仕事のミスは即反省、再発防止を作って改善しよう!【反省文じゃなくて】

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんにちは、TOMOです。

サラリーマンの方も、ビジネスをされている方も、仕事をしていればミスは付き物ですよね。

 

私の職場でも、仕事のミスなんて日常茶飯事(ほんとはやっちゃいけないですがw)

 

 

仕事でミスをするたびに、反省文をみんな書きまくっているのですが、どれだけミスを重ねて、再発防止としての反省文を書きまくっていても同じようなミスが全然減らなくて問題になっています。

 

どれくらい問題かっていうと

 

わざわざ重役が私たちの部署を名指しで指摘して、「どうなっているんだ」とお叱りを受けるくらい。

avatar

重役

一体お前らの部署はどうなっているんだー!

 

そのため、上長たちもピリピリしています。私たちがミスをするせいで、上長に楽しくない無駄なお仕事を増やしてしまっているのが心苦しいです。

 

じゃあ、どうやってミスを減らそうか?
そもそもミスが起こらないためのしくみって作れるのか?について大切な考え方を、みなさんとシェアしたいと思います。

 

ミスってなんで起きちゃうの?【仕事のミスは防止できないの?】

仕事上のミスの仕方には2パターンあります。

  • 能力が足りなくて、成功できなかった(無意識的無能)
  • 能力はあるんだけど、失敗してしまった(有意識的無能)

っていう2つに分けられます。

※ここでの無能というのは、さげすんだ言い方ではなく、「できない」ということを指します。

 

そしてよく聞く話かもしれませんが、人間の成長にはステップがあって

 

  1. 無意識的無能
  2. 有意識的無能
  3. 有意識的有能
  4. 無意識的有能

 

っていう順番にステップアップして、能力を獲得していくので、ミスをするっていうのは、最初の「無意識的無能」ステップに立ったってことの証明ですので、成長へのステップを歩み始めたことを意味します。

 

なので、失敗というのは悪いことじゃないです。

 

大切なのは振り返る事。「なんでミスっちゃったか?」を考えましょう。仕事のミスは即反省です。

 

<無意識的無能の場合>

そもそもそのタスクにおいて、成功するためのスキルが足りなかったため、ミスをしてしまっています。

本人の能力不足に関しては、本人が成長すればいいんですが、それを流出させてしまった場合、承認した人の管理の仕方、チェックの仕方が悪かったことになります。

この場合、反省すべきはGOサインを出した上司になります。

とはいえマニュアルを読んだり質問したりしていれば起きないミスの可能性もあるので、本人も当然反省は必要です。

 

 

<有意識的無能の場合>

このタスクを実行するにあたって必要なスキルは持っているはず。という上司の信頼のもと任された仕事だったんですが、あなたはミスをしてしまった。

上司の信頼を裏切ったのはあなたです。失敗した本人が反省すべきミスになります。

これが起こり得るのは、「仕事に慣れてきたので、サラサラっと仕事をこなしたため、必要なチェックを漏らした」場合です。

基本的に上司はあなたを信頼して承認してくれたので、上司をがっかりさせてしまう結果になってしまいましたね。

これについては、あなたはしっかり反省して、再発防止を一生懸命考えましょう。

 

ミスをしたときの反省文の書き方【反省文は書きようによってはチャンス】

 

反省文の書き方についてですが、
失敗した本人(有意識的無能の場合)、上司(無意識的無能の場合)どちらにおいてもやりかたは同じです。

 

私も小学校~高校まで、数々の反省文を書いてきましたので、この反省文に関しては結構得意です。

 

まず、反省文は何のために書くか?

一つ目の理由は、失敗した本人が、「ちゃんと反省しましたよ」っていうのを記録に残すため。

数をカウントして、どれだけの数失敗したのか?どんな内容の失敗をしたのか?記録に残っていると今までどんな感じにミスをしてきて、今どれだけたくましくなったのかを把握することができます。思い出のアルバムみたいなもんです。

 

二つ目の理由は、あなたが失敗したことによって、普段あまり関わることのない偉い人にあなたの存在をアピールすることができます。

業務のこなしかたについて、本質的な欠陥をそこに示して、改善の余地に気づかせてくれるような反省文が書けた場合、これは単なる反省文じゃなくて、改善提案書になり、とても価値のあるものになります。

そうでなくても、何かしら感動する文章が書けたら、「もう一度こいつに期待しよう」という気にさせてくれます。

 

というわけで、書くのは大変ですが、反省文の必要性っていうのは否定できません。

 

反省文の内容をシンプルに表すとこんな感じ

  • なんで失敗しちゃったの?
  • 人が悪いの?システムが悪いの?
  • これからどうやってやっていくの?

 

という内容を一生懸命書いていきます。

 

ちょうど先日あったミスを例にとりましょう。

最新版の書類が迷子になり、施工主が違う図面で穴をあけてしまったしまった事例です。

大型の設備を導入する際に、転倒防止のために地面に穴をあけて、アンカーボルトで固定をします。

固定するためのアンカー穴の位置が、実際の物と図面で違う!!と施工主が激怒。

 

なんでアンカー穴の位置が図面と物で違うのか?

<なんで失敗しちゃったの?>
  1. 施工主が参照した図面が、最新版ではなかったから
  2. 施工主に最終的に提出した図面ではなく、途中に提出した図面を参照してしまったから
  3. 施工主が図面が変わったことを知らなかったから
  4. 担当の人が、図面の差し替えを連絡し忘れたから
  5. 設計が、図面を差し替えたから

 

というわけで、設計に火の粉が降りかかりました。設計としても、言い分があって、

<設計の言い分>

仕様があいまいなまま設計がスタートしたため、途中で内容が変わった
説明の機会を求めるため、担当者に再三にわたって連絡をし続けたけど反応がなかった
図面の差し替えについては、図面が変わったタイミングで即依頼のメールを担当者に送付済みだった

 

ため、私たちは悪くない!って思ってたんですが、そもそも、メールだけで相手に情報が行き渡る保証もなかったわけで、再提出の仕組みが悪かったよねっていうことで、反省することになりました。

 

反省文は、「なぜ、こんなことが起こったんだろう?」っていうのが分かれば後はもう書く内容が見えてきますよね。

 

反省文よりも再発防止策【反省は自分の為、再発防止は皆の為】

 

会社としては、反省文なんてどうでもよくて、同じミスが二度と起きないようにしてほしいっていうのが願いです。

 

反省文よりも再発防止策っていうのを一生懸命考えるべきです。

考え方のコツとしては、

「自分は悪くない」スタイルで、自分以外の人が、どうやったらミスらないかを考えるとサクサク考えが浮かんできます。

 

キーワードは「人のため」です。

 

一番悪い再発防止は、「事例紹介と注意」とか「チェックシートにチェックを入れることでミスに前もって気づく」っていうやつです。

 

事例紹介って、メールで送るか、ミーティングの時間に話すっていう感じになりますよね。メールなら読まない人も多いし、ミーティングなら、私は聞いてないです。スマホいじってます。というわけで、だれの得にもならない時間の浪費になるので、意味がありません。

 

チェックシートは、どうせ承認者も見ないので、チェックする人も確認せずチェックシートに記入します。また、例外が起きた時の汎用性がないので、本当に無意味です。これも時間の無駄、紙の無駄、労力の無駄です。

 

 

考えるべき再発防止は、「アホでもミスらない仕組みを作ること」これにつきます。

仕事の流れを変更するとか、「もし、こういう事が起きたらみんなこういう対処をしてね」っていう作業標準を整備することです。

 

これは組織を変革する必要があるのでエネルギーが必要ですが、毎回ミスして叱られるエネルギーに比べたら断然マシですし、標準を整えていけば自分が動かずとも他人が動いて業務が進行していく仕組みを作れるので、将来的にあなたの仕事が楽になります。

 

再発防止をしているのにミスが無くならなかった【常に改善する】

 

再発防止策は、一回講じてもなかなか100%の効果を発揮できません。

 

 

仕事の流れを変える場合は、啓蒙がなかなかうまくいかず、従来と同じやり方で失敗しちゃう可能性もありますし、ソフトの仕様を変えるとかの再発防止であればデバッグ不足で予期せぬエラーが起きる可能性もあります。基本的に仕事は見切り発車、ミスったら舵取り修正。いわゆるPDCAです。

2回目くらいのミスはしょうがないかもしれませんが、2回目のミスが起きた時には1回目よりもクオリティの高い再発防止を考えないと、せっかくのミスが、資産にならずにただの無駄になってしまうので避けたいところ。

 

 

とりあえず再発防止は、60%成果が出る→次の再発防止で80%にブラッシュアップっていう感じでやっていけばいいかと思います。

 

自分が2度同じミスは絶対しちゃだめですよ!それは、再発防止が甘かった認定されちゃうので!!!

まあ、失敗しながら改善していければOKです。

 

再発防止の大切な考え方【失敗の原因は、能力じゃなくて仕組みの問題】

 

再発防止の考え方ですが、私のおすすめは、

 

ミスした自分は悪いので反省はするけれども、私がミスをしたのは仕組みが悪いから!っていうスタンス
です。

 

 

仕組みさえ整っていればミスなんて起きないし、自分がミスをするほど無能だなんて思ってしまうと心がつらいので笑

 

というわけで、再発防止は他人事目線で考えることをオススメします。

今の時代、人の移り変わり(退職とか、スキルアップのための異動とか)が激しくなってきましたので、新人が円滑に仕事を進められるように仕組みを整えてあげるようなイメージで考えてあげるのがいいんじゃないでしょうか。

 

  • エクセルを使った転記作業なら、同じ内容は一回入力したら他にも反映されるようにしたり
  • 仕事の流れが分からない場合は手順書を作っておいてあげるとか
  • プログラミングができるなら簡単なソフトを作っておくとか
  • 情報に簡単にアクセスできるようにフォルダを整理整頓しておくとか

 

そういった、付加価値を伴った再発防止策を講じることができたらいいですね。

 

まとめ

今回は、仕事でミスをしたとき、再発防止を即講じて反省しようという内容でした。

反省は、「ミスっちゃった」って落ち込むのではなくて、再発防止を講じて、俺がミスしたおかげで素敵な仕組みができたぞってできる感じが理想です。

反省文を求められたときは、なんでミスっちゃったの?をものすごく深く考えることで目指すべき改善策が見つかりやすくなります。

 

どんどん仕事の仕組みを改善していって、毎日の仕事をより効率的にこなしていきましょう!

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