仕事の効率が悪い人におすすめ。行動記録をつけると作業が超はかどる

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんにちは、TOMOです。

 

今日の記事は、仕事の効率が悪いなと感じている人にとって素敵な情報になると思います。

 

私も今年の終わりからサラリーマンに復帰しますが、絶対に活用しようと思う業務管理術を発見しました。気になる人は是非読んでみてください。

 

では本文どうぞ!

 


改めてこんにちは、TOMOです。

サラリーマンを辞めてから、収入を得るためには自分で自分を律しながら頑張るという必要が出ました。
今後中国で生活していくので、当面の目標は中国語を勉強することでした。

とはいえ毎日勉強していると飽きます。スケジュール通りになんて絶対に進みません。

 

 

世間で言われているような時間管理術を試してもうまくいかないし、ToDoリストを作って処理していくのも確かに頑張る動機付けにはなるし、忙しい自分の頭を整理するために非常に効果的でしたが

自分で自由に時間を使えるようになると、つい後回しにしてしまう癖がつきます。

やらなくても叱られないし、ドキドキしないので、本当にダラダラします。

 

 

ToDoリストはあくまで、「とりかかることリスト」であって、「終わらせることリスト」ではないということを理解しました。

 

今回は、ToDoリストではなく、「今日絶対に終わらせるんだ!」という
ToFinishリストを使って行動記録を取ると仕事がはかどる話をしたいと思います。

 

仕事の効率が悪い人におすすめ。行動記録をつけると作業が超はかどる

「今日の仕事は、この時間までにここまで終わらせたい」と思ったときに、スケジュール帳に時間ごとのタスクを書くというテクニックがあります。わだっしーさんの手帳術でも紹介されているやつです。

自分の仕事を行動単位まで分解して、整理して、制限時間内にこなしていくという技術です。

 

私も試してみたんですが、こんな難しさがありました。

  • 自分の作業にかかる時間をある程度把握できていないとスケジュールが大幅に遅れる
  • 作業が早く終わると休憩しちゃって戻ってこれなくなる
  • やる気はあるけどスケジュールが休みだと作業ができない

思考停止で挑戦してみると、スケジュール通りに動くロボットになるので、ちょっと難しかったです。
特に、時間の見積もりですね。

やる気があれば早く終わるし、やる気がないと全然終わらない。

これが解決できませんでした。

 

そこで、新しいスケジュール術を思いつきました。
ToFinishリストと行動記録です。

 

説明が難しいので画像でどうぞ。

 

仕事が遅い人必見!ToFinishリストと行動記録のつけ方。作業はこうするとはかどる

今日終わらせたいことを、ToFinishリストに書き込みます。
あとはざっくり、どの時間にどれだけこなすかを見積もって、
作業を開始する前に行動記録にスタート時間を記入します。

これが特徴。
作業を始める前に、「自分はこれに集中するんだ」と強く念じることができるので、
途中で別のことをし始める機会が大幅に減ります。

 

結果、これが大成功。
一週間試してみたら、こなしたタスクが多い日と少ない日の違いのデータが取れました。

 

ToFinishリストと行動記録をつけると、1日でこなせるタスクが倍になる

調子が良かった日
調子が悪かった日

 

調子のいい日は、午前中にToFinishリストのタスクの半分以上を消化できています。

作業時間も午前中に5時間取れています。

次の日に残してしまったタスクは、16個中1つだけでした。完了数は15です。

 

調子の悪かった日は、タスクの数が少なかったにも関わらず完了できませんでした。8個中1つのタスクを残しました。完了数は7です。

行動記録をつけずに行動したので、何を今からやるのか、何が終わったのかが曖昧になりました。そして、ダラダラ過ごしても記録に残らないのでやる気が出ない。

 

成果の多寡に大きくかかわっているのは、行動記録をつけるかどうか。です。

作業前に「これをやるぞ」というコミットが低いために作業に集中できず、時間を無駄にしました。

 

仕事が遅いのは、集中力が低いから。行動記録をつけると自然に作業が進むようになる

仕事のスピードは、能力によるものよりも、集中力によるものが大きいです。

能力が足りない場合はスピード云々よりもそもそも完了できないので能力的に完了が可能なタスクの場合は集中力がものを言います。

 

おすすめは行動記録を作業開始前につけること。こうすることで「自分は今からこれをやるんだ」と脳に深く印象付けることができます。

もしこれを作業完了後につけると、面倒くさいのでたぶん続きません。

 

もう集中力を上げるための工夫が、ToDoリストではなくてToFinishリストと呼ぶことです。

ToDoは、「やりさえすればOK=終わらなくてもセーフ」な気がするので最悪終わらなきゃ明日やればいいマインドになりやすいです。

ToFinishリストは「終わらせることリスト」なので、終わらなきゃ全部アウトです。

このナチュラルな圧力が最高です。

 

やってみると結構はかどるので、一度試してみてください。

なんていう本だったか忘れちゃいましたが、図書館で読んだ本で、似た定義の言葉として「予実管理」と呼ばれていました。

 

 

ちなみにToFinishリストは私の勝手な造語なので、人に話しても伝わりません。(ニュアンスはわかりやすいですが)
というわけでぜひ、仲間にも広めてみてください。みんなで共有して、みんなで早くおうちに帰ろう!

 

<以下おすすめ記事です>

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