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仕事の効率は、行動記録を付けると爆発的に上がります【方法も紹介】

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TOMOです。 2020年は予期せぬ日本待機でくすぶりましたが、その間に中国語能力を大きく伸ばしました。 今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・中国語×働き方の組み合わせ をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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仕事を早く終わらせるための記録術についての記事。

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予定通りに仕事が終わらない

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つい、途中でダラけちゃう

こんな悩みにお答えします。

 

予定通り、納期通りに仕事が終わらない人は、「時間の感覚がずれている」可能性大です。

「やる事が多すぎて時間が足りない」って悩んでいて、当然仕事が終わりません。
でも仕事が減ったとしても、「時間があるからまあ大丈夫でしょ」と思ってしまい、結局終わりません。

仕事の分量と納期に間に合うかどうかは別問題である事もおおくて、一番のコツは「時間にどれだけコミットできるか」だったりします。

 

一番簡単な解決方法は、行動記録を付けながら仕事をすることです。

仕事の効率が悪い人の特徴は

  • 仕事の全体量が分かっていない
  • 仕事の優先順位を決めていない
  • 色んな仕事に同時に取り掛かっている
  • 今の仕事を無意識に選んだ
  • 集中力がない

こんなのが当てはまると思います。

 

私も過去はそんな感じでしたし、今も意識し忘れるとそうなります。

あれもこれも、同時に手を付けて、結果何一つ終わらず叱られる。
終わらせようと残業を頑張るも、その最中に別の仕事が入ってきて、気づいたら5個も6個も仕事を同時に取り掛かっているなんて事が平気でありました。

結果、オーバーフローしました。

▶仕事が多すぎてオーバーフローした時の記事

仕事量が多すぎてオーバーフロー。そんな状態で頑張らないで

 

世間で言われているような時間管理術を試してもうまくいかないし、ToDoリストを作って処理しようと思っても終わり切らない。

 

そんな時に気づいたことがあります。

仕事が終わらないのは、自分の能力の問題ではなく、集中力の問題でした。

 

仕事の効率が悪い人は、自分が管理者になったつもりで仕事を進めるのがおススメです。

そのための方法が、「行動記録を付けながら仕事をする事」です。

 

仕事の効率は、行動記録を付けると爆発的に上がる

 

「仕事を早く終わらせるためには、取り掛かる前にリスト化すると良い」

こんな話を聞いたこと、ありますよね。

○時~〇時:Aの仕事

×時~×時:Bの仕事

△時~△時:Cの仕事

こんな感じに目標を書きます。ToDoリストといった感じですね。

 

私も試してみたんですが、こんな難しさがありました。

  • スケジュールが大幅に遅れる
  • 作業が早く終わると休憩したまま、戻ってこれない
  • スケジュールの空白時間に作業ができない
  • 突発業務が入ると対応できない

時間の見積もりが上手く行かず、どうしてもスケジュールと実際のアウトプットに差が出ます。
電話がかかってきたら、ジ・エンドです。

 

そこで、新しいスケジュール術を思いつきました。

ToFinishリストと行動記録です。

 

▼説明が難しいので画像でどうぞ。

 

こんな感じです。

使い方の手順は2つ

仕事の効率を上げる記録術4ステップ
  1. 細かい内容でも、やる事を全部書き出す
  2. 「朝」「昼」「夕方」の大きなくくりで締め切りを決める
  3. 取り掛かりの時間を記録してタイムアタック
  4. 作業中は他のことに取り掛からない

使いこなせるようになると、仕事のスピードが2倍くらい早くなりました。

 

仕事の記録を付けると、楽しみながらスピードアップできます。


仕事の効率を上げたい時に「気合いを入れる」はナンセンス。
理由は、気合はストレスなので、長続きしづらいから。

一番いいのは、「仕事自体を楽しみながらできる工夫」です。

どうせ仕事は楽しくないので、決まった制約の中で最大限楽しくするには「ゲーム性を持たせる」のがコツだと思います。

 

仕事にゲーム性を持たせる行動記録の付け方
  • 終わらせたいことを細かくリスト化する(15~30分単位まで)
  • ざっくり「朝」「昼」「夕方」と、やる時間を分ける
  • 作業に取り掛かるときに、「何を」「いつから」取り組むかを記録
  • 終わるまで他の事は一切手を付けない(30分程度)
  • 終わったら終了時間を記録

仕事をタイムアタックゲームに変えて遊びながらこなしていきます。

コツは、「30分単位まで細かく分解すること」です。

細かさの理由は、一般論からです。
30分を超えると集中力が落ち始めるからです。

作業中に人が来ても30分なら待ってもらえるし、30分なら集中が続きやすいので、この細かさがちょうどいいかなと思っています。

 

また、30分経つまでは息抜きも禁止なので、30分経ったら思いきりご褒美をあげます(ただし短時間)

  • Twitterをするでもいいし
  • コーヒーを入れるでもいいし
  • お菓子を食べるでもいいし
  • 一服してもいいし

 

メールを見るのもこの時間が良いです。
メールを見ると意外と時間がたっちゃうので、チェックだけはこの時間に、返信は決まった時間に行うと良いです。

 

 

ToFinishリストと行動記録をつけると、1日でこなせるタスクが倍になった

実際にToFinishリストと行動記録を付けたら、集中力が格段に上がり、こなせるタスクが倍になりました。

 

▼ToFinishリストと行動記録をきちんとつけた日は、一日でたくさんの事を終えられました。

 

 

 

▼行動記録を真面目に付けなかった日は、全然作業してないです。時間を無駄遣いしました

きちんと行動記録を付けた日は、午前中にToFinishリストのタスクの半分以上を消化できました。
集中力が高まったので、自分が自分を評価している実力よりも、早く物事が進んだからです。

作業時間も午前中に5時間取れていて、予定通りの作業だけに集中できていることが分かります。

最終的にこの日に完了できたタスクは15個でした。

 

 

行動記録をきちんとつけなかった日は、タスクの数が少なかったにも関わらず完了できませんでした。
最終的にこの日に完了できたタスクは15個でした。

 

行動記録を付けなかっただけなんですが、

  • 今自分は何をやっているのか
  • 何が終わったのか
  • 何が残っているのか
  • 終わるまでにどれだけ時間がかかるのか

これらが全く把握できず、ついTwitterで遊んじゃって、全然作業ができませんでした。
記録に残らず過ぎた時間は、基本的に「勿体ない時間」です。

スマホのアプリ使用時間を見てみるとわかりますが、

Twitterとか

LINEとか

ブラウザとか

こんなのが使用時間の上位に挙がってるんじゃないですかね。

 

仕事の効率は、行動記録を付けるかどうかが大きくかかわっていることが分かりました。

そして行動記録を付けるコツは、「取り掛かる前」と「完了したとき」に記録を付けることです。
作業前に「これに取り掛かるんだ」と意識しやすく、集中しやすくなります。
また、時間をオーバーしやすいタスクを見直すことができて、時間に対する感度が高くなります。

 

 

仕事が遅いのは、集中力が低いから。

仕事のスピードは、能力によるものよりも、集中力によるものが大きいです。

 

おすすめは行動記録を作業開始前につけること。

こうすることで「自分は今からこれをやるんだ」と脳に深く印象付けることができます。
もしこれを作業完了後につけると、面倒くさいのでたぶん続きません。

 

ToDoリストではなくてToFinishリストと呼ぶのもおススメです。

ToDoは、「やりさえすればOK=終わらなくてもセーフ」な気がするので最悪終わらなきゃ明日やればいいマインドになりやすいです。

ToFinishリストは「終わらせることリスト」なので、終わらなきゃ全部アウトです。

このナチュラルな圧力が最高です。

 

 

やってみると結構はかどるので、一度試してみてください。

なんていう本だったか忘れちゃいましたが、図書館で読んだ本で、似た定義の言葉として「予実管理」と呼ばれていました。

 

 

ちなみにToFinishリストは私の勝手な造語なので、人に話しても伝わりません。(ニュアンスはわかりやすいですが)
というわけでぜひ、仲間にも広めてみてください。みんなで共有して、みんなで早くおうちに帰ろう!

 

 

関連記事

最後に、仕事の効率を高めるためのオススメの記事の紹介です。

▶仕事が多すぎてオーバーフローした時の対処法

一度仕事に躓くと、あっという間にタスクが積み上がり、オーバーフローします。一旦落ち着いて、仕事の全体像を俯瞰してから作業に取り掛かると、落ち着いてタスク完了を目指せます。

 

▶オンラインアシスタントの紹介

タスクを整理して、仕事の進め方を整理したら、その仕事をあなたがする必要はもうありません。日々積まれるタスクを無抵抗にこなすのではなくて、即誰かにパスできるような仕組みを作る方法を紹介しています。

 

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