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仕事のできる人のスケジュールの立て方。目的のない進め方はしない

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めて、 新しいことにひたすら挑戦し続ける年にします。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! サラリーマンとしての知見 大好きな健康情報 筋トレ、野球関係 近々投資関係も勉強して記事化します。

こんにちは、TOMOです。
働き方改革によって、今までの様に時間で業務量を解決する手段が使えなくなり
仕事ができない人は息苦しい時代になってきました。

 

とはいえ仕事をしないと豊かな生活はできないので、
私たち自身も働き方をアップデートしなくてはいけません。

そこで、仕事のできる人のやり方を見ていたら、
スケジュールの立て方に一つの基準がある事がわかったので
それを皆さんと共有したいと思います。

 

この記事では、

  • 仕事のできる人の特徴
  • 仕事のできない人の特徴
  • 仕事のできる人になるためには

について詳しく解説しています。
あなたの悩みのヒントになれば幸いです。

 

仕事のできる人のスケジュールの立て方。目的のない進め方はしない

仕事のできる人は、目的のない仕事の仕方をしません。
スケジュールの立て方にコツがあるようで、
そのコツさえマスターできれば、頭がよくなくても、特別なスキルが無くても
自然と仕事ができるようになっていきます。

仕事のできる人の特徴

  1. 集中力がある
  2. 優先順位が決まっている
  3. 準備と段取りが徹底されている

仕事ができる人のほとんどが、上の三つの要素を満たした状態で
業務を進めています。
具体的に見てみましょう。

 

仕事のできる人は集中力がある

仕事のできる人は集中力があります。
作業を始めたらそれはもう、怒涛の勢いでアウトプットを出してきます。
このアウトプットのはやさに、集中力が大いに関係しています。

あなたが英単語の暗記をしている時に
テレビを見ながら暗記作業をするのと
自室で静かな環境で暗記作業をするのでは
後者のほうが早く暗記できますよね。
ここに関わってくるのが、集中力です。

仕事の際にもこの集中力を発揮できれば強いです。
自分一人で作業をしている時は、
集中力を切らさずに上手にアウトプットできるような仕事の仕方をしましょう。

具体的には

  1. デスク周り、パソコンの画面内を整理整頓して、余計な情報をシャットアウト
  2. メールや電話があっても、作業をその場で変更しない
  3. 休憩をしっかりと取る

この3つがコツです。
コツについての解説は、「仕事のできる人になるためには」の項で行います。

集中力を高めながら仕事をする方法はこちらの記事で解説しています。

 

当てはまったら要注意!仕事のできない人の特徴。

仕事のできない人は、仕事の仕方がブレブレです。
とはいえ仕事の仕方について教えてもらう機会が無いのでしょうがないです。
今からやり方を変えるだけでいくらでも仕事の効率は良くなります。

まずはこれに当てはまったら要注意!の仕事の仕方をご紹介。

 

  1. 目の前の仕事から順番に取り組む
  2. 今の仕事の先に何があるのかが分からない
  3. 後回し癖がある

上三つのどれかが当てはまるとピンチです。すぐ直しましょう。
簡単に解説します。

 



<目の前の仕事から順番に取り組む>

目の前の仕事から順番に取り組むというのは、
今日を定時で帰るための見積もりができていないという事。
集中力MAXの状態が続くならそれでも終わりますが、そうはいかないので
集中力が切れてもこなせるタスク、集中力が必要なタスクによって順番を入れ替えましょう。

無駄なく早く帰りたいなら、その日、その週の予定を把握する事をおススメします。

参考記事はこちら。



<今の仕事の先に何があるか分からない>

今の仕事の先に何があるか分からないと、
次の仕事に対して前もって準備する事ができなくて、
次の工程に移動した時に後戻りが発生する可能性があります。
次以降の工程で何があると便利なのかを意識しながら仕事を進めましょう。

目標の先にどんな未来が待っているか?を考えて、ワクワクしながら仕事をしましょう。



<後回し癖がある>

後回し癖があると、最終的には常に対処が後手後手になって
スケジュールどころじゃなくなります。
メールは見たらすぐ返信、電話も同様。
自分の手元にボールを残さないのがコツです。

仕事のできる人になるためのスケジュールの立て方

仕事のできる人は、

  1. 集中力がある
  2. 優先順位が決まっている
  3. 準備と段取りが徹底されている

という特徴がある話をしました。
そのための方法を解説します。

 

仕事のできる人は集中力がある

仕事のできる人の特徴の一つに、
「集中力がある」というのを紹介しました。
集中力をキープするためには、3つのコツがあります。

 

  1. 整理整頓
  2. 電話、メールにぶれない
  3. 休憩をしっかりとる

それぞれについて解説します。

 



<整理整頓の重要性>
自分の周りに入ってくる余計な情報を遮断して、
「今やるべき仕事」に集中できるような状態を作ると
勝手に集中できる環境が出来上がります。
例えば私のPCって、デスクトップには何もないんです。
必要な資料は作業開始時にデスクトップに保存して、
使い終わって不要になれば削除。
必要であれば保存領域(個人ならクラウド、フラッシュメモリ。会社ならサーバー)に保存します。

こうする事で、必要なものを探す時間や迷う時間が無くなるので
集中力を切らしません。

 




<電話、メールによって作業を変更しない>

自分が朝いちばんに立てた計画通りに物事が進んで初めて、
計画通りに帰宅ができます。
それを突然入ってくる横やりに乱されたら、
予定の立て直しから始まるので時間の無駄です。
本当であれば電話も無視したいですが、
できない状況であれば折り返しかけ直す旨を伝えて、
作業がひと段落したときにかけ直す。
メールであればさっさと返信して5分以内に作業に戻ります。
時間のかかる内容であれば、「後ほど回答します」と返信して
手がすいたら作業に取り掛かりましょう。

よくある間違いとして、電話が掛かってきたら電話の内容に業務を合わせる
メールが来たら時間がかかろうが一番にこなすというものがありますが
こんなことしたら新しい仕事から順番に進むので、いつまでたっても本来の業務が完了しません。

 



<休憩をしっかりとる>
人間、何時間も連続して集中が続くことはありません。
ポモドーロテクニックでは25分に1度休憩をしています。
そこまで頻繁でなくとも、45分~1時間に1回は休憩をとりましょう。
コツは作業の完了のタイミングではなくて、
時間が来たら強制的に休憩です。

このように、仕事のできる人はメリハリのある仕事の仕方をしているのが特徴です。

 

仕事のできる人は優先順位を考えている

仕事のできる人は取り掛かる作業の優先順位を常に考えています。

  • 集中力を要する仕事はどれか?
  • 人に振れる仕事は無いか?
  • 期日の近いものはどれか?

こんなことを日々考えています。
この中で重要なのが、集中力を要する仕事と、人に振れる仕事です。
自分が取り掛かるべき仕事は「自分じゃないとできない仕事」なので
自分じゃなくてもできる仕事は積極的に人に振ったり、プログラムやエクセル関数などで自動化します。

次に見るべきが「集中力を要する仕事」

一日に何件も集中力を要する仕事をこなすのは不可能なので、
集中力を要する仕事の後には集中力のいらない仕事をスケジュールします。
基本的な考えとして、
集中力の必要な仕事を朝一に完了してから、メールの対応や会議の参加などを予定します。

せっかく会社に行っても集中できるのは最初の2~3時間くらいです。
そこに、本日のメインディッシュを持ってきましょう。

 

仕事のできる人は準備と段取りがしっかりできている

仕事のできる人は段取りの完璧具合が凄いです。
仕事は段取り8割と言われますが、
実際に仕事のできる人を見ると本当にそれを実践しているのが分かります。

 

私たちが簡単にできる仕事の準備とは、
スケジュールした仕事の順番に上から資料を並べて準備しておいたり
そのタスクで使用する要素やツールだけをパソコンのデスクトップに残したりします。

作業に集中するための環境づくりをして、
そこから作業に取り掛かる。

終わったら次の棚から仕事を引っ張り出してきて同じように繰り返していきます。

 

最後に。仕事に追われないで、仕事を自分で取れるような仕事をしよう

先日こんなツイートをしました。

 

「仕事をくれたら頑張ります」というと、一見やる気があって素敵な事に見えますが
これって実際は「自分で仕事を探す気ないんで、適当に給料だけください」と言っているようなもんですよね。

 

仕事はそうじゃなくて、
会話の途中で、「○○が××ならなー」っていう悩みに対して
「それ、私なら解決法を提案できるかもしれません!」
って言えるのが最高です。

 

仕事をくださいと言っているうちは、仕事に追われて自分らしい働き方ができません。
仕事の楽しさを忘れる理由にもなり得ます。

正しくは、仕事を作る立場になって、自分で仕事を勝ち取ってくることです。
仲間がいれば大丈夫。
難しい仕事も、取って来ちゃえば後はやるだけです。
やり始めちゃえば難しいこともなんだかんだでできちゃいます。

周りを見てください。あなたには素敵な仲間がたくさんいます。

仕事を取るためにはまず、自分の仕事を整理してから。
働き方改革、頑張りましょう。

<以下、おススメ記事です。>

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