中国で学ぶ新しい働き方

【保存版】中国語を話せるようになるためのロードマップ公開中【全部無料です】







仕事量が多すぎるのでこなせない。という悩みへの一つの答えです。

WRITER
 







この記事を書いている人 - WRITER -
TOMOです。 2020年は予期せぬ日本待機でくすぶりましたが、その間に中国語能力を大きく伸ばしました。 今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・中国語×働き方の組み合わせ をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
詳しいプロフィールはこちら

「仕事が多すぎるのでこなせない」という人のための記事です。

こんな悩みはありませんか?

  • 早く来ても、遅く帰っても仕事が終わらない
  • 仕事が完了する前に、新しい仕事が勢いよく入ってくる
  • 周りの人も忙しそうで、助けを頼める状況ではない
  • 自分のペースで仕事が進められない
  • 電話、訪問などが多く、集中できる環境ではない
  • 以前のミスの対応が忙しい時期に被り、日常に戻れない
  • 忙しすぎて休みを取れない
  • 残業時間の制限がある
  • 最近ミスが増えた
  • 寝付けなくなった
  • 急に震える、涙が出てくる
  • 夢でも仕事のことを考えている

当てはまるものはありますが?
実は、これらすべて2年前の私の状態です。かなりつらいですよね。

 

「仕事が多いです」とキャパオーバーを訴えるのは甘えなのかな?なんて悩みつつ限界まで働き、最後は実際に体調が悪くなり、ダウンする。

 

転職はしましたが、現在は割と元気に仕事をしていて、以前のような症状は今のところ出ていません。

本記事は、今まさに「仕事が多すぎてこなせない!」と思っている人向けに書いています。

 

同テーマで動画を撮りました。

同じテーマでYouTube動画を作りました。
記事とは違う事も話しているので、
お時間のある時にどうぞ。(聞き流しでOKです)

 

仕事量が多すぎる!オーバーフローする理由

仕事量が多すぎてこなせなくなるのは、なぜでしょうか?

▼考えられる理由を5つ挙げてみました。

仕事量が多すぎてこなせなくなる理由
  1. 仕事の勝手がわからず、上手にこなせない
  2. ミスの対策に追われている
  3. 自分しかその仕事をできない
  4. 細かい作業まで、すべて自分でこなそうとしている
  5. スケジュール管理が苦手

ざっと挙げてみましたが、何かに当てはまるんじゃないですかね。

ちなみに当時の私は、3以外全部当てはまりました。普段から報連相と技術共有はしていたので、3だけは当てはまりませんが、それでも仕事はオーバーフローしました。

 

 

仕事が多すぎるときの、身体への悪影響

仕事が多すぎてオーバーフローすると、いくつか悪影響があります。

仕事が多すぎることによる悪影響
  • 体調を崩す
  • メンタルが不調になる
  • 仕事の効率が悪くなる

主にこんな感じです。最終的には仕事の効率がどんどん落ちて、その他の症状がもっと深刻化します。

 

体調を崩す

仕事が多すぎると、慢性的に残業をすることになります。

残業時間は、身体の不調に大きく影響します。

▼(参考と画像引用:厚生労働省HP)

45時間以内の残業、つまり1日当たり2時間程度であればまあ、健康的にはギリ。

ですがこれを超えると徐々に体調が悪くなります。

私は60時間→45時間→80時間の残業を付けさせてもらいましたが、当然外でも仕事はしていて、自覚してから3か月で体調を崩しました。

私の場合は軽傷だったので、風邪をひく、体温が1度くらい上がる、ぼーっとするなどの症状がありました。
一時的に免疫力が弱くなったのかなと思います。

 

メンタルが不調になる

体調が悪いくらいであれば、気合いで乗り切る事もできます。

しかし頑張りすぎると、ある日突然メンタルが不調になります。

私の場合は、「何もしてないのに体が震える、急に涙が出てくる、悪夢を見る、人が前を歩いているとイライラする、人が後ろを歩いていると怖くなる(被害妄想が出る)」などの症状がありました。

月曜日に発症し、水曜日に上司に相談、木曜日に有給、金曜日定時帰り、土日しっかり休んで少し回復しました。早めに相談してよかったです。。

 

私の職場には心の病気を抱えた人が3割ほど頑張って働いていたので、上司が気を使ってくれて事なきを得ました。
幸い上司が話を聞いてくれる人だったので短期間の不調で済みましたが、環境が悪い人ならきっと病院に行かないといけなかったんじゃないかなと思います。

 

仕事の効率が悪くなる

 

仕事の量が多すぎると、途端に仕事の効率が悪くなります。
疲れるので頭は働かないし、ボーっとするので小さなミスが増えるし、根性だけで頑張れなくなってきます。

私は「業務改善」を得意としていたので、余裕がある日は早く仕事を終わらせて業務改善のアプリを作ったりしていました。
しかし仕事量が増えるとこれらはできなくなり、業務中の息抜きと業務改善の手段を失いました。

 

どの仕事から手を付けていいかわからず、終わっていないのに仕事が積まれ、朝7時から夜11時まで働くようになりました。
それでも仕事が終わらず、終電を頻繁に逃し、明らかに仕事の進みが悪くなりました。

 

しかし納期は変わらないので、「やっつけ」で仕事をしたり、書類に目を通すことなく上司に流したり、問題を後回しにするようになります。

結果、大問題が頻発し、不具合処理で会社全体に迷惑を掛けました。

 

 

仕事量が多すぎる時の解消方法【まず一般論です】

 

仕事量が多すぎてオーバーフローしている時の解決方法として一般的なのは、まず、自分のやるべきことをすべて書き出してみることです。

仕事の全体を俯瞰すると頭が整理され、「実はそんなに忙しくなかった」っていう事もよくあります。
その場合は、ひたすら作業をこなしていくだけなので、体力と格闘してください。

 

仕事の効率は、集中力との戦いです。
集中しつつ仕事をこなすためには、「ToDoリスト」だけではなく「行動記録」を付けると良いです。
詳しくは以下の記事で紹介しています。

▶仕事の効率をよくするための業務整理方法

仕事の効率は、行動記録を付けると爆発的に上がります【方法も紹介】

 

もっと仕事を楽にしたい時は、ToDoリストを活用して、人に依頼するのも選択肢です。
仕事の効率がいい人は総じて「人にものを頼むのが上手」です。

 

簡単な作業、または頻度高く同じ作業をする時は、オンラインアシスタントを使う人もいます。
以前オンラインアシスタントについた記事があるので、興味があればご覧ください。

▶生産性を上げるために、オンラインアシスタントを活用する

 

もう一つ、最後の手段。最初から業務を丸投げしてしまうっていう作戦もあります。

体調不良とか、残業上限とか、なんの言い訳でもいいので思い切って休んでしまうとかして、自分の業務を誰かにやってもらうという作戦。

 

ただしこれは、単純にその場しのぎでしかないので、二回目はないですよ。あくまで最終手段。

 

仕事量が多すぎる時の解消方法【個別に悩みにお答えします】

仕事が多すぎてこなせなくなる理由として、先ほどこの5つを挙げました。

仕事量が多すぎてこなせなくなる理由
  1. 仕事の勝手がわからず、上手にこなせない
  2. ミスの対策に追われている
  3. 自分しかその仕事をできない
  4. 細かい作業まで、すべて自分でこなそうとしている
  5. スケジュール管理が苦手

当時の自分にアドバイスをするつもりで、一つずつの悩みにお答えします。

 

 

仕事の勝手がわからず、上手にこなせない

 

あなたが新入社員、または異動直後だとします。
まだ仕事を理解していないタイミングで多すぎる仕事を任されると、当然オーバーフローしますよね。

 

仕事の勝手が分からないのなら、恥ずかしがらずに人に聞くのがベストです。

わからないことが多いのはあなたのせいではなく、仕事の説明の理解が少し足りないんだと思います。
教えるほうにも少しだけ非があります。

私は今でも仕事について聞きまくってます。年上?年下?関係ない、情報を知っていそうな人に沢山相談&質問です。

 

もう一つ、仕事をする際は謙虚な方が良いです。
「自分はどれだけわかっているか」をアピールするよりも、「自分はここまでしかわかっていないですよ」をアピールしたほうが、助けを得やすくて、結果が出やすいです。

 

よくある勘違いとして「自分はこれだけわかっている、すごい」とアピールする人もいますが、それよりも謙虚な人の方が確実に仕事をこなしてくれるので、仕事を依頼する側としては謙虚な人のほうが助かります。

マメに報連相してくれる人には、的確にアドバイスできるので、結果も出やすく、査定もよくなるんじゃないかなと想像したりしています。

 

 

ミスの対策に追われている

 

過去の私の一番の厄介ごとでした。
仕事の勝手もわからず適当にこなし、当然のように不具合指摘を受けます。
不具合の修正自体はギリギリ対応できますが、時に再発防止も必要だったりします。

 

ミスしちゃったものは仕方ないので、秒速で反省文を書いて元の仕事に戻るのが良いと思います。
反省文の書き方については、以下の記事で紹介しています。

反省文の書き方の解説【テンプレート付き】

反省文の書き方はテンプレート化しよう。【本質は、再発防止です】

 

自分しかその仕事をできない

 

自分しかその仕事をできない時、その仕事の受注が増えれば当然一人に仕事が集まります。
こなせなくても助けを呼べない状態、割とよくありますが本来はあってはいけない状態です。

 

何をしたらいいかというと、勝手が分かり始めたタイミングから手順書を作る事です。
二度目三度目と反復が予想されるなら、前もって手順書を作っておくと、後で助かりますよ。

 

手順書を作っておくと、人に説明する時の資料にしやすいし、その人が手順書を更新してさらに周りの理解が深まる事も期待できます。たたき台が一番大変ですが、それを作る人は価値が高いです。

 

ちなみに手順書づくりは代行業者もあります。
忙しくて手順書を作っていられない人には良い情報かもしれません。

マニュアル作成代行業者「マニュスター」について記事にしました

●働き方改革の味方。手順書作成の代行を使って作業を標準化しよう

 

細かい作業まで、すべて自分でこなそうとしている

 

仕事を振られると、なんか全部自分でやらなきゃいけない気がしませんか?

  • 問い合わせ対応
  • 会議の招集
  • 会議の資料作り
  • 設計
  • 日程確認、催促
  • 現場対応
  • 出荷前の書類づくり
  • アフターフォロー

などなど、細かく挙げればキリがないくらい、仕事がたくさんあります。

 

自分でやろうと思えば(能力的には)できるけど、でも全部を自分でやる「必要」はありませんよね。
最初は全部一通り自分でやるのは良いことだと思います。
勝手が分かっていれば、人に依頼をする時に細かい内容まで説明ができるので、最終的に自分を助けることになります。

しかし、いつまでも自分でやるのはナンセンス。

 

設計者は設計に専念して、設計した内容についてだけ対応すればいいし、日程の確認はその人がやれば良いですよね。
何でもかんでもやろうとするのは大変なので、自分がやらなくてもいいように仕組みを作っておくと便利です。

 

 

例えば私は今、唯一の日本人として中国の会社で働いています。
日本語関係はすべて私の仕事です。

色んな書類の日中翻訳を頼まれますが、ダントツで面倒くさいのがチェックシートの翻訳。
同じ単語ばかり出てきて面倒くさいので、辞書式完全一致の条件付きでエクセル表を翻訳できるソフトを作りました。

下の記事で紹介しています

繰り返し同じ仕事をしている人は、自動化して改善すると時間が獲得できるという話

●繰り返し同じ仕事をしている人は、改善すれば時間が獲得できる話

 

 

スケジュール管理が苦手

 

スケジュール管理が苦手だと、仕事がオーバーフローしやすいです。
「どの仕事を、いつまでにやらなきゃいけないのか」を明確にしておくと、少し楽になります。

まずおすすめなのがToDoリスト。

スマホアプリでもいいですが、私は手書きに拘っています。

 

▼Amazonでも売ってます。

 

 

もう一つ、やるべきことを明確に、さらにスケジュール感を守るために、行動記録を付けるのもお勧めです。

仕事の効率は、行動記録を付けると爆発的に上がります【方法も紹介】

 

 

無事に、仕事の悩みが解決されると嬉しいなと思います。

以下はおまけです。

 

仕事量が多いと思っている人は、他にもいますか?

あなたの会社には、「仕事量が多すぎる」と困っている人は他にもいませんか?

2018年にチューリッヒが実施した調査では、男性の30%程度、女性の25%程度の人が「仕事の量が多い」と回答しています。

 

▼参考画像(マイナビニュースより引用

 

もし、同世代の同僚と比べて明らかにあなたの仕事が多い場合、会社から期待されている可能性があります。

忙しい部署=優秀な人を入れて、解決したい

忙しい部署=会社のカギを握っている部署

実際私も異動の度に周りから「ドンマイ、ブラック部署だね」と言われ続けました。
退職を申し出たときに上司からも、「次回ひとつ職級を上げようと思っていた」と言われました。
退職後、外からは「期待されている人材」と言われていたことを知りました。

 

とはいえ嫌なものは嫌、お給料よりも健康の方が大切です。
昇進と現状のストレスを比べて、我慢できそうであればもうあと少しだけ、頑張ってみるのも一つの手です。

 

 

逆に同僚も忙しい場合は、会社の仕組みが崩壊している可能性があります。

その場合は、早めに転職を考えておくと、良いかもしれません。
ブラックな会社や部署は、同業他社からも知られていることが多いので、数年働いていると「我慢強い人、仕事の回せる人」という評価をもらえることがあります。

私の先輩は同業のもっと大きな会社に、より良い待遇で転職していきました。

 

 

忙しい時にオーバーフローしないための準備【仕事が多いと嘆かないために】

 

繁忙期に忙しくならないようにするためには、閑散期の過ごし方が大切です。

いかにして、閑散期に仕組みを作り上げられるか?が生産性のカギになります。

 

仕事量が多すぎてオーバーフローする時は、

  • 自分の業務量を把握する
  • 誰かに任せる
  • 勇気を出して撤退する
が基本戦略です。

自分が仕事をしなくても業務が回る仕組みを作ればいいので、できそうなところから試してみてください。

▶仕事量が多い時の対処法と便利なサービスの紹介

●仕事のストレスの減らし方【働き方改革の本質は、働かない事】

 

人間は仕事を作り出す達人なので、仕事がなければないなりに仕事を作り出します。(パーキンソンの法則)

よくあるのが、

  • 「品質向上のための誰も読まない資料作り」とか
  • 「習慣づけのための毎日5分の掃除」とか
  • 「汚い職場をピカピカにしよう」とか

こんなことが新しく仕事になります。

 

できればそんな仕事は暇な人にやってもらって、あなたは「あなたにしか作れない価値」にこだわってください。

 

 

あなたはいつまでその仕事をやり続けるんですか?10年、20年先も同じ仕事をし続けたいですか?

 

何年たってもやっている仕事が同じというのは、成長していない証拠だし、成長をあきらめた証拠です。

 

このブログを読んでいるという事は、少なからず、仕事のヒントを求めているんじゃないかと思います。あなたはこれからどんどん新しい仕事にチャレンジしていかなくてはなりません。

今の仕事にしがみついている暇があったら一日でも早く、「自分がいなくてもスピーディに仕事が回る仕組み」を作るように頑張るんですね。

 

仕事を誰かに依頼するための作業マニュアルを作るもよし、
自分に部下をつけて自分のコピー人間を作るもよし
逆に上司のコピー人間になるためにくっついて回るもよし、
成長のために何か行動をしましょう。

 

ちなみに有名なトヨタ自動車では閑散期、不景気で仕事がない時を活用して「多能工」という仕組みを作り上げました。

今まで1つの機械に1人しかついていなかったものを、1人で複数の機械を担当させる仕組みです。

 

この取り組みのおかげで誰かが働けなくなった時のリカバリーを前後の工程の人が行ったり、忙しくなって設備が増えた時に、機械を触れる人がたくさんいるのでラインを増やしやすくなったりしました。

 

属人化→チームでのモノづくりのきっかけ「標準化」の生みの親です、

 

いまは残念ながら標準化された業務をひたすらこなし続ける人が多いですが、標準化された仕事は、熟練者が行っても初心者が行っても同じアウトプットしか出ません。

 

誰でもできる仕事は新人と、その教育係に信頼して任せてしまって、あなたは新しい業務の標準化、もしくはアップデートに取り組んでみましょう。

 

 

気づいたら、あなたは仕事が早い人になっているか、会社の収益改善に貢献した優秀な社員となっているはずです。

 

 

サラリーマンは楽しいです。日々試行錯誤しながら勉強して、どんどん挑戦、改善して行くことで素敵な仕組みづくり、素敵な職場づくりを頑張りましょう。

 

それが、「働き方改革」です。

 

 

 

私は独学でプログラミングを勉強して会社の業務改善をしていましたが、
実はプログラミングを3か月で就職可能レベルまで鍛えられる塾があります。

もし勇気があれば、無料で受けられるみたいなので
覗いてみてください。

未経験から最短3カ月でプログラマーへ!!【0円スクール】

こういうのって、どうやって収益化してるんだろう。
気になりますね。

 

この記事を書いている人 - WRITER -
TOMOです。 2020年は予期せぬ日本待機でくすぶりましたが、その間に中国語能力を大きく伸ばしました。 今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・中国語×働き方の組み合わせ をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
詳しいプロフィールはこちら

- Comments -

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

Copyright© Try!TOMO , 2018 All Rights Reserved.