繰り返し同じ仕事をしている人は、改善すれば時間が獲得できる話

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんばんは、TOMOです。
今日は、「業務効率の改善」というテーマでお話します。

 

会社の仕事って楽しいですか?
楽しくないですよね。

いつも似たような仕事を右から左に流すだけなんだけど、
その流れが遅くて自分の手元にある時間が長い。

 

仕事の流れが遅いせいで積もってしまい、
残業過多や人手不足に悩んだ挙句、1年たっても同じような仕事をし続けるような、変化のない毎日になってしまいます。

しかし、繰り返し作業というのは今後淘汰されていく代名詞です。
代わりがいくらでもいる仕事なら、あなたへの給料で2人雇えるような状況も出てきます。

 

 私たちサラリーマンがやるべきことは、「付加価値を付ける仕事」であって、決して繰り返し作業ではありません。

 

あなたがあなたならではの価値を提供できる環境を作るために、
日常から繰り返し作業を消し去る工夫が必要です。

淘汰される人材ではなく、統率する人材へ。あなたの価値をアップさせるためのヒントをお伝えします。

 

筆者のプロフィール

大学、大学院と機械工学を勉強し、
新卒で大手の機械系メーカーに就職しました。
現場作業、機械のオペレーター、設計など、職種は少しずつ変わりながら3年半を過ごし、本業の職種とは別に、業務効率改善のキーマンとして過ごしてきました。

3年半勤めてから転職し
今度は、中国の会社に転職。言葉を勉強しながら、日本人のお客様相手に仕事をしています。
そしてこちらでも、やはり業務改善は必須だなと感じています。

 

 

繰り返し作業=自動化のチャンス

繰り返し作業は、自動化するチャンスです。

繰り返し作業というのは、最も人間がやらなくてもいい仕事です。

「繰り返し」というくらいなので、人の頭を使った作業はほとんど行われず、
この仕事で求められる能力は「早くて正確なアウトプット」になります。

 

しかし、今の流れの早い世の中では、「早い」ことは当然だし、
「正確さに欠ける」というのはそもそも仕事ですらないです。

 

付加価値が低い仕事なのに量が多いせいで、ストレスも疲労もたまるのが、繰り返し作業です。

 

この繰り返し作業は、「人の判断がほとんど介在しない」のが特徴で、
資本に余裕のある会社だと、事務員さんを雇ってマニュアル通りに作業させることが多いです。

 

しかし、彼らも人。せっかく頭を持っているならもっと楽しい仕事をさせてあげたいのも本音です。

こいういう勿体ない仕事こそ、自動化のチャンスです。

 

アウトプットが同じなら、自動化できる

 

アウトプットの方法が毎回同じ、またはパターン化されている仕事なら、自動化が可能です。

例としては古いですが、例えば年賀状の住所を書く仕事があるとしましょう。

人手で行う作業は、エクセルで名前、
住所が一覧になっている表から転記して、
年賀状のあて名を書いて印刷。

こんなの、10枚くらいならいいものの、100枚1000枚と年賀状を書くとしたらとてもじゃないけど、やってられないです。

表の上から順番に年賀状のあて名を作成して順番に印刷していくプログラムを組んだら、
その年から一生、その人から周りの人全員まで一気に作業が軽くなるのが想像できるでしょう。

 

現代のサラリーマンを苦しめているのは、よく考えてみるとこれに似た書類仕事が多いような気がします。

 

こんな仕事、こっそりプログラムを組んじゃってサクッと終わらせませんか?

例えば年賀状印刷なら、エクセルVBAを使えばfor文の使い方だけ覚えればあとは知らなくてもコピペとマクロの記録だけで簡単に作成できます。

 

頑張るサラリーマンも格好いいですが、
こういう知識を知っていれば
見た目は不真面目でもなぜか結果の出る優秀なサラリーマンの出来上がりです。

 

優秀な人とそうでない人の違いって、じつは小さいことなんですよ。

 

自動化できれば、残った時間は自由

繰り返し作業を仕事として与えられた場合、
初めて自動化した人にとってはボーナスタイムの始まりです。

同じ仕事をずっと回されるようであれば自動化でサクッと終わらせ、残った時間は自由に勉強や休憩に充てられます。

 

 

例えば8時間かけて繰り返し作業を頑張っている人、
目を真っ赤にしてミスしないように頑張るのも大切ですが、
毎日そんな仕事をしていたら質も量もいずれ落ちます。

自動化すれば、身体の健康すら獲得できるようになります。

 

仕事を早く終わらせられるようになれば、毎日定時で変えることもできるし、休みも取りやすくなるでしょう。
あなたも、自由な仕事の仕方を勝ち取りたくありませんか?

 

繰り返し作業が仕事になる=改善のチャンス

繰り返し作業が仕事になるというのは、つまりその作業が膨大だということです。
量が多いのか、繰り返す回数が多いのかの違いはありますが、これも改善可能。

 

膨大な仕事量を自動化できたら、人手が空くので、人件費の倍以上の効果が期待できます。

 

あなたの部署内で一番繰り返しが多い仕事は何ですか?
それを自動化で改善できれば、あなたは会社に大きく貢献できます。

 

繰り返し作業=付加価値はゼロ

 

繰り返し作業は、付加価値がないという事実に気づいていますか?

 

あなたが頑張ってこなしているその繰り返し作業は、
本当にあなたじゃないとできない仕事じゃないでしょうか?
おそらく、違いますよね。

あなたじゃないとできない仕事でなければ、それは付加価値を生む作業ではありません。
あなたがその仕事に固執する理由は、無いはずです。

 

もしあるとすれば、副業が忙しいので本業は楽にサクッと終わらせたいという理由だと思いますが、
本業で拘束される時間に頭を一切使わないで仕事をしていたら、脳が徐々に退化していきます。

 

拘束時間が最も長い本業の時間だからこそ、
付加価値の高い仕事にチャレンジしていくことが、将来的にあなたの資産になっていきます。

 

私たちはお金という有形の資産ではなく、お金をいつでも作れる知識、スキルという無形資産を作るべきなので、本業は時間をかけずにチャレンジ、休日は副業やら本業の勉強やらで成長にフォーカス、たまに休みっていう働き方が理想です。

 

エクセル表の翻訳作業を自動化した話

私が中国に来た1週間目に知ったことですが、
私の勤めている会社では日系企業のお客様が多いようです。

 

そのため、図面は日英表記が多いし、
チェックシート類も中国語が書いていなかったりして、
エンジニアさんを困らせていました。

 

逆に、私たちが作る資料には当然日本語なんてないので、お客様に提出するためには誰かが日本語に変換する必要がありました。

 

今まで日本語を使えるスタッフが一人しかおらず、日本語への翻訳業務は地獄だったそうです。
そんなところに私が入ったので、読める単語は日本語に訳し、
わからない単語は英語で聞いて、それを日本語に直して翻訳作業をしていきました。

 

 

私は日本人なので、外国語→日本語の変換は得意です。
途中で気づいたのが、「この仕事、別にプロの仕事じゃないな」という事。

納期が迫っていたので、とりあえず一通手作業で完了し、そこから自動化に取り掛かりました。

 

できたのは、こんなツールです。

エクセル表翻訳ツールDL用

 

日中翻訳を、一人の担当者が毎日やっていた

 

会社は日中翻訳をするために、新しく従業員を雇いました。
将来的に、エンジニアの通訳担当として仕事をするために、現在は専門用語を勉強しています。

とはいえ機械系の仕事は経験がなかったようで、勉強しつつの仕事です。

 

 

彼は真面目なので、勉強しつつ、何時間かけてでも一生懸命に翻訳作業をこなしていましたが、
少し別の作業で忙しくなってきたタイミングで翻訳作業が入ってきたので、パンクしました。

 

A410枚くらいの翻訳なんですが、チェックシート形式の書類なので、文章の翻訳ではありません。
基本的に単語→単語の翻訳のみ。

そして、同じ単語が何度も出てくるので、「もうわかってるよ。」と思いつつ一生懸命翻訳。

外国語の文字を誤字なしで打ち込むのは結構難しいので、この仕事、5時間くらい見積もられていました。

 

フォーマットは違えど、やり方は同じなので、自動化できた

チェックシートの翻訳業務ですが、
フォーマットの違う種類の翻訳作業もいくつかあります。
表が縦長だったり横長だったりの違いです。

 

とはいえ、結局は当てはまる中国語を日本語に変換する作業は同じなので、
エクセルで作業するなら”ctrl + H”で一括変換という手もあります。

 

しかしこれだと、文章の中にある変換不要の単語まで変換されてしまうので、都合が悪い。
そして、抜け漏れが起こりやすいのも難点です。

 

「辞書式で、すべての単語をデータベース化し、それと照らし合わせて変換すればいいじゃないか」と思ったので、その仕組みでマクロを組みました。

 

単語にスペースが入っていたら変換できない欠点はありますが、
それも都度データベースに追加すれば、以後同じ単語は秒で変換できるので、圧倒的な時間削減です。

 

プログラム自体は凄く初歩的なレベルのやつなので
見る人が見れば改善案はいくらでもあるでしょう。
けど私はソフトウェア屋さんじゃないので、
とりあえず目的の動作だけ果たせればOK。

 

改善に必要な考えは、「二度と自分がその仕事をしない仕組みを作ること」

業務改善に必要なものは、「二度とこんな仕事やるもんか」という気持ちです。

プログラマーですらない、一般のサラリーマンにとってプログラムを勉強することは少しハードルが高いです。
とはいえ、作業量が多すぎて大変なら、簡単なプログラムくらい組めると強いです。

 

そして、繰り返し作業は基本つまらないので、
「こんなつまらない仕事、僕に振る前に自分で解決してください」っていう気持ちで、
ソフトを作ってプレゼントしておけば、以後二度と自分の元に仕事は来なくなります。

 

働き方改革では、余計な仕事を人に放り投げて自分だけが価値を提供できる分野に特化する事が大切なので、
つまらない仕事が自分に降りかかってこないようにする仕組みづくりを頑張ると、将来が幸せになります。

 

作業を一度自動化すれば、同じ内容の仕事は二度とこない

 

作業を自動化し、その仕事を各人でメンテナンスできるようにすれば、
もう自分に同じ仕事が降ってくることはありません。
もしあるとしても、プログラムの改善依頼くらいだと思います。

 

エクセルのプログラムが作れるようになったら次はパワーポイントの翻訳を作るのもいいでしょう。

そもそもマイクロソフトのオフィスには翻訳機能がついていたり、
Google翻訳のデスクトップアプリを使って文書丸ごと翻訳できたりするので、
この辺の便利ツールも活用できると強いですね。

 

他の人が知らない情報を提供できる人になれば、それだけでも価値提供です。
pdfの文書も丸ごと、Google翻訳で翻訳できるって知ってましたか?
会社で禁止されていなければ、ぜひ活用してみてください。

 

単純仕事が回ってきたらラッキー。即完了させて、残った時間で自分磨き

単純仕事が回ってきたときは、単純作業を一生懸命やるのではなく、
まず「何か改善できないか」「質を落とさず、短時間で終わらせる方法がないか」疑ってみると良いです。

 

単純仕事は何かしら裏技があるはずなので、
プログラムで解決できる作業はプログラムに任せてサクッと終わらせて、
残った時間で勉強したり、休んだり、リフレッシュしたりすればいいです。

 

やる事やったらその後の時間の使い方は自由です。あなたは自分の時間を勝ち取りましょう。

 

そして、余った時間で勉強してスキルが身に付いたら、
あなたはさらに業務の改善に取り掛かることができます。

こうやって、あなたは自分の仕事をどんどん簡単にし、
さらに時間を獲得し、誰にも追いつけないくらいのスキルを身に付ける。

 

あなたは自分の時間を確保しつつ、誰よりも成果を出すスーパーマンになれます。

 

大丈夫、ライバルのサラリーマンは1日平均6分しか勉強していません。
圧倒的な実力差をつけるには、3か月もあれば十分です。

是非、あなたらしい働き方の仕組みを作ってみてください。

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