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ビジネスの常識。メールやチャットの返信は早い方が良いです。ボールは抱えない

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めて、 新しいことにひたすら挑戦し続ける年にします。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! サラリーマンとしての知見 大好きな健康情報 筋トレ、野球関係 近々投資関係も勉強して記事化します。

 

こんにちは、TOMOです。
最近、作業のスピード感が出てきて、夕方になると少しヒマ感が出てきます。
そっからもう少し作業をするだけの集中力が出ると良いんですが、
今のところ訓練中。新しいこと始めるための情報収集に使っています。

 

働き方改革は順調に進んでいますか?
手順書化による作業の明確、標準化も一つ効果が絶大ですが
その前にビジネスマンの基本として押さえておいて欲しいことがあります。
それは、「反応を早くする事」です。
クイックレスポンスとも言われていますね。

 

メールやチャットの返信が早くなると仕事が急にスピードアップします。
今回はメールやチャットの返信を早くするためのコツを解説します。
キーワードは「ボールを自分で抱えるな」です。

 

ビジネスの常識。メールやチャットの返信は早い方が良いです。

最近はやっとパラダイムシフトが起きて、
問い合わせの中心が電話からメールやチャットに移り変わりましたね。

 

気づいていましたか?ネットニュースでもよく取り上げられています。

 

 

「電話をかけるなら、事前にメールで許可を取る」という礼儀がいつの間にか出来上がっていました。

 

 

メールやチャットの反応が早いならそちらの方が効率的

たとえば堀江貴文さんが電話嫌いなのは有名ですね。
最近は彼に憧れている若者が数多く存在していて、
電話嫌いの理由に共感「確かに電話って無駄だよね」と言うのが通説に。

「電話してくるやつは自分勝手」というムードが一気に高まりました。

 

私はこれは悪いことだとは思いません。
仕事の生産性を高めるためにはとても大切な一歩です。

 

理由は、同じ時間で対応できる人数が飛躍的に上がるからです。
方法については後ろの方で解説します。

 

ビジネスにおけるメールやチャットの返信を早くする方法は?
キーワードは、「ボールを抱えるな」

ビジネスのコミュニケーションは電話からメールやチャットに置き換わりました。

電話では10分かかっていたことを、メールなら2分、チャットなら1分で完了できたりします。
いつの間にかパラダイムシフトが起きて、「電話をしてくる人は自分勝手、礼儀がなっていない」
と言われることもあります。

 

ただし、この新しい常識に対応するためには、
ただ電話をテキストに置き換えるだけではいけません。

 

電話に依存したくなる理由は、急いでいるからです。
この要望に対して応えることができて初めて、電話をテキストに置き換えられます。

 

問い合わせが来たら返信まで5分以内。これを目指します。

 

問い合わせが来たら返信は5分以内

問い合わせが来たら、即レスポンス。「クイックレスポンス」と言われています。

 

相手から電話がかかってこないようにするためには、
電話を不要にするメリットを相手にプレゼントする必要があります。

 

相手が親切にも電話ではなくメールやチャットで問い合わせをしてくれたら、

簡単に回答できる事項であれば、即回答。
確認が必要なら、「確認します」と即返信。
資料が必要なら、資料は前もって準備しておいて、それを送付。

 

これで5分以内に回答ができます。
とりあえず困ったら「今から調べるんで〇〇時まで待ってて!」ってマッハで回答しとけば大体OKです。

 

自分でボールを抱えない

メールやチャットに即レスできない理由は、
「自分で回答できる範囲の外」であることがほとんどですよね。

上司の判断を仰ぐ必要があったり
他部署の検証が必要であったり
即レスできないのは自分ではなく、他人に依存して回答を作らないといけないという状態ですよね。

 

こういう場合は、「絶対に自分でボールを抱えない」事を意識します。
問い合わせは即、関係者に質問。いつ回答を貰えるかを逐次確認。
問い合わせ元には「今聞いてるんでちょっと待っててね」と回答、
新しい情報が入ったら逐一報告、こういう形でいれば、ボールを抱える事が無くなります。

 

そもそも、自分で抱えきれるボールなんてせいぜい2個か3個くらいです。
普段の仕事でもヒーヒー言ってるのに、更にボールを抱えるなんて不可能ですよね。

 

だから、抱えず流す、これを意識します。

 

メールやチャットでコミュニケーション。ビジネスの基本は相手を邪魔しない

メールやチャットがここまで一般的なツールになったのは
「相手を邪魔したくない」という素敵な気持ちが隠されているからです。

 

電話をかけると相手は自分の仕事を放棄してあなたに対応しなくてはいけません。
「いま電話してよかった?」と聞かれても、今更無理とは言えないし、
仕事に戻っても失われた集中力は返って来ません。

 

これらの経験が重なって、「電話って悪なんじゃないの?」という認識が急速に広まりました。
だから最近の若い人は「今から電話していい?」という許可なしに電話してくるのはルール違反だと主張するのです。

3年程前、ある場所で就職支援をしていた時の話です。
急な確認要件があり、20代前半の支援対象者である男性の携帯電話に連絡をしたところ、
電話には出てもらえずにメールをいただいたことがあります。

「電話するというメールをしてから電話してください。礼儀を守ってください」

新入社員が電話を取れない意外な理由」DIAMONDオンライン

 

相手の時間を尊重するという素敵な価値観があるからこそ生まれた新たな常識ですね。

 

メールやチャットで完結させるために、ビジネスの基本を抑えよう

ビジネスの基本は、「人と人のつながり」です。

信頼を基に仕事をいただいて、
仕事の結果信頼をいただいて、
もっと深い繋がりへと発展していきます。

 

現代はちょうどパラダイムシフトの真っ最中で

  • コミュニケーションは直接の会話世代
    電話は固定電話、書類はFAXという世代
  • デジタルネイティブ世代
    若い時代から携帯電話が普及していた世代。
    テキストメッセージが基本。電話は暇なときにするもの

が共存、最後の戦いをしています。
あと5年もすればデジタルネイティブばかりになるので、オフィスから固定電話は消えるでしょう。

 

さて、電話なんかいらない。電話しないで。と主張する人たちも
そのためにはマナーを守らなくてはいけません。

電話をしなくても、求めてた回答がもらえるという保証です。

 

電話も出ない、メールやチャットの返信に数時間かかるというのは
ただの自分勝手、もしくは能力に見合わない仕事のせいでオーバーフローしています。

 

コミュニケーションをチャットやメールなどのテキストに代替するために必要なビジネスの基本とは、

  • 返信は5分以内、分からないのは「調べるので待ってください」と回答
  • ボールは自分で持たず、ボールが来た瞬間に誰かにパス

この二つだけです。

分からないことがあれば堀江貴文さんの本を読んでみてください。
きっとヒントがあります。


 

<以下、おすすめ記事です>

これからの仕事の仕方、正確さよりもクイックレスポンスと誠実さ

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