報告書の書き方例をフォーマット付きで解説。【簡潔に、見やすく】

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんばんは、TOMOです。
今日は「報告書の書き方」というテーマでお話します。

 

情報の媒体が文字から写真、そして動画へと変わり、
「読んでわかる」から「ぱっと見でわかる」
さらに「見なくてもわかる」便利な時代になりました。

 

しかし会社の報告書はいつまでたっても文字ばかり。
書く側も読む側も、負担ばかりです。
理由は、おじさんたちが古いから。
放っておいたら報告書のフォーマットが更新されるまであと10年かかります。

 

 

今日は、変化に寛容な会社、そして、
「分かりやすい報告書を書きたい」
という勉強熱心な方に向けて
報告書の書き方例とフォーマットを紹介します。

※正解ではなく、書くときの考え方についての参考にお使いください。

 

筆者のプロフィール

新卒で入った企業では、初期の頃に
「市場調査」の結果の報告書を毎週書いていました。

新規開発にかかわる内容で、
私の報告書を参考にして、上司の仕事が進む感じです。

 

現在は中国の会社に転職しましたが、
こちらもまた、「中国語の勉強」名目で
業務に関する知識と会社についての内容を自習し、
毎日報告しています。

報告書を書いた量だけで言えば、
同期の中でも相当多い部類だと思います。
当時参考にした本は、トヨタ流の1枚の紙にまとめる技術です。

こんな人に読んで欲しい
  • 報告書の書き方が分からない若手社員
  • 簡潔に報告書をまとめ、伝えるのが苦手な人
  • 報告書のフォーマットが欲しい人

報告書は
「フォーマットがあるもの」
「フォーマットがないもの」
に分類されています。

 

議事録は割とフォーマット化されているイメージですが、
その他は自由なことが多いはず。

 

自由なフォーマットの時に超わかりやすい報告書を書いて、
あなたの作ったオリジナルのフォーマットを会社の正式なフォーマットになったら最高ですね。

 

報告書は基本読んでもらえない。【だから簡潔に、気になる報告書を書く】

報告書を書くときのポイントは、簡潔で見やすく、内容が気になるものに仕上げたいという気持ちです。

そう、気持ちだけです。

 

報告書は基本、読んでもらえません。
なので、報告書の作成に一生懸命時間を割くのはあまり良い働き方ではありません。

 

なので、簡潔にまとめつつ、読みたいなと思わせるための書き方をテンプレート化しておきましょう。
3つ目の章でフォーマット例をお配りしているので、それを参考にして貰えたらと思います。

 

報告書を読む人は、忙しい

報告書を提出する相手は誰でしょうか?
おそらく、あなたの上司にあたる人だと思います。
ということはつまり、報告書を読む人は忙しいんですよね。
だから報告書なんてチラッとしか読みたくない。

 

書き始めが気に食わなければそれだけで書き直しを食らうことがあります。

したがって、相手の時間を奪わない書き方が必要です。

 

  • 知りたい情報に早くアクセスできる事
  • 余計な情報は、要らない
  • 読む時にストレスのない文字サイズ

気にするのはこの3つです。

ここから先は、知りたい情報がどこに書いてあるかを分かりやすくするためのヒントを書いています。

 

報告書の書き方の前に、フォーマット例を作りました

報告書を書くためのフォーマット例を準備しました。
これをたたき台にして、あなたオリジナルのフォーマットを作ってみてください。

ダウンロードはこちら。
報告書テンプレート

 

このフォーマットを使いつつ、報告書の書き方例を紹介していきますが、
先に要点だけ伝えます。

報告書を分かりやすく書くコツ

  • 伝えたい事をダイジェストで書く
  • 細かい内容を書く

どういう内容で話が進んでいくのか、ゴールが見えている方が
文章を読む時に理解をしやすいです。

 

大学入試の数学で、「まず、こういう解き方をします」という文章を解答用紙に書いてから問題を解き始めることがありますが、それと似たような感じですね。
参考はドラゴン桜です。

 

詳細は、結論に至るまでの過程みたいなもんです。

 

ブログでも、最近は先に結論を書くことが流行っていますね。
これは、

「先に筆者の意見を述べておいた方が、読者が迷子にならずに済む」

という書き手のやさしさだと思います。

報告書もブログと同じで、読み手を意識してかけるとグッドですね!

次章は報告書の型、フォーマットの考え方についてお話します。

 

報告書のフォーマットの考え方【必要な情報が、一目で探せる】

報告書の型、つまりフォーマット作成の際の考え方ですが、大切なのは

必要な情報がどこにあるか、一目でわかる

これだけです。

 

会社が特定のフォーマットを採用するのは、
「どこに何が書いてあるか」が経験で分かるからなんですが、一般的には非常に見づらいです。

特に新入社員にとって、必要な情報を探すのに、3周くらい読まないと理解できない事もあります。

これを変えたいですよね。

とはいえ、会社独自のフォーマットも割と完成されているので
ある程度は踏襲した形になります。
変わるのは、

 

  • タイトルを付ける事
  • 枠で囲う事
  • 文字を書きすぎない事
の3つです。

 

報告書の型例

先ほどのテンプレートを使って、

上から順番に解説していきます。

01.エクセルで作成

別添資料を別シートに貼れば、簡単に必要な資料を探せるというのがエクセルの利点です。

本来は表計算に使うソフトですが、多くの会社で、
エクセルフォーマットが採用されているのは、こんな理由があるんですね。

 

02.外枠を作る

外枠で資料を囲っておくと、資料がコンパクトに見えます。
読む時のストレスを減らす効果があるので、インクやトナー代が気にならなければ、おすすめです。
ついでに、書類を穴あけしてファイルするときに、外枠がある=余白があるので、文字が穴で消える心配が減ります。

 

03.タイトルを書く

タイトルは命です。なんの報告書なのか、一目でわかるようにしましょう。
感想文なのか、事実をまとめたものなのか、今後使える資料なのかも一目でわかると完璧です。

 

04.日付、作成者

誰が書いたのか
いつ書いたのか

この二つは、報告書の価値を決める要素の一つです。
来年の戦略を決めるときに、10年前の資料を見てもあまり価値がないですし、
新入社員が書いたのか、中堅社員が書いたのかによっても価値が変わります。

比較的場所を取らない情報なので、右上のタイトルの余白部分に書いておけばOKです。

 

05.目的→結論のダイジェスト

目的よりも、結論の方が優先です。
紙面の都合で変えてください。

この資料を読むと、何が分かるのか。
読むことのメリットを提示します。

全部必要な情報なら別ですが、
必要でない資料を最後まで読んでしまうと勿体ないので、
これから話すことをダイジェスト版で報告します。

 

06.基本情報

従来は一番最初に書いていたことですが、
場所や参加者よりも、結論の方が大切なので、順番を下げました。
書く内容の例は、

  • イベント名称
  • 日付
  • 場所
  • 目的
  • 参加者

などです。この情報によって、この資料作成への会社としての本気度を判断できます。

 

07.詳細情報

詳細を書きます。

  • 決まったこと
  • 決まらなかったこと
  • 事実

それぞれ独立して書きます。

会議の議事録だと、話題になった順番に会議しながら書くことが多いですが、
読む側からすると見づらいので、独立させたほうが良いです。

 

決まったことに関しては

  • いつまでにやるか
  • 誰がやるか
  • 途中経過の報告頻度と宛先はどうするか

を必ず決めておきます。
突発対応をなくすためです。

 

保留事項は

  • いつまで検討するか
  • 誰がやるか

を必ず決めておきます。
うやむやになるのをなくすためです。

事実は、事実として書けばOK。主観意見は求められたとき以外は不要です。

 

08.資料を追加したいとき

写真や図を資料一枚にまとめられると最高ですが、時としてはみ出てしまいます。
その場合は別添資料として、別シートに貼り付けます。

シートのタイトルは、別添資料番号と、別添資料の名前を付けておくと親切です。

この流れで報告書を書くと、下に行くほど情報が増えるので、読みやすくなります。
最初からギチギチに文字が書いてあると読む気をなくしますが、それを回避することができます。

 

報告書を書くときに気を付ける事4つ

報告書を書くときは、読み手側の立場を意識してみてください。

せっかく書いた報告書なのに、読まれないと寂しいですよね。
読みやすさを意識して、ぜひ読んでもらえるように書きたいですね。

 

報告書を書くときに気を付けることは

 

  • 誰のための書類か
  • 何のための書類か
  • 必要事項は何か
  • 基本読んでもらえないと思う

この4つです。
最後の項目だけ説明します。

 

報告書は、基本読んでもらえません。

そのくらいの気持ちとエネルギーで書く方が、精神衛生上良いです。

しかし、ついつい読みたくなる書類もありますよね。
そんな報告書が書けたら最高です。
そのために、ここまで説明した報告書の書き方があります。

 

基本的には報告書は読まれないんだけど、
「あ、この分量なら読めるな」と思わせると、読んでもらえます。

 

だからこそ、報告書の上の方は情報量を少なく、
下に行くにつれて詳細を書くという書き方が有効になります。
情報は三角形に書くと、読まれやすいです。

 

情報は鮮度が命。賞味期限を確認しよう

情報は鮮度が命です。たまに過去を振り返りたくなることもありますが、
基本的には最新情報を求めるものですよね。

もしあなたが報告書を見るとしたら、どんな順番で情報を知りたいですか?

1、何の情報か
2.いつの情報化
3.これを読むとわかる事は?
4.何をして、この情報を手に入れたか
5.これからどうするのか

私はこの順番で気になります。
なので、報告書を書くときはこの順番で書くようにしています。

報告書の書き方のコツは「見やすく、気になる」ようにすること

 

最後にまとめです。

読む人が求める報告書の条件は、

 

  • 簡潔である事
  • 結論の方向性がわかること
です。

何のための報告書かを意識すれば、1回目から整った報告書が書けるようになります。
大切なのは、読む側の気持ちです。

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