報告書の書き方例をフォーマット付きで解説。【簡潔に、見やすく】

報告書の書き方についての記事です。

 

もしかしたらこの記事で少し、解決できるかもしれません。

 

 

今回は、「分かりやすい報告書を書きたい」という勉強熱心な方に向けて、
報告書の書き方例とフォーマットを紹介します。

※正解ではなく、書くときの考え方についての参考にお使いください。

 

報告書を書いた量だけで言えば、同期の中でも相当多い部類だと思います。

当時参考にした本は、トヨタ流の1枚の紙にまとめる技術です。

▼結構いい本だったので、通販のリンクを貼っておきます。

 

 

報告書は
「フォーマットがあるもの」
「フォーマットがないもの」
に分類されています。

 

議事録は割とフォーマット化されているイメージですが、
その他は自由なことが多いはず。

 

自由なフォーマットの時に超わかりやすい報告書を書いて、
あなたの作ったオリジナルのフォーマットを会社の正式なフォーマットになったら最高ですね。

 

報告書は基本読んでもらえない。【だから簡潔に、気になる報告書を書く】

報告書を書くときのポイントは、簡潔で見やすく、内容が気になるものに仕上げたいという気持ちです。

そう、気持ちだけです。

 

報告書は基本、読んでもらえません。
なので、報告書の作成に一生懸命時間を割くのはあまり良い働き方ではありません。

 

なので、簡潔にまとめつつ、読みたいなと思わせるための書き方をテンプレート化しておきましょう。
3つ目の章でフォーマット例をお配りしているので、それを参考にして貰えたらと思います。

 

報告書を読む人は、忙しい

報告書を提出する相手は誰でしょうか？
おそらく、あなたの上司にあたる人だと思います。
ということはつまり、報告書を読む人は忙しいんですよね。
だから報告書なんてチラッとしか読みたくない。

 

書き始めが気に食わなければそれだけで書き直しを食らうことがあります。

したがって、相手の時間を奪わない書き方が必要です。

 

気にするのはこの3つです。

ここから先は、知りたい情報がどこに書いてあるかを分かりやすくするためのヒントを書いています。

 

報告書の書き方の前に、フォーマット例を作りました

報告書を書くためのフォーマット例を準備しました。
これをたたき台にして、あなたオリジナルのフォーマットを作ってみてください。

 

このフォーマットを使いつつ、報告書の書き方例を紹介していきますが、
先に要点だけ伝えます。

報告書を分かりやすく書くコツ

どういう内容で話が進んでいくのか、ゴールが見えている方が
文章を読む時に理解をしやすいです。

 

大学入試の数学で、「まず、こういう解き方をします」という文章を解答用紙に書いてから問題を解き始めることがありますが、それと似たような感じですね。
参考はドラゴン桜です。

 

詳細は、結論に至るまでの過程みたいなもんです。

 

報告書もブログと同じで、読み手を意識してかけるとグッドですね！

次章は報告書の型、フォーマットの考え方についてお話します。

 

報告書のフォーマットの考え方【必要な情報が、一目で探せる】

報告書の型、つまりフォーマット作成の際の考え方ですが、大切なのは

必要な情報がどこにあるか、一目でわかる

これだけです。

 

会社が特定のフォーマットを採用するのは、
「どこに何が書いてあるか」が経験で分かるからなんですが、一般的には非常に見づらいです。

特に新入社員にとって、必要な情報を探すのに、3周くらい読まないと理解できない事もあります。

これを変えたいですよね。

とはいえ、会社独自のフォーマットも割と完成されているので
ある程度は踏襲した形になります。
変わるのは、

 

の3つです。

 

報告書の書き方の流れ8ステップ

 

▼報告書の書き方は、次の8ステップで構成されています。

先ほどのテンプレートを使って、上から順番に解説していきます。

 

 

 

 

 

 

 

 

この流れで報告書を書くと、下に行くほど情報が増えるので、読みやすくなります。
最初からギチギチに文字が書いてあると読む気をなくしますが、それを回避することができます。

 

報告書を書くときに気を付ける事4つ

報告書を書くときは、読み手側の立場を意識してみてください。

せっかく書いた報告書なのに、読まれないと寂しいですよね。
読みやすさを意識して、ぜひ読んでもらえるように書きたいですね。

 

報告書を書くときに気を付けることは

 

この4つです。
最後の項目だけ説明します。

 

報告書は、基本読んでもらえません。

そのくらいの気持ちとエネルギーで書く方が、精神衛生上良いです。

 

基本的には報告書は読まれないんだけど、
「あ、この分量なら読めるな」と思わせると、読んでもらえます。

 

だからこそ、報告書の上の方は情報量を少なく、
下に行くにつれて詳細を書くという書き方が有効になります。
情報は三角形に書くと、読まれやすいです。

 

情報は鮮度が命。賞味期限を確認しよう

情報は鮮度が命です。たまに過去を振り返りたくなることもありますが、
基本的には最新情報を求めるものですよね。

もしあなたが報告書を見るとしたら、どんな順番で情報を知りたいですか？

私はこの順番で気になります。
なので、報告書を書くときはこの順番で書くようにしています。

報告書の書き方のコツは「見やすく、気になる」ようにすること

 

最後にまとめです。

読む人が求める報告書の条件は、

 

です。

何のための報告書かを意識すれば、1回目から整った報告書が書けるようになります。
大切なのは、読む側の気持ちです。