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反省文の書き方はテンプレート化しよう。【本質は、再発防止です】

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TOMO
TOMOです。 2020年は予期せぬ日本待機でくすぶりましたが、その間に中国語能力を大きく伸ばしました。 今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・中国語×働き方の組み合わせ をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんにちは、TOMOです。
今日は、「反省文の書き方に悩まず、テンプレで解決しよう」というテーマでお話します。

 

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仕事にミスは付き物なので、反省文で時間を取られるのが不本意だ

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反省文のせいで、再発防止策を考える時間がない

 

こんなお話をします。
  • 反省文の書き方に悩む時間が無駄
  • 反省文よりも再発防止策を一生懸命考えよう
  • 再発防止策が無意味だった場合の捉え方

 

仕事なんて、真面目にやっていてもミスは付き物ですよね。
でもそのたびに反省文を書いていたら、「反省文の上手な書き方」に時間を取られてしまい、本質的な再発防止には全くの無意味な時間の使い方になってしまいます。

 

私の前職でも、仕事のミスなんて日常茶飯事でした

 

仕事でミスをするたびに反省文を書きますが、どれだけ反省文を書いて再発防止しても効果がなく、大問題になりました。

 

どれくらい問題かっていうと

わざわざ重役が私たちの部署を名指しで指摘して、「どうなっているんだ」とお叱りを受けるくらい。

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重役

一体お前らの部署はどうなっているんだー!

 

 

で、考えました。

じゃあ、どうやってミスを減らそうか?
そもそもミスが起こらないためのしくみって作れるのか?について大切な考え方を、みなさんとシェアしたいと思います。

 

仕事でミスが起きる大きな原因は、忙しくて時間がないからですよね。

反省文を書いても根本解決にはならないし、むしろ作業できる時間が減ってミスが再発する原因になります。根本原因の解決方法として、仕事を効率的に終わらせる方法についての参考記事を書きました。良かったら参考にしてください。

▶仕事を効率的に終わらせる方法を考える

 

反省文の書き方(テンプレートで即解決です。)

 

 

私も小学校~高校まで数々の反省文を書いてきましたので、反省文がかなり得意です。

社会人になってからも、よく反省文を書いています。

 

早速、反省文の書き方を解説します。

反省文の例をエクセルで作りました。
自由に書き換えて、オリジナルのフォーマットを作ってみてください。

 

反省文の内容をシンプルに表すとこんな感じ

  • なぜ失敗したのか?
  • 誰が悪いの?
  • これからどうするのか?

という内容を一生懸命書いていきます

 

ちょうど先日あったミスを例に、反省文を書いてみましょう。

前提条件:私は設計職です。今回の問題は、地面に穴をあけるための基礎図に記載されている穴位置が、実際の製品の穴位置と違った。

最新版と違う図面で施工業者が穴をあけてしまったという事例です。

大型の設備を導入する際には転倒防止のために地面に穴をあけてアンカーボルトで固定をしますが、固定するためのアンカー穴の位置が、実際の物と図面で違う!!と施工主が激怒。

 

ここから反省文を書いていきます。

 

なんでアンカー穴の位置が図面と物で違うのか?

「なぜなぜ」を使って内容を考えていきます。

  • なぜ1:施工業者が、参照した図面が最新版ではないから
  • なぜ2:施工業者が、最新版の図面の存在を知らなかったから
  • なぜ3:営業が、施工業者に連絡をしていなかったから
  • なぜ4:営業が、設計からのメールを見落としていたから
  • なぜ5:設計が営業に受領確認をしなかったから

 

設計の最中に図面が変更になる事はよくあるので、変更した際には次の担当者に確実に伝えるまでが設計の仕事です。

反省のポイントは、確認を怠ったことでした。
相手にきちんと伝わって初めて仕事が完了するので、その対策を考えます。

 

反省文は、「なぜ、こんなことが起こったんだろう?」っていうのが分かれば後は書く内容が見えてきますよね。

今回の場合、仕事は「メールを送って終わり」ではなくて、「受領確認を受け取って終わり」にするべきでしたね。もしLINEで連絡をしていれば「既読」が付くので証拠になりますが、メールでやり取りすると受領確認が取れないので、リマインドも必要です。

 

今回の再発防止の方法については様々あると思います。

例えば、LINEのリマインくんや、Googleカレンダーを使って自動でリマインドさせるようにすることですが、反省文にそれを書くと却下されることもあるので、誰でも理解できるツールで対策を書いておきました。

 

反省文は何のために書くか?

 

私は、反省文や書面での再発防止策自体には、あまり意味が無いと思います。反省文を書かせる理由は

  • 「会社で書くことが決まっているから」書くとか
  • 「上司に示しを付けるために」書くとか

そんな理由がメインだと思います。
書き方はテンプレート化しちゃって、サクサク記入して提出すれば良いですが、どうせ書くなら有効利用したいですよね。

 

反省文を前向きにとらえるために、改めて反省文を書く理由を考えてみます。

一つ目の理由は、失敗した本人が、「ちゃんと反省しましたよ」っていうのを記録に残すため。

数をカウントして、どれだけの数失敗したのか?どんな内容の失敗をしたのか?記録に残っていると今までどんな感じにミスをしてきて、今どれだけたくましくなったのかを把握することができます。思い出のアルバムみたいなもんです。

 

二つ目の理由は、あなたが失敗したことによって、普段あまり関わることのない偉い人にあなたの存在をアピールすることができます。

業務のこなしかたについて、本質的な欠陥をそこに示して、改善の余地に気づかせてくれるような反省文が書けた場合、これは単なる反省文じゃなくて、改善提案書になり、とても価値のあるものになります。

そうでなくても、何かしら感動する文章が書けたら、「もう一度こいつに期待しよう」という気にさせてくれます。

というわけで、書くのは大変ですが、反省文も必要なもののような気がしてきました。

 

とはいえ、一番大切なのは反省文を書くことではなくて、その中にある、再発防止策です。

 

反省文よりも再発防止策【反省は自分の為、再発防止は皆の為】

 

実は反省文なんてどうでもよくて、同じミスが二度と起きないようにしてほしいっていうのが願いです。

 

したがって私たちは、反省文よりも再発防止策を一生懸命考えるべきです。

 

再発防止を考えるコツは、「自分は悪くない」と思いこむことです。システムの責任にするんですね。

自分以外の人が、どうやったらミスらないかを考えるとサクサク考えが浮かんできます。

 

キーワードは「人のため」です。

 

一番悪い再発防止は、「事例紹介と注意」とか「チェックシートにチェックを入れることでミスに前もって気づく」っていうやつです。

 

事例紹介はメールで送るか、ミーティングの時間に話すっていう感じになりますよね。

メールなら読まない人も多いし、ミーティングなら、私は聞いてないです。スマホいじってます。というわけで、だれの得にもならない時間の浪費になるので、意味がありません。

 

チェックシートは、どうせ承認者も見ないので、チェックする人も確認せずチェックシートに記入します。

また、例外が起きた時の汎用性がないので、本当に無意味です。これも時間の無駄、紙の無駄、労力の無駄です。

 

 

 

考えるべき再発防止は、

新人でもでもミスらない仕組みを作ること

これです。

つまり、ミスが起きない手順を無意識で通るようにフローを作るんですね。仕事の流れを変更するとか、「もし、こういう事が起きたらみんなこういう対処をしてね」っていう作業標準を整備することです。ツールで自動化するのも有効です。

仕組みを変えるのはエネルギーが必要ですが、毎回ミスして叱られるエネルギーに比べたら断然マシですし、標準を整えていけば自分が動かずとも他人が動いて業務が進行していく仕組みを作れるので、将来的にあなたの仕事が楽になります。

 

 

仕事のミスは防止できないのか?

仕事上のミスの仕方には2パターンあります。

  • 能力が足りなくて、成功できなかった(無意識的無能)
  • 能力はあるんだけど、失敗してしまった(有意識的無能)

っていう2つに分けられます。※ここでの無能というのは、さげすんだ言い方ではなく、「できない」ということを指します。

 

そしてよく聞く話かもしれませんが、人間の成長にはステップがあって

  1. 無意識的無能
  2. 有意識的無能
  3. 有意識的有能
  4. 無意識的有能

 

っていう順番にステップアップして、能力を獲得していくので、ミスをするっていうのは、最初の「無意識的無能」ステップに立ったってことの証明ですので、成長へのステップを歩み始めたことを意味します。

 

なので、失敗というのは悪いことじゃないです。

 

大切なのは振り返る事。「なんでミスっちゃったか?」を考えましょう。仕事のミスは即反省です。

 

<無意識的無能の場合>

そもそもそのタスクにおいて、成功するためのスキルが足りなかったため、ミスをしてしまっています。

本人の能力不足に関しては、本人が成長すればいいんですが、それを流出させてしまった場合、承認した人の管理の仕方、チェックの仕方が悪かったことになります。

この場合、反省すべきはGOサインを出した上司になります。

とはいえマニュアルを読んだり質問したりしていれば起きないミスの可能性もあるので、本人も当然反省は必要です。

 

 

<有意識的無能の場合>

このタスクを実行するにあたって必要なスキルは持っているはず。という上司の信頼のもと任された仕事だったんですが、あなたはミスをしてしまった。

上司の信頼を裏切ったのはあなたです。失敗した本人が反省すべきミスになります。

これが起こり得るのは、「仕事に慣れてきたので、サラサラっと仕事をこなしたため、必要なチェックを漏らした」場合です。

基本的に上司はあなたを信頼して承認してくれたので、上司をがっかりさせてしまう結果になってしまいましたね。

これについては、あなたはしっかり反省して、再発防止を一生懸命考えましょう。

 

 

 

再発防止が無意味だった場合【今回ダメでも、次に改善する】

 

再発防止策は、一回講じてもなかなか100%の効果を発揮できません。

 

仕事の流れを変える場合は周知が足りず、従来のやり方で失敗する可能性もありますし、プログラムを使用した再発防止であれば予期せぬエラーが起きる可能性もあります。基本的に仕事は見切り発車、ミスったら舵取り修正。いわゆるPDCAです。

 

2回目のミスも必ず起きます。

2回目のミスが起きた時には1回目よりも進んだ再発防止を考えられれば、ミスは失敗ではなく、資産になります。。

 

とりあえず再発防止は、60%成果が出る→次の再発防止で80%にブラッシュアップっていう感じでやっていけばいいかと思います。

 

自分が2度同じミスは絶対しちゃだめですよ!それは、再発防止が甘かった認定されちゃうので!!!

まあ、失敗しながら改善していければOKです。

 

再発防止の大切な考え方【失敗の原因は、能力じゃなくて仕組みの問題】

 

再発防止の考え方ですが、私のおすすめは、

 

ミスした自分は悪いので反省はするけれども、私がミスをしたのは仕組みが悪いから!っていうスタンスです。

 

 

仕組みさえ整っていればミスなんて起きないし、自分がミスをするほど無能だなんて思ってしまうと心がつらいので笑

 

というわけで、再発防止は他人事目線で考えることをオススメします。

今の時代、人の移り変わり(退職とか、スキルアップのための異動とか)が激しくなってきましたので、新人が円滑に仕事を進められるように仕組みを整えてあげるようなイメージで考えてあげるのがいいんじゃないでしょうか。

 

  • エクセルを使った転記作業なら、同じ内容は一回入力したら他にも反映されるようにしたり
  • 仕事の流れが分からない場合は手順書を作っておいてあげるとか
  • プログラミングができるなら簡単なソフトを作っておくとか
  • 情報に簡単にアクセスできるようにフォルダを整理整頓しておくとか

 

そういった、付加価値を伴った再発防止策を講じることができたらいいですね。

 

反省文の書き方はテンプレで解決して、意味のある再発防止を考えよう

仕事でミスをしたときは、マッハで再発防止です。
反省文に時間を取られてしまい、再発防止が無意味になったら勿体ないです。

 

ここは「反省文の書き方をテンプレ化」→「再発防止に本気を出す」の流れが鉄板です。

 

反省は、「ミスっちゃった」って落ち込むのではなくて、再発防止を講じて、俺がミスしたおかげで素敵な仕組みができたぞってできる感じが理想です。

反省文を求められたときは、なんでミスっちゃったの?をものすごく深く考えることで目指すべき改善策が見つかりやすくなります。

 

どんどん仕事の仕組みを改善していって、毎日の仕事をより効率的にこなしていきましょう!

 

仕事ができるようになると任される仕事量が増えて、あっという間にオーバーフローしてしまいますよね。

仕事を効率的に終わらせる方法について書いた記事があるので良かったら読んでみてください。

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