ビジネスメールの送り方【分かりやすく、簡潔に】

WRITER
 







この記事を書いている人 - WRITER -
TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
詳しいプロフィールはこちら

 

こんばんは、TOMOです。
今日は、「ビジネスメールの送り方」というテーマでお話します。

 

最初に質問が2つあります。

仕事中のメールとプライベートのチャットやメール、どちらが読みやすいと思いますか?

おそらく大多数の人が、プライベートを選ぶと思います。

 

 

では、仕事とプライベート、どちらのメールの方が緊急度が高いでしょうか?

おそらく大多数の人が、仕事のメールと答えると思います。

現状は、重要度で言えば仕事>プライベートなのに、読みやすさはプライベート>仕事という構図になっています。

これって結構ピンチなの、分かりますか?

 

結論から言うと重要な案件こそ読みやすく、分かりやすいメールを送るべきで
それができると、相手から喜ばれます。

 

時代は令和です。
いつまでも昭和の人が決めたルールでメールを送っていたら時代に取り残されます。
今こそ、メールの送り方も改革して、働きやすさを手に入れましょう。

 

筆者のプロフィール

新卒で自動車関係の企業に入社。
メールの定型文や礼儀、マナーと言われるものを研修で習いました。

副業時のメッセージのやり取りで定型文に息苦しさを感じ、
試験的に「正しいとされる」定型文を撤廃。
大きく反応が変わりました。

現在は中国にいる日本人スタッフとして日本の会社と連絡のやり取りをしますが
定型文を撤廃したことにより、円滑なコミュニケーションを実現しています。

 

こんな人に読んで欲しい
  • メールで上手に要件を伝えられない人
  • メールの文面を考えるのに時間が掛かる人
  • メールより電話の方が要件が伝わると思っている人

メールなどのテキストメッセージを上手に扱える人は
間違いなく仕事が早くなります。

意思決定を間違えない、誤解が少ない、あとで内容を見返せる。

電話並みに素早く相手にアクセスし、
対面並みに情報をプレゼントできる。

ビジネスメールはそんなポテンシャルを持っています。

 

ビジネスメールの送り方は、分かりやすく、簡潔に

 

ビジネスメールの送り方の基本は、「分かりやすい」+「簡潔」です。

私たちがプライベートのメッセージのやり取りを気軽にできる理由は
要件が分かりやすく、簡潔だからです。

それをビジネスメールにも応用するだけ。

  • メール冒頭
  • 区切り
  • 言葉遣い
  • 文末
この4つを気を付けるだけで圧倒的に読みやすいメールに変身します。

 

気を付ける内容を簡単に説明すると、

 

  • 今からどんな話が始まるのか?を明確にする
  • 話題の区切りを段落で表現する
  • 普段から使用する言葉を丁寧に表現する
  • 起こしてほしいアクションを明確にする

 

この4つです。
メールは手軽な道具ですが、手軽すぎるがゆえに、
相手のストレスを溜めるツールでもあります。

 

画面の向こうには人がいる(ファーストペンギンさんの言葉から引用)

この意識を持ちながら、メールを送ればOK。

 

メール冒頭に気を使う

「メール冒頭」には二つの場所があります。
一つは、メールタイトル。もう一つは、本文の導入です。

 

メール冒頭では、「今からこういう話をするよ」とか、
「こういうお願いがあるよ」というのを簡潔に表現します。

特にタイトルは、メールを開いてもらうかどうかにも関わってくるので
「開かないと損するなー」というタイトルを付けられると強いです。

 

メールの冒頭は、メールの中で一番最初に目に入る部分です。
ここを定型文で埋めてしまうのは勿体ない。

  • お願いメールなら、起こしてほしいアクションを
  • 質問メールなら、簡潔な質問内容を
  • 報告メールなら、結論を
これらを最初に書きましょう。
PREP法で言う、Pointにあたる部分です。

 

結論→理由→詳細の順番で書き進めると、読み手も順に理解できるし、
書き手も十分に内容を推敲して書けるので、双方にメリットがあります。

 

例えば普段こんな感じの冒頭を書いていませんか?

 

○○株式会社 ●●部 △△主任
いつも大変お世話になっております。
□□株式会社 ※※部の××です。
表題の件、◎◎について連絡させていただきました。
つきましては、添付ファイルをご確認の上、必要事項を記入して返信いただきますようお願い申し上げます。

5~6行くらいの文章ですが、何一つ情報が分からないですよね。
特に最初の三行、勿体ないです。

最初の3行だけで、相手に要件を伝えられたら、仕事はグッと早くなります。

 

複数のテーマがある場合は段落で区切る

基本は1通1メッセージですが、
同時進行で同じ相手に、同じ案件で複数の内容を送りたいときは
1通にまとめたほうがスマートですよね。

同時進行で話を進めたい場合は、改行や段落を上手に使ってブロックごとにテーマ分けすると読みやすいですよ。

 

例えばこの記事も、
読みやすさを考えた結果、3~5行で段落を変えたり
内容につき一つのタイトルを付けたりしています。

 

これと同じことをメール文章でもやります。

 

やさしい言葉遣いをする

日本語の厄介なところは、「分かりづらい言い回しが正義」という所です。

 

文字ギチギチの書類は、見づらさの割に内容が空っぽだったり
「できかねます」という、「できるのかできないのかどっちだよ!」となる言い回しがあったり
理解するのに時間が掛かります。

 

しかし仕事で送るメールは、
「読んで、すぐアクションを起こしてもらう」事が重要なので
逆に分かりやすい言い回しの方が喜ばれます。

 

尊敬語と謙譲語の間違いで相手を混乱させるくらいなら、
日常の言葉を「ですます調」に変えて送った方がお互いにとって都合がいいです。

 

起こしてほしいアクションを明確にする

文末では、起こしてほしいアクションをもう一度書きます。
文頭で一旦結論を書いていますが、確認のためです。
PREP法で言う、最後のPointです、

 

メールでよくあるトラブルが、
「以上、よろしくお願いします。」と書いてあるときに、
「結局、何をしたらいいの?」が分かりづらく、放置されるパターンです。

最後にもう一度念押しでお願い事項を書くことで
相手の行動を促すことができます。

 

難しい言葉も、避けたほうが良いです。

 

たとえば
「以上、ご査収のほどよろしくお願いします。」という締めの場合、
受け取る側は非常に混乱します。

「査収」は砕けた言い方にすると「内容が間違ってないかしっかりチェックして受け取ってね」という意味です。

 

受け取る側は、正誤のチェックをしないといけないし、
チェックの項目も分からない。

結局あなたは、読み手に何をして貰いたいんですか?
それを分かりやすく伝えるのが、マナーです。

 

読む方も時間がない

ここまでメールの送り方について書いてきましたが、
なぜここまで相手を気遣わなきゃいけないのか?

それは、メールを読む側も忙しいからです。

 

一通のメールチェックに1分ずつ時間をかけていたら、
多い人ではメールチェックだけで一日が終わります。

そういう相手の状況があるからこそ、
送るメールは簡潔に、分かりやすくあるべきです。

 

そして、そういうメールを送れる人は、忙しい人からもレスポンスを貰いやすいのでお得です。

 

メールを送ってくる人は、たくさんいる

あなたがメールを送る相手は、毎日とても忙しいです。
社外との窓口になっている営業、購買や、そうでなくても課長クラスになると、日々のメールが平気で100通を超えます。
私は平社員でしたが、日々のメールの最高記録は150通でした。

 

そんな感じで、あなたがメールを送る相手は、ほかの人からもメールを受け取っています。

 

そんな状況下であなただけに丁寧に時間を割く理由は、ありません。
となると、

 

  • 読むか/読まないか
  • 返信するか/しないか

 

という競争に勝ち抜かないと、送ったメールにアクションを貰うことができません。

 

一瞬読んで、アクションを考える

たいていの忙しい人たちはまず、
メールのタイトルと送り主をみます。

タイトルに興味を惹かれたら、開封してもらえます。

 

私の場合は、
タイトルにいつも【至急】と書いてる人のメールは
面倒なので消さずに後回しして、
退社前に返信していました。

 

私の中での「至急」の定義は、
「できる限り、早く」です。

できないものは、しょうがない。最後に対応です。

 

何でもかんでも「至急」と書いて送ってくる人が多いので
対応を変えました。
しかしこれで問題になったことは、一度もありません。

 

内容が気になれば、読んでくれる

タイトルでメールを開いてもらえば、
次は冒頭文を読みます。

宛先が違ったら、舌打ちしながらゴミ箱に移動します。

自分あてだった場合は、
冒頭文だけ読んで、対応を考えます。

 

 

  • 人に依頼できそうな内容なら読まずに転送。
  • 自分でやるべきことならその日の夜にタスクとして認定
  • 忘れていたことなら、即対応

って感じです。

見づらいメールは相手に負担をかける

タイトルで目を引いて、本文でタスクを判断して、メールチェック作業は完了しますが
メールが見づらいと相手に非常に負担をかけます。

 

 

「添付ファイルを確認ください」もその一つで、
添付ファイルのどこを見ればいいのかわからないし、
そもそも添付を開かないといけないのも面倒くさいです。

そうならないためにも、
HTMLメールを使って本文に画像を貼り付けておくと楽だなーと感じます。

 

ただし、相手のメーラーによっては表示できない事もあるので
使える相手は限られます。

 

送るメールの文章の型を紹介します


次に、送るメールの文章の型を紹介します。

基本は最初の章で紹介した通りですが、
実際に送ったメールをお見せすることで
イメージがしやすくなるかな?と思います。

 

気を付ける事

 

気を付けることは、3つです。

 

  • 一目で内容が分かる事
  • 起こしてほしいアクションが明確な事
  • スマホでも読みやすい事

上二つは解説済みなので省略しますが
端的に言えば、

結論→詳細の順番で書く
起こしてほしいアクションを明確にする

って感じです。

 

最後の、「スマホで読みやすい事」ですが

人によっては外出時、退社後はスマホでメールチェックしている人もいます。
その人が読みやすいように、文の区切りを考えると親切です。

 

スマホ画面は、横に20文字くらい収まります。
ですので、大体15文字を超えるくらいから
改行を考えておくと良いでしょう。

スマホで読みやすいメールは、パソコンでも見やすくなっています。

 

【至急】はつけない

 
「至急」というワードは使用禁止です。

理由は
そういうタイトルのスパムメールも多いのと
仕事ができない人という印象を持たれるからです。

 

至急というタイトルを付けるのは、

期限ギリギリまで忘れていた
突発対応を迫られた

なんていう理由があるでしょう。

 

こんな時、残り時間が短いので至急対応してほしくなると思います。
でも、相手からすると知ったこっちゃないです。

 

送り側の勝手で至急になったものを、相手が丁寧に対応する義務は、ありません。
相手の気分を害さず、至急行動してもらうために
行動を起こしやすいメールを送る心がけをしておけばOKです、
至急を付けなくても、勝手に話が進みます。

 

メールの後に電話がかかってきたら失敗

メールは何のためにあるか?
それは、電話とファックスによるやり取りの代替です。

私たちは忙しいので、電話によって作業を中断されるのを好みません。
したがって、電話を使用しない工夫が必要です。

 

そのために、分かりやすいメールのテクニックが重要なんですが、
「分かりやすかったかどうか?」の簡単な確認方法は
相手からの問い合わせの有無です。

 

早め早めに対応してもらえていれば、分かりやすかったという意味だし、
逆に、相手から電話がかかってきたら、それは
「メールの内容全然意味わかんないからもう一回説明して」
というフィードバックです。

 

わざわざお互いの時間を潰してまで電話をするというのは
そういう意味が込められています。

大丈夫、日々成長です。

 

チャットとメールの使い分け

チャットとメールの使い分けについて、一般的には

 

  • 素早いやり取り=チャット
  • 証拠を残したい=メール
というイメージです。

 

チャットは、必要に応じて内容を変更、削除することができます。
ですので、簡単な問い合わせ、進捗確認など
証拠を必要としない内容だけチャットを活用すると、コミュニケーションが活発になります。

 

電話と違って非同期コミュニケーションなので
相手の作業を中断することなく素早いレスポンスが期待できます。

丁度私たちが一息ついたときにTwitterを開くのと同じ感覚でしょう。

 

相手にストレスを与えず、伝えたい事を伝えよう

 コミュニケーションとは、
相手を動かす手段の事です。

自分がボールを投げて、相手が投げ返してくれることによって初めて成立します。

 

相手にストレスを与えるメールというのは、
常に暴投している状態ですね。
暴投すると、相手がボールを拾いに行く手間が必要なので
レスポンスが遅くなります。

 

確実なやり取りがしたければ、
ワンバウンド送球を心がければOK。

 

プロのような正確な送球に比べて時間はかかりますが、
暴投するよりも何倍も、プロの正確な送球に近いボールが投げられます。

相手にストレスを与えず、早いレスポンスを期待するために、
正しいメールの型を覚えましょう。

 

メール一つとっても、私たちは日々成長です。
人と素早い仕事のやり取りができるようになれば
私たちも優秀な社員になれるはず。

一緒に頑張りましょう!

この記事を書いている人 - WRITER -
TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
詳しいプロフィールはこちら














- Comments -

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

Copyright© TOMOが実践!THE 働き方改革+ , 2020 All Rights Reserved.