業のような会議とか
眠いし無駄な会議ってたくさんあります。

 

会社では原価低減や売り上げアップを求められることが多いですが
一番簡単な原価低減は、会議を無くすことです。

 

企業の平均の会議時間を知っていますか?

パーソルの記事(https://rc.persol-group.co.jp/column-report/201812130003.html)によると

  • 役職無し:150時間
  • 係長:300時間
  • 部長:430時間

(1の位以下は切り捨て)

年間でこれくらい使われているそうです。

 

思ったより多いですか?少ないですか?

私は、「部長級やべーな」って思いました。

 

定時を1日8時間とすると、年間で50日くらいは会議に費やしているってことですよね。
むしろ会議が本業なんじゃないの?と思えるくらいの日数です。

 

とはいえ役職無しも、150時間は多すぎるよなって気もします。
3か月~半年分くらいの残業時間じゃないですか?

会議さえなければ、年の半分は定時で帰れるってことですよね。

凄く時間を無駄にしているなって思います。

 

無駄な会議の特徴

 

参加する側から見たときの、「この会議無駄だな」って思う瞬間を5つ挙げます。

  • 資料を当日渡される(またはスライドのみ)
  • 議題が明確でない
  • 人の出入りが頻繁
  • 意見が出ず、静か
  • 30分以上発言するタイミングがないとき

なんで自分が呼ばれたの?
何を話し合いたいの?
やる気ない人が多くて士気が下がるんだけど

こんなことを思うとき、「この会議は無駄だな」って感想を持ちます。

 

会議自体、15分以上かかるなら準備不足だし
人数が増えると興味を失います。

 

会議が無駄かどうかは、やってみないと分からないところもあるのでしょうがないですが
せっかく会議をするなら、その時間は有意義に過ごしたいですね。

 

不要な人が会議に出ると、士気が下がる

 

会議の質は、参加人数に反比例して落ちていきます。

「俺無関係だよな」って思っている人が会議に参加していると
周りにも影響します。

不要な人が会議に出ると、士気が下がります。

 

何も発言しない人がいたり、
来ても頻繁に席を外す人がいたり
そもそも無関係な人がいたりすると質が下がります。

 

会議はやる気のある、関係のある人だけを厳選するのがおススメです。

 

ここで参考記事。

朝日新聞デジタル(https://www.asahi.com/articles/ASM4L7FYGM4LULZU015.html)では
会議が終わっても何も決まっていない」「終了時刻が延びる」「ささいな議題で会議を開く
を無駄な会議の三大要素として取り上げています。

解決方法は、「会議時間に制限が設けられている」「終了時、司会者が、会議で決まったことと次に行うことを明確にしている」というのを挙げています。

 

良かったら参考にしてください。

 

「次回までに調べてきます」が多発

会議が無駄になるのは、結論が出ないから。

「次回までに調べてきます」は便利な回答ですが
会議でする発言としてはナンセンスです。

 

なぜ「調べてきます」が頻発するかというと、
質問事項が予想外だからですよね。

 

解決方法はひとつ、
会議前に質問事項を明確にしておくことです。

そうすることで会議の時間前に回答を用意することができるので、
また一つ、会議が有意義になるきっかけを作れます。

 

会議の時間が削減できれば、働く時間を確保できる

会議の時間が削減できれば、定時時間内での働く時間を確保できます。

定時の時間は働くことしかできないので、
この時間は働くだけに専念したいですよね。

余計な時間は極力減らし、最短時間で仕事を終わらせたい。

 

残業時間がカットされて自由時間が増えたら、勉強するか、休むか、副業するか。
色んな選択肢があるので人生は豊かになります。

 

「お金が欲しいから働きたいな」と思うなら、
それはそれで前向きな仕事へのモチベーションなので、
今までよりもいい仕事ができるんじゃないでしょうか。

 

会議を効率よく終わらせるコツ

ここからは、会議を効率よく終わらせる工夫についてお話します。
「必要じゃないよねこの会議」と思えばそもそも開催しないという前提条件の下
必要な会議ですら時間を短縮できる、心がけを紹介します。

必要なのは5点

  • 会議の目的とゴールを設定する
  • 必要な人だけを集める
  • 前もって情報共有し、流れを予想しておく
  • 終わりの時間は守る
  • 未来の話については、担当者と期限をセット

これだけで、会議時間が3時間から1時間になり、最後は15分とか30分という境地も見えてきます。

 

 

会議の目的とゴールを明確にする

会議の目的とゴールを明確にしておくと、途中での脱線が減ります。

ホワイトボードに大きく書いておくとか、
プロジェクターで議題を映しておくとか

ちょっと横道にそれた時もすぐ引き戻せる工夫です。

 

そして、会議招集の案内にも、
「この目的で、これを決めたい」と書いておけば、
参加者の心の準備ができます。

 

決める内容も「何にしようか?」ではなく「これで進みます」と設定しておけば、反対意見が減って楽です。

 

必要な人だけを会議に召集する

私は自動車関係の仕事が長いので、
正直呼びたくない人でも、ルールで決まっているから呼ぶしかありません。

 

とはいえ技術的な話に営業は要らないし、
生産計画の話に設計は必要ないです。

こうやって、多部門を横断する場合も、
本当に必要な人はだれか?
意思決定はどの部門か?
というのを把握しておきその人たちだけを招集すればOKLです。

 

 

設計関係の話だから設計全員呼ぶもナンセンス。
必要な話なら、担当者かその上司だけで良いです。

 

情報過多でみんな頭が交通渋滞なので、
本当に必要な情報だけをメンバーと共有できる仕組みがあると良いですね。

 

主催者は資料を事前に送付、流れをシミュレーションしておく

主催者は「会議をする」と決めたら事前に資料を送付しておきましょう。

決定したい事項と、そのプロセスを共有。
質問は事前に受けておいて、うろたえないようにしておきます。

流れが想像できる会議なら、会議を楽しくできるオモテナシの準備もできるので
「この会議無駄だったな」という感想も減るでしょう。

 

大切なマインドは段取り八分仕事二分です。
会議を15分で終わらせたいなら準備には相当時間をかけよう。

会議開催で他人の時間を2時間奪うのと、自分が2時間準備するのでは、迷惑の総量が大きく変わります。

 

一人の2時間か、多数の2時間か。
考えるまでもなく、準備が大切ですよね。

 

終わりの時間を守る

 

会議が無駄かどうかは、終わったときの感想で決まります。

 

「もう少し話したかった」と思える名残惜しい会議の方が
有意義な会議になります。

議論が活発ならそれだけ得られる情報も多いし、
決まる事柄も多いですよね。

 

短時間で、スパッと話してスパッと決まれば
主催者にとっても参加者にとっても気持ちのいい会議になります。

 

「○○時から会議をします」
とだけ連絡をもらっても、終わりの予想はひとによって異なります。
会議後にも予定の詰まっている忙しい人は会議を30分で見積もってるかもしれないし
主催者は2時間で見積もってるかもしれませんね。

終わりの時間をセット(少し短めに)しておいて、それを必ず守る。

緊張感が生まれて、今までと同じ情報量を短時間で得られるようになります。
一度やってみてください。

 

未来の話は、期限と担当者を決める

会議の途中に、

 

「あ、それ後で調べます」とか
「上司に聞いてきます」とか
「効果を検証します」とか

未来の話が出てくることがあります。

 

会議を無駄に終わらせないためにも、未来の話には必ず期限と担当者を決めましょう。

 

適当な夢物語で責任なしの意見も楽しいですが、
会議は飲み会ではないので大切なことだけを発言すべきだし
何かを決めるための会議なので、決まっていなければ会議の意味がありません。

 

 

可否についての話は「YES」か「OK」の2択。
「NO」を報告するための資料作りは時間の無駄なので
前向きな結論を出すために持ち帰りましょう。

それ以外は準備不足です。
相談するか、勉強するか、どちらかをして補いましょう。

 

会議の基本を押さえて、勤務時間を有意義に使用

会議の基本と言っても、手順的なものはありません。
たった一つ、意識することがあるだけです。

 

それは、「みんなの時間を大切にしたい」という気持ち。

 

会社にとっての1時間は、あなたの思う1時間の何倍もの量も持っています。
「一人一人の1時間 × 人数」という意味です。

たった15分会議時間を短くすると、
参加者4人で60分の短縮。移動時間を考えると90分くらい短縮されます。

 

一人ひとりが「みんなの時間は貴重だ」という認識を持てれば
会議時間は短くなるし、質も上がります。

 

もしあなただけがその意気込みだったとしても、
会議時間が短く、決まるものさえ決まれば相対的な評価が上がるので良い事です。

 

仕事の時間=手を動かす時間。帰るためのノルマをこなす時間

会社から与えられている定時の時間は、手を動かす時間です。

考えたくなくても頭は勝手にに物を考えるので、
頭を使うのは別に勤務時間外でもOKです。

ふとした時にアイディアが浮かんでくるのが頭脳労働なのでしょうがない。

 

働き方改革にフォーカスするなら、
仕事の最短時間=定時なので、
定時で帰れるように、仕事の時間は手を動かせる状況を作っておくことがベスト。

 

会議の時間なんてないほうが良いんです。
だから短ければ短いほど喜ばしい。

 

会議時間=人の時間を奪っていることを認識する

会議の時間は、人の時間を奪っているということを強く意識すると
会議の時短について本気で考えるようになります。

 

大げさに言えば、人の時間を奪うというのは、その人の寿命を奪っているのと同義です。

会社は従業員の寿命を奪う代わりに給料という対価を渡しています。
でも私たち個人は、時間を奪う相手に対価を渡していません。

だから、奪う時間を極力短くするという意識が必要なんですね。

 

相手の寿命を頂戴している意識があれば、
何をしたら短時間で済むのか」という考え方を手に入れます。
あとは、それに従って態度を考えればOK。

 

 

私は人の時間を大切にすることを考えたら
電話をする機会が相当減りました。

メールとチャットで詳細を報告し、
必要な情報は常に更新し、
相手の作業と判断にストレスが無いように、気を付けています。

今の手段がベストではないかもしれないけれど、
関わる人から大切にして貰えてる現状を考えると、間違いではないんだろうなと思います。

今後も、色んな人の考えに触れて改善していきます。

 

仕事は定時のうちに終わらせる。早く帰って遊んだり勉強したりしよう

会議を減らせば定時内での自分の時間が増やせます。

会議そのものをなくすのが理想だけど、
第一ステップとしては、会議時間を圧縮できれば十分です。

 

定時内の自分の時間が増えると、
作業に取り掛かる時間を確保できます。

会社にいる限り、定時は働かなくてはいけないので
最短の勤務時間=定時の8時間です。

 

 

仕事はこの時間内に全て終わらせれば、その後の選択肢が広がります。

仕事に関連するスキルを勉強して、もっと難しい仕事でも定時帰りできるようにするか
副業で収入を増やすか、遊んでリフレッシュするか。

色んな選択肢が採れます。

 

もし、会議に追われて残業一択の生活をしている人は
会議を減らせば幸せに一歩近づけます。

 

働き方改革を、頑張りましょう!
私も現場から挑戦しています。

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