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かっこいい文章は逆効果【ビジネスメールは、要点を的確に伝えるもの】

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TOMOです。 2020年は予期せぬ日本待機でくすぶりましたが、その間に中国語能力を大きく伸ばしました。 今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・中国語×働き方の組み合わせ をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
詳しいプロフィールはこちら

業務改善に役立つビジネスメールの送り方についての記事です。

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  • ビジネスメールをどうやって書いていいかわからない
  • 言葉遣いなど、ビジネスメールの文面を考えるのが辛い
  • つい長文を送ってしまう/長文メールが来ると面倒くさい
  • 「で、何」となるメールが多すぎる

こんな悩みのヒントをお伝えします。

 

最近はチャットアプリでメッセージのやり取りをすることが増えたので、新社会人や就活生は、「電子メールの書き方」に悩むことが増えました。

 

  • 「いつもお世話になっております。」ってなに?今回初めてメールするんだけど
  • 「以上、よろしくお願いいたします。」って何?結局何をしたらいいの?
  • 「○○したく」って何?何を伝えてるの?
  • あと文章長すぎて読む気なく済んだけど。

まあこんな事思いますよね。実際私も思ってました。

 

結論を先に言うと、「自分が受け取った時に感じる不満」を相手に感じさせないような丁寧なメールこそ、ビジネスメールの正しい送り方です。

 

今回は、

  • ビジネスメールの文面の書き方テンプレート
  • ビジネスメールにおける言葉遣いの考え方
  • 長文メールをできるだけ避けるコツ
  • 相手に的確に動いてもらうためのメールのコツ

について解説していきます。
後半では、「ぱっと見で内容を理解して、アクションを起こしてもらうためのメールの送り方」を解説しています。

 

メールの送り方は、仕事の速さ、仕事の信頼性にもつながるので、
この記事を参考に自分なりの勝ちパターンを作ってもらえたら嬉しいです。

 

 

筆者のプロフィール

TOMOプロフィール画像

新卒では大手自動車関連の企業に入社。
メールの定型文や礼儀、マナーと言われるものを1か月半かけて研修で習いました。

しかしどうしても、ビジネスメールの定型文に息苦しさと不便さを感じ、
試験的に「正しいとされる」定型文を撤廃。
大きく反応が変わりました。

現在は中国にいる日本人スタッフとして日本の会社と連絡のやり取りをしますが
定型文を撤廃したことにより、円滑なコミュニケーションを実現しています。

 

こんな人に読んでほしい
  • メールで上手に要件を伝えられない人
  • メールの文面を考えるのに時間が掛かる人
  • メールより電話の方が要件が伝わると思っている人

メールなどのテキストメッセージを上手に扱える人は
間違いなく仕事が早くなります。

 

メールの強み:
意思決定を間違えない、誤解が少ない、あとで内容を見返せる。

電話並みに素早く相手にアクセスし、
対面並みに情報をプレゼントできる。

ビジネスメールはそんなポテンシャルを持っています。

 

ビジネスメールの文面の書き方テンプレート

ビジネスメールは、多い人だと1日100通を超えるメールを取り扱っています。

したがって相手が読みやすく、アクションを起こすのに時間をかからないメールを送ってあげると、反応が良くなります。

 

ビジネスメールで気を付けること
  • トピック:やってほしい内容をダイジェストで書く
  • 要件:具体的なアクションの内容を箇条書きで
  • 詳細情報:アクションの時に気を付けてほしい内容を補足
  • 期日の明記:いつまでにやって欲しいのか、できないならいつまでに連絡が欲しいのか

この辺りが分かりやすく書いてあれば、こちらの思惑通りのアクションを期待できます。
しかしメールはチャットに比べて短時間でのやり取りが難しいので、「読みやすい体裁」を整えつつ、すべての情報を網羅しましょう。

 

▼以下、ビジネスメールの例です。

ビジネスメールの文面の例

○○株式会社 △△様

××株式会社の□□です。

 

今後の仕事の進め方について、質問が4点あります。

1.全体的な日程
2.手順の詳細内容
3.報告の頻度の確認
4.疑問がある場合の問い合わせ先

 

弊社は来週の月曜日(mm/dd)から作業開始予定です。
したがって、問題がある場合は今週の木曜日(mm/dd)までに連絡をお願いします。

問題がある場合は金曜日中に修正、月曜日から稼働という形で日程調整をします。

 

1.全体的な日程について

全体的なスケジュール感を、添付エクセルファイル「全体日程」にまとめました。
簡潔にまとめると、

・最終の納期はmm月dd日
・直近の期限がmm月dd日

です。
各テーマごとの期限は添付の通りですが、貴社の希望と合っているか、確認をお願いします。

 

2.手順の詳細内容

同じく「全体日程」のファイルに記載しています。
手順については先日の打ち合わせで決定した通りになっていますが、具体的な方法がまとまりましたので、報告します。

 

3.報告の頻度の確認

報告の頻度は、各テーマの作業完了ごとを予定しています。
全部で10個のテーマがあるので、10回の予定ですが、都度連絡をいただければ、それに従い報告書を準備します。

 

4.疑問がある場合の問い合わせ先

現在△△様を窓口に対応していただいていますが、疑問点がある場合は引き続き△△様に連絡する形でよろしいですか?

もし窓口が変わるようでしたら、担当者の方の連絡先を教えてください。

 

連絡は以上です。
今後とも大変お世話になります、どうぞよろしくお願いします。

書いてて思いましたが、長いですね。
一気に質問すると長くなるので、発生→即送信が正解ですね。

 

ビジネスメールにおける言葉遣いの考え方

 

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ビジネスメールは公式のものだから、丁寧な言葉づかいでメールを送らないといけないですよね?

 

あ、大丈夫です、丁寧語だけ使えてれば問題ありません。

 

実際に小難しい敬語を使おうとして、尊敬語と謙譲語がグチャグチャなったメールをよく見ます。
若い人だけでなく、偉い人もやらかします。

 

日本語ってすごく難しいので、正しい言葉遣いなんてできっこないです。
それよりは、誰が見ても理解できる言葉遣いで、丁寧語で送るほうが得策です。

 

×間違った敬語を使った例

 

普通に使っちゃうような言葉でも、間違った敬語って結構あります。

間違った敬語を使った例
  • では、一緒に参りましょう(謙譲語)
  • 資料をご持参ください(謙譲語)
  • 資料はご覧になられたでしょうか?(過剰)
  • 資料をお送りさせていただきました(過剰)

などなど

 

正確さを求めるときりがないので、

  • では、一緒に行きましょう
  • 資料をお持ちください
  • 資料は見ていただけましたか?
  • 資料をお送りしました

こんなんで良いんじゃないですかね。
最後のは、「送付」には「送りつける」という意味合いがあるとかないとか。

 

▼この記事が面白かったです。

間違えやすいビジネス敬語70選

 

「させていただく」も結構難しいので、許可をもらってやらせてもらうとき以外は「します」でOKです。

 

長文メールを避けるコツ

長文メールって、読むの面倒くさいですよね。
確かに状況を細かく伝えるには長文になる場合もあります。

ただし工夫次第では長文メールを送らず済み、さらに相手の理解度も上がるコツがあります。

 

▼工夫は5つ

長文を避けるコツ5つ
  • 画像を文中に埋め込む
  • 箇条書きを使う
  • 1通のメールの内容は1つ
  • 頭の中を整理してから文章を書く
  • 適宜改行する

 

詳しく解説します。

 

 

画像を文中に埋め込む

一番効果的なのは画像を挿入することです。

ビジネスマンはとにかく忙しいので、メールの文面をあんまり読んでないです。
したがって、画像を使って視覚で訴えると、文字数を減らしつつ内容を理解してもらうことができます。

もう一つ、昨今はグローバル化の影響でメールを送る相手が日本人じゃないことも多いです。
その場合に日本語の文章でダラダラと書くと全然理解してもらえません。

 

文章はあくまで補足と考え、視覚的に訴えられるメールを書くと、文章力に自信がなくてもいい感じのメールが送れます。

 

▼わかりづらい例

添付資料「グラフの入ったエクセルシート」の2シート目「グラフのあるシート」のグラフを見ると、左から3つ目のデータが飛びぬけて大きいように見えます。
他のデータはおおむね1.0~2.0の範囲に収まっていますが、ひとつだけ、4.0程度になっています。
現状で問題ないのか、確認してください。

 

▼わかりやすい例

添付ファイルのこのデータ、問題が無いか確認してください

これでよくないですか?
視覚的に、「ああ、他よりも大きいな」というのが分かるのと、細かい説明を書く必要がないので、文字数を減らしつつすぐに理解してもらえます。

 

 

箇条書きを使う

伝えたい内容一つ一つに、「○○をしていただけますか?」と書いてたら読みづらいし長くなっちゃいます。

解決方法はは箇条書きを使って、まとめちゃうと文章がすっきりします。

 

 

箇条書きを使った例

▼質問は以下の4点です、解答をお願いします。

1.発注から納品までのリードタイム
2.見積金額
3.特急対応は可能か
4.その場合の金額変化

例えばこんな感じ。
相手も1から順番に答えていけばいいのですごく楽です。

 

ここでのコツは、「○○と△△」という書き方にしないことです。

 

解答側が「1,2について」
みたいな感じで解答するのは問題ないですが、こちらが送る場合は「箇条書きひとつにつき内容はひとつ」とルール決めしておくと、抜け漏れが防げます。

 

1通のメールの内容は1つ

メールのタイトルが「○○の件」なのに、本文に「それと」が入ると長くなります。

また、後日メールを見返すときに、要件が見つかりづらくなります。

 

解決方法は、「1通のメールに1通のテーマ」です。

そうすれば話題が多岐にわたって長文になる事を避けられるし、「1つのテーマは解答できるけどもう一つは結果待ち」という状況でメールの返信が滞る事も避けられます。

 

頭の中を整理してから文章を書く

頭の中がまとまっていないと、「結局何が言いたいの?」となりがちです。
結果長文メールにつながります。

▼頭の中が整理されていない時の文章

外に出てすぐの信号を渡って、そのあと左に曲がって、まっすぐに進みます。しばらく行った先にある信号を渡り、その先にエスカレーターがあります。そのエスカレーターを上って左に曲がったところにある改札口の隣にある、新幹線とかの切符を買える窓口の前で待ち合わせしましょう。

 

▼頭の中が整理されている時の文章

JR立川駅のみどりの窓口の前で待ち合わせしましょう。

頭の中が整理されているとこれくらい文章量が変わります。

 

適宜改行する

長文メールは、気づかず長文になる事も多いです。

パソコンで文字打ちをすると、画面が横に広いのでついついそのまま文字を書き進めてしまいます。しかし相手はパソコンでメールを見るとは限らないし、例えばスマホだったらパソコンの1行がスマホの3行に相当することもあります。そうなると、かなり見づらい長文に見えますよね。あなたが長文をもらったとき、どう思いますか?たぶん見るのが面倒くさくて後回しにすると思います。メールの基本は、「隙間時間で返信したくなるような見た目で送る事です。」

 

試しにパソコンで3行ちょっとの文章を書いてみました。
超見づらいですよね。

  • 読む気が失せて、「時間ができたら返信するか」と放置される
  • 伝えたい内容を強調してるつもりでも強調されない
  • 何が伝えたいのか全く分からない

こんな感じの事を思いませんか?

 

おそらく相手は、

メールの基本は、「隙間時間で返信したくなるような見た目で送る事です。」

 

を伝えたいんですが、頭に入ってこないですね。

 

適宜改行を入れると、全文を読まずに理解できるようになります。

 

▼試しに改行を入れてみましょう。

パソコンで文字打ちをすると、画面が横に広いのでついついそのまま文字を書き進めてしまいます。
しかし相手はパソコンでメールを見るとは限らないし、例えばスマホだったらパソコンの1行がスマホの3行に相当することもあります。
そうなると、かなり見づらい長文に見えますよね。

 

あなたが長文をもらったとき、どう思いますか?
たぶん見るのが面倒くさくて後回しにすると思います。

 

メールの基本は、「隙間時間で返信したくなるような見た目で送る事です。」

 

ちょっと見やすくなりました。
あとは1行の文字数を少し削ると、もっと見やすいです。

 

 

▼こんな感じ

パソコンで文字を書くと、画面が広いのでそのまま文字を書きがち。
しかし相手はパソコンでメールを見るとは限りません。

例えばスマホの場合、パソコンの1行=スマホの3行くらいです。
そうなると、かなり見づらい長文に見えますよね。

 

あなたが長文をもらったとき、どう思いますか?
たぶん見るのが面倒くさくて後回しにすると思います。

メールの基本は、「隙間時間で返信したくなるような見た目で送る事です。」

こんな感じ。だいぶ見やすくなりました。

1行30文字くらいのイメージですかね。
「。」のタイミングで開業を入れて、意味の区切りで段落を入れると読みやすいです。

 

 

相手に的確に動いてもらうコツ

ここで一旦まとめです。

ビジネスメールのマナーは、「相手が読みやすいように工夫する」事だけです。

 

堅苦しい言葉遣いは要らないし、むしろ誤解や反感を買う原因にもなります。

 

相手にアクションを求めたいなら

  • 言葉遣いは「丁寧語」をメインに
  • 起こしてほしいアクションは最初に書いておく
  • 箇条書き→詳細の順番に展開する
  • 長文を避けるために画像を使う
  • 1文を短くして、段落を活用する

 

これらはすべて、「ぱっと見で内容が分かる」ための工夫です。
相手に無駄な時間を使わせなければ、相手から的確に動いてもらえます。

 

残りはコラムです。
時間のある時に見てもらえたら嬉しいです。

 

ビジネスメールの送り方は、分かりやすく、簡潔に

 

ビジネスメールの送り方の基本は、「分かりやすい」+「簡潔」です。

私たちがプライベートのメッセージのやり取りを気軽にできる理由は
要件が分かりやすく、簡潔だからです。

それをビジネスメールにも応用するだけ。

  • メール冒頭
  • 区切り
  • 言葉遣い
  • 文末
この4つを気を付けるだけで圧倒的に読みやすいメールに変身します。

 

気を付ける内容を簡単に説明すると、

 

  • 今からどんな話が始まるのか?を明確にする
  • 話題の区切りを段落で表現する
  • 普段から使用する言葉を丁寧に表現する
  • 起こしてほしいアクションを明確にする

 

この4つです。
メールは手軽な道具ですが、手軽すぎるがゆえに、
相手のストレスを溜めるツールでもあります。

 

「画面の向こうには人がいる」

この意識を持ちながら、メールを送ればOK。

 

メール冒頭に気を使う

「メール冒頭」には二つの場所があります。
一つは、メールタイトル。もう一つは、本文の導入です。

 

メール冒頭では、「今からこういう話をするよ」とか、
「こういうお願いがあるよ」というのを簡潔に表現します。

特にタイトルは、メールを開いてもらうかどうかにも関わってくるので
「開かないと損するなー」というタイトルを付けられると強いです。

 

メールの冒頭は、メールの中で一番最初に目に入る部分です。
ここを定型文で埋めてしまうのは勿体ない。

  • お願いメールなら、起こしてほしいアクションを
  • 質問メールなら、簡潔な質問内容を
  • 報告メールなら、結論を
これらを最初に書きましょう。
PREP法で言う、Pointにあたる部分です。

 

結論→理由→詳細の順番で書き進めると、読み手も順に理解できるし、
書き手も十分に内容を推敲して書けるので、双方にメリットがあります。

 

例えば普段こんな感じの冒頭を書いていませんか?

 

○○株式会社 ●●部 △△主任
いつも大変お世話になっております。
□□株式会社 ※※部の××です。
表題の件、◎◎について連絡させていただきました。
つきましては、添付ファイルをご確認の上、必要事項を記入して返信いただきますようお願い申し上げます。

5~6行くらいの文章ですが、何一つ情報が分からないですよね。
特に最初の三行、勿体ないです。

最初の3行の無駄を省くだけで、相手に要件を伝えられたら、仕事はグッと早くなります。

 

複数のテーマがある場合は段落で区切る

基本は1通1メッセージですが、
同時進行で同じ相手に、同じ案件で複数の内容を送りたいときは
1通にまとめることもあるかもしれません。

 

同時進行で話を進めたい場合は、改行や段落を上手に使ってブロックごとにテーマ分けすると読みやすいですよ。

 

例えばこの記事も、
読みやすさを考えた結果、3~5行で段落を変えたり
内容につき一つのタイトルを付けたりしています。

 

これと同じことをメール文章でもやります。

 

やさしい言葉遣いをする

日本語の厄介なところは、「分かりづらい言い回しが正義」という所です。

 

文字ギチギチの書類は、見づらさの割に内容が空っぽだったり
「できかねます」という、「できるのかできないのかどっちだよ!」となる言い回しがあったり
理解するのに時間が掛かります。

 

しかし仕事で送るメールは、
「読んで、すぐアクションを起こしてもらう」事が重要なので
逆に分かりやすい言い回しの方が喜ばれます。

 

尊敬語と謙譲語の間違いで相手を混乱させるくらいなら、
日常の言葉を「ですます調」に変えて送った方がお互いにとって都合がいいです。

 

起こしてほしいアクションを明確にする

文末では、起こしてほしいアクションをもう一度書きます。
文頭で一旦結論を書いていますが、確認のためです。
PREP法で言う、最後のPointです、

 

メールでよくあるトラブルが、
「以上、よろしくお願いします。」と書いてあるときに、
「結局、何をしたらいいの?」が分かりづらく、放置されるパターンです。

最後にもう一度念押しでお願い事項を書くことで
相手の行動を促すことができます。

 

難しい言葉も、避けたほうが良いです。

 

たとえば
「以上、ご査収のほどよろしくお願いします。」という締めの場合、
受け取る側は非常に混乱します。

「査収」は砕けた言い方にすると「内容が間違ってないかしっかりチェックして受け取ってね」という意味です。

 

受け取る側は、正誤のチェックをしないといけないし、
チェックの項目も分からない。

結局あなたは、読み手に何をして貰いたいんですか?
それを分かりやすく伝えるのが、マナーです。

 

読む方も時間がない

ここまでメールの送り方について書いてきましたが、
なぜここまで相手を気遣わなきゃいけないのか?

それは、メールを読む側も忙しいからです。

 

一通のメールチェックに1分ずつ時間をかけていたら、
受け取るメールの多い人はメールチェックだけで一日が終わります。

そういう相手の状況があるからこそ、
送るメールは簡潔に、分かりやすくあるべきです。

 

そして、そういうメールを送れる人は、忙しい人からもレスポンスを貰いやすいのでお得です。

 

メールを送ってくる人は、たくさんいる

あなたがメールを送る相手は、毎日とても忙しいです。
社外との窓口になっている営業、購買や、そうでなくても課長クラスになると、日々のメールが平気で100通を超えます。
私は平社員でしたが、日々のメールの最高記録は150通でした。

 

そんな感じで、あなたがメールを送る相手は、ほかの人からもメールを受け取っています。

 

そんな状況下であなただけに丁寧に時間を割く理由は、ありません。
となると、

  • 読むか/読まないか
  • 返信するか/しないか

 

という競争に勝ち抜かないと、送ったメールにアクションを貰うことができません。

 

一瞬読んで、アクションを考える

たいていの忙しい人たちはまず、
メールのタイトルと送り主をみます。

タイトルに興味を惹かれたら、開封してもらえます。

 

私の場合は、
タイトルにいつも【至急】と書いてる人のメールは
面倒なので消さずに後回しして、
退社前に返信していました。

 

私の中での「至急」の定義は、
「できる限り、早く」です。

できないものは、しょうがない。最後に対応です。

 

何でもかんでも「至急」と書いて送ってくる人が多いので
対応を変えました。
しかしこれで問題になったことは、一度もありません。

 

内容が気になれば、読んでくれる

タイトルでメールを開いてもらえば、
次は冒頭文を読みます。

宛先が違ったら、舌打ちしながらゴミ箱に移動します。

自分あてだった場合は、
冒頭文だけ読んで、対応を考えます。

 

  • 人に依頼できそうな内容なら読まずに転送。
  • 自分でやるべきことならその日の夜にタスクとして認定
  • 忘れていたことなら、即対応

って感じです。

 

 

見づらいメールは相手に負担をかける

タイトルで目を引いて、本文でタスクを判断して、メールチェック作業は完了しますが
メールが見づらいと相手に非常に負担をかけます。

 

「添付ファイルを確認ください」もその一つで、
添付ファイルのどこを見ればいいのかわからないし、
そもそも添付を開かないといけないのも面倒くさいです。

 

そうならないためにも、
HTMLメールを使って本文に画像を貼り付けておくと楽だなーと感じます。

 

ただし、相手のメーラーによっては表示できない事もあるので
使える相手は限られます。

 

送るメールの文章の型を紹介します


次に、送るメールの文章の型を紹介します。

基本は最初の章で紹介した通りですが、
実際に送ったメールをお見せすることで
イメージがしやすくなるかな?と思います。

 

気を付ける事

 

気を付けることは、3つです。

 

  • 一目で内容が分かる事
  • 起こしてほしいアクションが明確な事
  • スマホでも読みやすい事

上二つは解説済みなので省略しますが
端的に言えば、

結論→詳細の順番で書く
起こしてほしいアクションを明確にする

って感じです。

 

最後の、「スマホで読みやすい事」ですが

人によっては外出時、退社後はスマホでメールチェックしている人もいます。
その人が読みやすいように、文の区切りを考えると親切です。

 

スマホ画面は、横に20文字くらい収まります。
ですので、大体15文字を超えるくらいから
改行を考えておくと良いでしょう。

スマホで読みやすいメールは、パソコンでも見やすくなっています。

 

【至急】はつけない

 
「至急」というワードは使用禁止です。

理由は
そういうタイトルのスパムメールも多いのと
仕事ができない人という印象を持たれるからです。

 

至急というタイトルを付けるのは、

期限ギリギリまで忘れていた
突発対応を迫られた

なんていう理由があるでしょう。

 

こんな時、残り時間が短いので至急対応してほしくなると思います。
でも、相手からすると知ったこっちゃないです。

 

送り側の勝手で至急になったものを、相手が丁寧に対応する義務は、ありません。

相手の気分を害さず、至急行動してもらうために
行動を起こしやすいメールを送る心がけをしておけばOKです。

「至急」を付けなくても、勝手に話が進みます。

 

メールの後に電話がかかってきたら失敗

メールは何のためにあるか?
それは、電話とファックスによるやり取りの代替です。

私たちは忙しいので、電話によって作業を中断されるのを好みません。
したがって、電話を使用しない工夫が必要です。

 

そのために、分かりやすいメールのテクニックが重要なんですが、
「分かりやすかったかどうか?」の簡単な確認方法は
相手からの問い合わせの有無です。

 

早め早めに対応してもらえていれば、分かりやすかったという意味だし、
逆に、相手から電話がかかってきたら、それは
「メールの内容全然意味わかんないからもう一回説明して」
というフィードバックです。

 

わざわざお互いの時間を潰してまで電話をするというのは
そういう意味が込められています。

大丈夫、日々成長です。

 

チャットとメールの使い分け

チャットとメールの使い分けについて、一般的には

 

  • 素早いやり取り=チャット
  • 証拠を残したい=メール
というイメージです。

 

チャットは、必要に応じて内容を変更、削除することができます。
ですので、簡単な問い合わせ、進捗確認など
証拠を必要としない内容だけチャットを活用すると、コミュニケーションが活発になります。

 

電話と違って非同期コミュニケーションなので
相手の作業を中断することなく素早いレスポンスが期待できます。

丁度私たちが一息ついたときにTwitterを開くのと同じ感覚でしょう。

 

相手にストレスを与えず、伝えたい事を伝えよう

 コミュニケーションとは、
相手を動かす手段の事です。

自分がボールを投げて、相手が投げ返してくれることによって初めて成立します。

 

相手にストレスを与えるメールというのは、
常に暴投している状態ですね。
暴投すると、相手がボールを拾いに行く手間が必要なので
レスポンスが遅くなります。

 

確実なやり取りがしたければ、
ワンバウンド送球を心がければOK。

 

プロのような正確な送球に比べて時間はかかりますが、
暴投するよりも何倍も、プロの正確な送球に近いボールが投げられます。

相手にストレスを与えず、早いレスポンスを期待するために、
正しいメールの型を覚えましょう。

 

メール一つとっても、私たちは日々成長です。
人と素早い仕事のやり取りができるようになれば
私たちも優秀な社員になれるはず。

一緒に頑張りましょう!

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