●作業をするならひとつに集中～選択と集中
こんにちは、TOMOです。
どれだけ混乱しているんだっていうくらい、バタバタの達人です。
とても誇れたものじゃなくて、本当は上手に業務スキルを身につけていって
徐々に仕事が早くなって何やっても卒なくこなすことが理想なのですが・・・・・
私の今いる職場ではベンチャー企業のように根性だけで仕事を頑張っているのが現状です。人がいれば仕事はどんどん積まれていき、仕事の能力にかかわらず、各人大量の仕事を抱えています。
新人を卒業してもう何年もたっているのに「仕事をてきぱきこなす事ができない」。
こんな現状を打破しようと、必死にもがき苦しんでいるこの状態が皆さんの参考になればと思い、私も記事をひたすら書き続けています。
今回は、「マルチタスクなんてやめて作業は一つに集中しよう」というお話です。
社会人になるとマルチタスクの能力が求められますが、マルチタスクをどうしてもできない人も多いですよね。私もその一人です。
勉強するなら勉強に集中するように言われて育ってきたのに、
会社員になるとそんなスキルは無駄だといわんばかりに、
「あれもこれも同時にこなしなさい」というニュアンスで
指示を受けることが多いような気がします。
でもね、結局は、期限までにすべてのことが完了していればいいわけで、優先順位をつけて、一つずつ集中して最速で完了させていくことがトータルで見て一番評価されます。
投資の格言 卵を一つのカゴに盛るな
サラリーマンの方々でも、一度は聞いたことがあるんじゃないでしょうか？
私は入社初年度から「不労所得ってできないかな」って思って投資の本を読み漁っていたことがあります。
読んだ本の中でも、一番頻出で、さらに一番深くて響いた言葉が
「卵をひとつのカゴに盛るな」です。
一つのカゴに卵を全部盛ってしまうと、
カゴを落としてしまった際に大惨事になってしまうというお話です。
投資案件を分散しないと、
「その案件で損失を被ってしまうと甚大な損になり、
取り返しがつかなくなってしまうよ」
という格言です。
投資の際には本当にうなずける格言で、
自分の労力がかからないところではどんどん取り入れていったほうが良いです。
ですが、サラリーマンの本業の仕事に関しては、もう一つの格言を覚えておいたほうが良いでしょう。
仕事の格言 仕事には常に「選択と集中を」
こっちの格言も聞いたことがあるんじゃないでしょうか。
株やFXをされている方だと、「レバレッジを利かせる」という言い方もありますよね。
投資の格言って難しくて、両方の格言が共存していて
「慣れていったら勝負をかけていきましょう」
っていうときに、使われます。
本業における仕事は、誰かから指示を受けて
それを完了させるために毎日タスクをこなしていくんですが
タスクを分散させすぎてしまうと、
あれもこれも、なにも終わっていないのに気づいたら夜っていう悲しい未来が待っています。
仕事のやりがいとは、私は完了させたタスクの数だと思っているので、完了させてから次のタスクに取り組むようにすることが、絶対の正義だと断言します。
そのために
- 仕事の全体像を俯瞰して
- 自分が今抱えている案件はどんなものがあるのかを明確にして
- 案件の中で行うべきタスクは何なのかを明確にして
- かかる時間ごとに分類し
- 数時間かかる仕事が終わって休憩までの時間（スキマ時間）に簡単に終えられる仕事をこなしていって
- 全部完了させていく
までを仕事の流れとしてとらえています。
そのために、選択の方法、集中するべきタスクを洗い出すスキルが重要になってきます。
選択の仕方、集中の仕方
一日で実行できるタスクには限りがあります。
そこで、どのタスクが重要なのか、完了していないと明日を迎えられないタスクはあるのか
それが重要になってきます。
タスク管理にちょうどいいアプリ
一番簡単なのが仕事の納期はいつなのか、で順番をつけていく方法です。
納期が近いものから順番に、作業に取り掛かれば確実に、明日を迎えられます。
そのために、自分の持っている業務の内容を全て把握しきっていることが重要です。
その方法について、解説している記事がありますので、こちらも参考にしてください。
集中力が切れないようにする仕組み
選択して、集中して作業に取り掛かりましょうと言って
即実践してみて上手くいけばいいんですが…..
やはり我々は人間、感情があるので、できないときもあるものです。
常にやりがいのある楽しい仕事ばかりをして一日を過ごせるなら、ゲームをやり続ける感覚で飽きることなく仕事ができるんですが、大体は納期に追われてバタバタと仕事をすることになるかと思います。
そんなときに、仕事をを少しでもゲーム感覚でこなせる方法があれば！
なんか楽しめる気がしませんか？集中力を減らさない２つの方法をご紹介します。
方法その１：ひとつひとつ、前の敵をやっつける感覚で仕事をこなしていく
GTDの考え方と同じなのですが
自分の業務を作業単位まで分解して、それを一つ一つ、
前から順番にこなしていくという方法です。
５分以内に終わるタスク、１時間かかるタスク、それ以上かかるタスクくらいに分解できていれば
スキマ時間に何をしよう？というのが考えられるようになります。
Inboxを空にしていく過程を楽しむというのが何ともゲームみたいで楽しいです。
方法その２：わからないことがあったら都度質問しに行く、絶対にため込まない
仕事をする過程で、
- どうしても人の意見を聞かないといけない、
- 自分じゃ判断しきれない、
- そもそもやり方がわからない
など、誰かに聞かないといけないことがあります。
ですが周りの人もなかなか忙しく、私たちのために時間を割いてくれることは少ないです。
なので、小出しにして人に相談しましょう。
わからないことがあったら、自部署、他部署問わず、わかりそうな人に片っ端から相談するのがコツです。
席に座っている人から順番に聞けば、いつか答えが見つかります。
ただし、５分以上に及ぶ相談、質問は相手のエネルギーを大きく奪ってしまうので、
できる限り１分以内に解決するような質問の仕方を心がけましょう。
一見質問をためて、一気にすれば効率的なような気がするんですが、
ため込んでしまうと、相手のエネルギーを大きく奪ってしまうのと、時間を大きく奪ってしまいます。
自分にとっては非常に都合がよくて効率的ですが、毎日そんなことを続けると、いつか自分の周りから相談相手が消えてしまうので要注意コツは何といっても、相手のエネルギーを奪わないことです。
それでも集中が切れてしまったら
それでも集中が切れてしまったら、ごめんなさいして休憩しましょう。
ジュースを飲むでもいいし、一服するでも良いです。気分転換が大事です。
５分間目を閉じることです。
大体５分以内に集中力が回復します。
眠る一歩手前っていうのが一番心地よくて、エネルギーを回復できます。
夢を見ているか見ていないかっていうタイミングですね。
慣れるとこのタイミングがわかるようになって、さて起きようと思って作業に戻ることができます。一服している５分を、目を閉じる時間に使えば、なんと仕事の効率が上がります！
ぜひお試しください。
私の今後の課題
これだけ自分の中で整理していても、
どうしても、今すぐ対応しなければいけない事件だったり
割り込みで入ってくる仕事はあるもんです。
その仕事に取り掛かる前に、一歩引いて作業を文章化できるようになれば
その作業のゴール地点を把握できるので、一直線に進むことができます。
この、一歩引く勇気を持つことが、私の課題だと思っています。
毎日を少しでも早く帰れるように、一緒に頑張っていきましょう！
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