仕事量が多すぎてオーバーフロー。そんな状態で頑張らないで

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんにちは、残業なき働き方を推進したいTOMOです。

どこの会社でも、仕事の量が多い時期や少ない時期があるかと思います。

なぜその時期だけに仕事が集中するのかはどうしても謎ですが、
決算期と年度末が忙しくて、あとは連休前に集中するイメージがあります。

おそらく最後のひと頑張りで売上をプラスしたり、連休後に仕事を見たくないので、ギリギリで頑張ったりするからでしょうか。

 

せっかく慌てないように準備していても、周りが慌てて仕事をしているので、巻き込まれることもしばしばあります。

 

自分の抱えている仕事が多くなりすぎてしまったとき、無理に頑張ると身体にも心にも良いことがないので、今回は忙しい時に備えて、負荷の少ない時期にどうやって仕事をやっていくかについてお話しします。

 

気力が疲れた時に読んで欲しい記事を書きました。良かったら読んでください。
気づかないうちに疲れてる。ストレス社会の怖い闇。疲労感と戦うには

 

なぜ、仕事の量がオーバーフローしてしまうのか【仕事量が多すぎる】

 

仕事の量が多すぎてオーバーフローする理由としては以下の3点が考えられます。

  • 圧倒的に人手が不足している
  • 仕事がうまくこなせない
  • 返事が良すぎる

理由は大体こんな感じ。

 

人手不足に関しては、今後少子化の影響を受けて慢性化するので、その他の理由を取り除いていくべきでしょう。

 

下2つが、個人の努力で解決できる内容です。

  • 仕事がうまくこなせない
  • 返事が良すぎる

これらは、自分起因している内容です。

仕事量が多いと感じる原因になってしまうので、まずはこれらについて対策をしたいですね。

 

仕事が上手くこなせなくてオーバーフローする【新人によくあります】

まだ仕事を理解していないタイミングで多すぎる仕事を任されるとオーバーフローしますよね。仕事がうまくこなせないのなら、恥ずかしがらずに人に聞いたり頼ったりしましょう。

わからないことが多いのはあなたのせいではなく、仕事の説明の理解が少し足りなかったからです。教えるほうにも少しだけ非があります。

 

あなたはOJTという環境の下、お仕事をされていると思います。

その立場を上手に盾にして聞きまくってください。

そのための日々のコミュニケーションは、上手に取ることが大事ですよ。

 

「自分はどれだけわかっているか」をアピールするよりも、「自分はここまでしかわかっていないですよ」をアピールしたほうが、助けを得やすくて、結果が出やすいです。

 

都度確認することで理解度をわかってもらえるのと、一生懸命仕事を覚える努力をしている点を評価してもらいやすいので、優しい対応をしてくれることも多いです。

 

返事が良すぎて仕事量が多くなる場合

次に、返事が良すぎて仕事量が多くなって、オーバーフローする事もあります。これは素敵な事なんですが、塩梅が分からないうちは自分の首を絞る事もあります。

上司も先輩も、「はい、わかりました」っていう人が大好きです。いつもいい返事をくれるので、期待するし、チャンスをたくさんくれます。

 

ですがそれが落とし穴。あなたがいつもいい返事をするもんだから、何でもかんでも依頼されます。「それくらい自分でやってよ」という内容も、「仕事に慣れるために」とか理由をつけて何でもかんでも平気で依頼されるようになります。

 

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上司

うちの犬に餌あげといて

はい、わかりました!!

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TOMO

 

これに対する対処法は、

  1. いつまでにやる必要があるのかを必ず聞くこと
  2. その期日に対して余裕で完了できるのかどうかを検討、可否を必ず伝えること
  3. ひたすら作業に専念できるように、必要なインプット情報をすべてもらう事
  4. 手戻りが無いように、アウトプットイメージは共有すること

とくに手戻りが一番厄介です。終わったと思った仕事が返ってくると、膨大なエネルギーを消費します。

せっかく作業をしても手戻りがあれば、それはやっていないのと同じです。
自分の手を離れるまでが仕事なので、それを邪魔する要素は無くさないといけません。

 

本当に優秀な人は、仕事の速さと手戻りの数の少なさが他人と違います。

そのための方法を確立すれば、あなたの勝ちです。

 

仕事を完成させるための方法が分かれば自分の状態がよくわかるようになるので、もし矢継ぎ早に案件を依頼されたときも自信をもって対応 or 笑顔でやんわりと拒否ができるようになります。

 

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上司

この資料、パワポにまとめといて

 

①いつまでにやるんですか?
②できるかどうかちょっと検討します。
③必要な情報はこれだけでOKですか?
④どんな感じにつくりましょう?

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TOMO

 

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上司

むむむ、、、面倒くさい

 

直属の上司に好かれている=出世するわけじゃないし、雑な仕事の放り投げをされて迷惑なのはこちらなので、

「早くアウトプットを返したいので、完成形がイメージできるように情報をください」

って言ってしまってもいいんじゃないでしょうか。

 

今時それに対して、「自分で考えろ」という人はいないかと思います。

 

とはいえ、忙しくないときにまでそれをやってしまうと自分の成長をブレーキさせてしまうので、いい塩梅を探す努力は必要です。

 

オーバーフローしているときの症状【仕事量が多い時に出る傾向】

仕事量が多くてオーバーフローしていると、いろんな症状が出ます。

もし日常的にこんな症状が出ているときは注意!

  • 電話がひっきりなしに掛かってくる
  • 自分の席の周りに長蛇の列ができている
  • 小さな物事がおっくうになったり、イライラする
  • 思考が停止してしまい、テキパキと動けない
  • タバコの量が増えた
  • メールの返信を含め、レスポンスが遅くなった

 

時間が無くてそわそわ、イライラしてしまったり、
何から手を付けたらいいかわからなくなったりして、目の前の事をひとつずつ片付けるしかできなくなります。

 

オーバーフロー状態の一時的な解消方法【頭の整理と、業務の洗い出し、そして逃げる】

 

仕事量が多すぎてオーバーフローしている時の解決方法として一般的なのは、「まず、自分のやるべきことをすべて書き出してみる」ことです。

そのことによって脳内が整理され、「実はそんなに忙しくなかった」っていう事もよくあります。その場合は、ひたすら作業をこなしていくだけなので、体力と格闘してください。

 

戦い方のヒントはこちら

 

しかし、できるならこのやることリストを活用して、人に依頼する事をお勧めします。依頼する事で空いた時間に、「今後自分が忙しくならないために作業の自動化」について仕組みを整えるとプラス思考な業務の放棄ができます。

 

もう一つ、最初から業務を丸投げしてしまうっていう作戦もあります。

体調不良とか、残業上限とか、なんの言い訳でもいいので思い切って休んでしまうとかして、自分の業務を誰かにやってもらうという作戦。

 

ただしこれは、単純にその場しのぎでしかないので、二回目はないですよ。あくまで最終手段。

 

忙しい時にオーバーフローしないための準備【仕事が多いと嘆かないために】

 

繁忙期に忙しくならないようにするためには、閑散期の過ごし方が大切です。

いかにして、閑散期に仕組みを作り上げられるか?が生産性のカギになります。

 

 

 

人間は仕事を作り出す達人なので、仕事がなければないなりに仕事を作り出します。(パーキンソンの法則)

よくあるのが、

  • 「品質向上のための誰も読まない資料作り」とか
  • 「習慣づけのための毎日5分の掃除」とか
  • 「汚い職場をピカピカにしよう」とか

こんなことが新しく仕事になります。

 

できればそんな仕事は暇な人にやってもらって、あなたは「あなたにしか作れない価値」にこだわってください。

 

 

あなたはいつまでその仕事をやり続けるんですか?10年、20年先も同じ仕事をし続けたいですか?

 

何年たってもやっている仕事が同じというのは、成長していない証拠だし、成長をあきらめた証拠です。

 

このブログを読んでいるという事は、少なからず、仕事のヒントを求めているんじゃないかと思います。あなたはこれからどんどん新しい仕事にチャレンジしていかなくてはなりません。

今の仕事にしがみついている暇があったら一日でも早く、「自分がいなくてもスピーディに仕事が回る仕組み」を作るように頑張るんですね。

 

仕事を誰かに依頼するための作業マニュアルを作るもよし、
自分に部下をつけて自分のコピー人間を作るもよし
逆に上司のコピー人間になるためにくっついて回るもよし、
成長のために何か行動をしましょう。

 

ちなみに有名なトヨタ自動車では閑散期、不景気で仕事がない時を活用して「多能工」という仕組みを作り上げました。

今まで1つの機械に1人しかついていなかったものを、1人で複数の機械を担当させる仕組みです。

 

この取り組みのおかげで誰かが働けなくなった時のリカバリーを前後の工程の人が行ったり、忙しくなって設備が増えた時に、機械を触れる人がたくさんいるのでラインを増やしやすくなったりしました。

 

属人化→チームでのモノづくりのきっかけ「標準化」の生みの親です、

 

いまは残念ながら標準化された業務をひたすらこなし続ける人が多いですが、標準化された仕事は、熟練者が行っても初心者が行っても同じアウトプットしか出ません。

 

誰でもできる仕事は新人と、その教育係に信頼して任せてしまって、あなたは新しい業務の標準化、もしくはアップデートに取り組んでみましょう。

 

 

気づいたら、あなたは仕事が早い人になっているか、会社の収益改善に貢献した優秀な社員となっているはずです。

 

 

サラリーマンは楽しいです。日々試行錯誤しながら勉強して、どんどん挑戦、改善して行くことで素敵な仕組みづくり、素敵な職場づくりを頑張りましょう。

 

それが、「働き方改革」です。

 

<以下、おすすめ記事です>

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