●生産性を上げるなら定常業務の外注が早い【オンライン秘書を使ってみよう】
こんにちは、TOMOです。前職では残業を減らすための仕組みづくりをしていました。
先日、こういう記事を書きました。
Crazy-Engineerという、わだっしーさんのブログを読んだ内容のアウトプットなんですが
「自分の代わりに働いてくれる分身を作ろう」という結論が出ました。
わだっしーさんはプログラムで世界を救うことができるので、「機械に任せちゃう」ということが可能ですが
一般人からすると
プログラム組めないから結局余計に時間がかかっちゃう・・・
という悩みで埋め尽くされます。
そんな時に、プログラムが組めなくても自分の分身を作れちゃう方法があるのでご紹介です。
仕事が忙しいけど上手にこなす人はみんな言いますが、
キーワードは「時間は金で買え」です。
最近は自分専用の秘書をつけたり、アシスタントをオンラインで雇う事ができるようになりました。
サボるんじゃなくて、「作業に分類される仕事は、誰かにお願いしちゃう」っていう事です。そのための仕組み作りが、生産性向上につながります。
生産性を上げるために一番簡単な方法は、まずやめてみること
「働き方改革」が日本中に広まると、残業できる時間が減るので
無策であれば単純に、自分の首を絞める愚策になってしまいます。
でも一歩俯瞰して自分の働き方を見てみると
忙しいと思っていた仕事が、実はする必要すらなかった
っていう事がたまにあります。
朝一番の朝礼、メールの後の電話、情報を伝えるだけの会議・・・
本当に忙しいときに別日に移動、時間の短縮、欠席可能となるようなイベントは
思い切って無くしてしまうのも手です。
で、残ったものから時短の策を打っていきましょう。
定常業務を外注化できないか？【外注先は、オンラインアシスタント】
ただ、余分なものを捨てるだけで、月間50時間の残業がゼロになるなら簡単ですが
そんなことはないですよね。
次に手を付けることは、「定常業務を外注化できないか？」です。
流れ作業で行う業務を外注するんですね。
外注できる仕事はインプット情報があって、順番に作業していけば完了する業務です。たとえば
- お客様の入力情報に沿って、見積書を作成してメールを送る
- オプション品の取説を集めて製品と同梱する
- 領収書などの清算の事務仕事
- 経理の簿記（記帳など）
記帳作業といえば、従来は会計事務所に送ってやってもらうとか、自社の経理部が慎重に記帳をするというのが一般的でした。その作業が月5万円とかで依頼できるようになりました。しかもプロなので安心して任せられます。
ほかにも
探せばたぶん、無限に出てくると思いますが、結構何でも外注できます。キーワードは、
「インプット情報とアウトプットイメージがあって、作業手順が一定かつ明確」です。
定常作業の外注化のために必要なことが、働き方改革に詰まっている
世間は「働き方改革」によってスタートを始めた業務改革ですが、大企業では結構行われていることがあります。
生産性を向上させるために、作業手順を明確化にする。つまり、標準化ですね。
標準化の大きな目的は、「誰がその業務を行っても同じ時間で同じ質のアウトプットができる」
というものです。
誰がやっても同じっていうのが肝で、
誰＝自社内に限らないんですよね。となれば、高い自社の人件費を使わずとも、外注できる仕組みが簡単に整います。
自分以外でもできる仕事はさっさと人にお願いして、自分は給料アップのために価値の高い仕事をやりましょう。
定常作業を外注化【フジ子さん等、オンラインアシスタントの紹介】
働き方改革のゴールは、「人がいなくても仕事が回る仕組みづくり」ですが、最初からいきなりゴールに行けるほど甘くありません。
少しの間のクッションとして、外注を積極的に活用しましょう。
準備するものはこんな感じです。
- インプット情報は何か
- 必要な手順は何か
- わからなくなったらどのマニュアルを見ればいいのか
- 判断の基準は何か
- アウトプットの形は何か
- アウトプットはどこに出せばいいのか
これらが準備できれば、信頼できるプロに任せることができます。
プロの探し方は簡単で、ネットで探せば結構出てきます。見つかったサービスを紹介します。
オンラインアシスタント フジ子さん
業界の半額程度でオンラインアシスタントが雇えます。
簡単に言えば、ネットで完結する事務職ですね。
忙しい時期だけ依頼するということもできるようです。
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優秀なオンライン秘書サービスなら I-STAFF
秘書業務：メールの返信、会食の手配、冠婚葬祭の贈り物の準備、出張の手配など
経理業務：記帳代行、経費精算、請求書作成など
Web運用：SNSの運用代行、レポート作成、誤字脱字チェックなど
人事業務：一次面接代行、スカウト代行、勤怠管理、採用受付など
いろんな業務を代行してもらえます。
スタッフに女性が多いようで、本能的に丁寧な仕事を期待することができそうです。
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私たちのノンコア業務を完璧にこなしてくれます。
各部門のプロが待ち構えていて、
「こういう仕事を依頼したいんだけど！」と頼むと
適切なスタッフを配置してくれます。
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お客様からの満足度も高いようで、継続率が売りのようですね。
定常業務を外注化すると、人手が少なくても生き残れる
日本の人口減と、自営業の増加によって会社に入ってくる人が本当に減りました。
できる限り楽しい（毎回刺激がある）仕事をしてもらいたいですよね。
刺激のある楽しい仕事ができれば従業員もどんどん仕事が好きになるし、
どんどん優秀に育っていきます。
そういう職場を作ってあげるために仕事を外注することで必要な人が今より一層仕事に集中することができるので、今よりもっといい結果が出てくるんじゃないでしょうか。
これが、働き方改革の進むべき道なんだと、私は思っています。
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