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仕事の効率が悪い人におすすめ。行動記録をつけると作業が超はかどる

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TOMO
TOMOです。 2020年は予期せぬ日本待機でくすぶりましたが、その間に中国語能力を大きく伸ばしました。 今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・中国語×働き方の組み合わせ をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんにちは、TOMOです。
今回は、「行動記録を付けると仕事効率が良くなる」というお話をします。

 

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予定通りに仕事が終わらない

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つい、途中でダラけちゃう

こんな悩みにお答えします。

 

いきなり結論ですが、
仕事の効率が悪い人は、行動記録を付けながら仕事をすると作業が捗ります。

 

仕事の効率が悪い人の特徴は

  • 今、何の作業をしているのかよくわからない
  • 色んな作業に同時に取り掛かっている
  • 集中力がない

 

こんな感じですかね。

 

私も過去はそんな感じでした。

あれもこれも、同時に手を付けて、結果何一つ終わらず叱られる。
終わらせようと残業を頑張るも、その最中に別の仕事が入ってきて、気づいたら5個も6個も仕事を同時に取り掛かっているなんて事が平気でありました。

結果、オーバーフローしました。

▶仕事が多すぎてオーバーフローした時の対処法

 

世間で言われているような時間管理術を試してもうまくいかないし、ToDoリストを作って処理しようと思っても終わり切らない。

 

そんな時に気づいたことがあります。

仕事が終わらないのは、自分の能力の問題ではなく、集中力の問題でした。

 

仕事の効率が悪い人は、自分が管理者になったつもりで仕事を進めるのがおススメです。

そのための方法が、「行動記録を付けながら仕事をする事」です。

 

仕事の効率が悪い人におすすめ。行動記録をつけると作業が超はかどる

「今日の仕事は、この時間までに終わらせたい」と思ったときに、スケジュール帳に時間ごとのタスクを書くというテクニックがあります。

簡単に説明すると

○時~〇時:Aの仕事

×時~×時:Bの仕事

△時~△時:Cの仕事

こんな感じに目標を書きます。

 

私も試してみたんですが、こんな難しさがありました。

  • スケジュールが大幅に遅れる
  • 作業が早く終わると休憩したまま、戻ってこない
  • スケジュールの空白時間に作業ができない

時間の見積もりが上手く行かず、どうしてもスケジュールと実際のアウトプットに差が出ます。

 

そこで、新しいスケジュール術を思いつきました。

ToFinishリストと行動記録です。

 

説明が難しいので画像でどうぞ。

 

仕事が遅い人必見!ToFinishリストと行動記録のつけ方。作業はこうするとはかどる

今日終わらせたいことを、ToFinishリストに書き込みます。

あとはざっくり、どの時間にどれだけこなすかを見積もって、、、

 

作業を開始する前に行動記録にスタート時間を記入します。

 

作業を開始する前に行動記録を付けるのが特徴です。

「自分はこれに集中するんだ」
と強く念じることができるので、途中で別の事に逃げるリスクが大幅に減ります。

 

結果、これが大成功。
一週間試してみたら、こなしたタスクが多い日と少ない日の違いのデータが取れました。

 

ToFinishリストと行動記録をつけると、1日でこなせるタスクが倍になる

調子が良かった日
調子が悪かった日

 

調子のいい日は、午前中にToFinishリストのタスクの半分以上を消化できています。

作業時間も午前中に5時間取れています。

次の日に残してしまったタスクは、16個中1つだけでした。完了数は15です。

 

調子の悪かった日は、タスクの数が少なかったにも関わらず完了できませんでした。8個中1つのタスクを残しました。完了数は7です。

行動記録をつけずに行動したので、何を今からやるのか、何が終わったのかが曖昧になりました。そして、ダラダラ過ごしても記録に残らないのでやる気が出ない。

 

成果の多寡に大きくかかわっているのは、行動記録をつけるかどうか。です。

作業前に「これをやるぞ」というコミットが低いために作業に集中できず、時間を無駄にしました。

 

仕事が遅いのは、集中力が低いから。行動記録をつけると自然に作業が進むようになる

仕事のスピードは、能力によるものよりも、集中力によるものが大きいです。

能力が足りない場合はスピード云々よりもそもそも完了できないので能力的に完了が可能なタスクの場合は集中力がものを言います。

 

おすすめは行動記録を作業開始前につけること。

こうすることで「自分は今からこれをやるんだ」と脳に深く印象付けることができます。もしこれを作業完了後につけると、面倒くさいのでたぶん続きません。

 

ToDoリストではなくてToFinishリストと呼ぶのもおススメです。

ToDoは、「やりさえすればOK=終わらなくてもセーフ」な気がするので最悪終わらなきゃ明日やればいいマインドになりやすいです。

ToFinishリストは「終わらせることリスト」なので、終わらなきゃ全部アウトです。

このナチュラルな圧力が最高です。

 

 

やってみると結構はかどるので、一度試してみてください。

なんていう本だったか忘れちゃいましたが、図書館で読んだ本で、似た定義の言葉として「予実管理」と呼ばれていました。

 

 

ちなみにToFinishリストは私の勝手な造語なので、人に話しても伝わりません。(ニュアンスはわかりやすいですが)
というわけでぜひ、仲間にも広めてみてください。みんなで共有して、みんなで早くおうちに帰ろう!

 

 

 

関連記事

最後に、仕事の効率を高めるためのオススメの記事の紹介です。

▶仕事が多すぎてオーバーフローした時の対処法

一度仕事に躓くと、あっという間にタスクが積み上がり、オーバーフローします。一旦落ち着いて、仕事の全体像を俯瞰してから作業に取り掛かると、落ち着いてタスク完了を目指せます。

 

▶オンラインアシスタントの紹介

タスクを整理して、仕事の進め方を整理したら、その仕事をあなたがする必要はもうありません。日々積まれるタスクを無抵抗にこなすのではなくて、即誰かにパスできるような仕組みを作る方法を紹介しています。

 

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TOMOです。 2020年は予期せぬ日本待機でくすぶりましたが、その間に中国語能力を大きく伸ばしました。 今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・中国語×働き方の組み合わせ をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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