思い立ったら何でも全力でトライするよ

今日を早く帰るために。終わらない仕事を整理して定時ダッシュしよう

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めて、 新しいことにひたすら挑戦し続ける年にします。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! サラリーマンとしての知見 大好きな健康情報 筋トレ、野球関係 近々投資関係も勉強して記事化します。

 

こんにちは、TOMOです。

 

サラリーマンあるあるを言います。

どうしても毎日定時で帰れない!

どれだけ頑張っても積みあがる仕事。
仕事が終わらないので定時で帰ることができない。
人間のタフさを試されているんじゃないか?と感じますよね。

 

これから出世をしたいとか、給料を高くしたい!という時は
頑張りどころでは一生懸命残業するのも一つの手ですが
たまには早く帰って息抜きも大切です。

 

今日はそんな真面目なあなたに、
「今日だけは早く帰るぞ」という時に、上手に定時で帰る方法をお教えします。

 

今日を早く帰るために。終わらない仕事を整理して定時ダッシュしよう

 

今日を早く帰るためには、
一見終わらないように見える仕事を何とか整理して定時ダッシュしないといけません。

 

積まれる仕事の量を抑えるためのテクニック

仕事が積まれる=上司が存在しているという過程でのお話です。

 

仕事を振られるときは必ず、「いつまでに必要ですか?」と聞きます。
納期の確認です。

今日中なのか、1週間後なのか、1か月後なのかで大きく違います。

 

ほとんどの場合、帰ってくる答えは「なるべく早く」ですよね。
そういう場合は、無視します。詳しくはこちらで解説しています。

 

 

 

「すぐやって!」という回答の場合は恐らく、2~3日後が納期なのでしょう。

そういう仕事は期待に応える事で信頼が高まるチャンスなので
率先して受けてみます。

 

ただし、必ずやるべきことがあります。
それは手順を説明してもらう事。
「え、どうやってやるんですか?」と質問しましょう。

 

 

手戻りが無いようにするため、100%の期待に応えるため
そして業務の手順をしっかりと身に付けるために超役に立ちます。

丁寧に1から説明してもらうと自分の業務の手順がわかるので、
作業のスピードが大幅にが向上します。

 

作業手順を教えてもらう時は、同時にマニュアルも作成します。
そうする事で、「こいつは伸びそうだ」と信用してもらえると同時に
更に自分が人に業務を依頼するときに説明がしやすくなるからです。

 

 

ずるい意味での「しっかり説明してください」の使い方もあります。
それは、毎回しっかりとやり方を質問されることによって
「この人に雑に仕事を振ると面倒くさいな」と思われるので
意外と上司が自分で対応してくれたり、
他の人に面倒な雑務が回る仕組みが作れます。

もちろん、すぐやってあげるのは大切ですが、
便利屋さんになってしまうと自分に優先的に突発案件が回ってきてしまうので
突発じゃない仕事だけ、自分に回ってくる仕組みを作りましょう。
日程に余裕のある仕事をマッハで返してあげるほうが喜んでもらえるので、おススメです。

 

優秀な人ほど仕事が回ってくるという現象は
こういうところを改善すると、相当解消されるようになります。
みんな一様に忙しくなって、みんな同時に帰るのが理想です。

 

定時で帰るのに必須なのは、終わらない仕事は整理して後回しする事

定時で帰るために絶対に必要なことがあります。それは、仕事の整理です。
一見「終わらない!!!」って思える仕事も、
整理してみると「今日は定時で帰れるな」となる事が多いです。

 

始業したら30分間は、作業に取り掛かってはいけません。
今日やる仕事をふせん、裏紙、ノート何でもいいです、とにかく書き出しましょう。

 

参考に、私がやっているToDoリストの作り方を簡単に説明します。

 

 

 

今日やる仕事をできるだけ作業単位まで細かく、箇条書きで書きます。
どうしても我慢しなければいけない会議などは除いて作業は30分単位で書けると良いです。

タスク完了したらペンで消したり、ふせんを剥がしたりしていくのですが
一日でその数が多ければ多いほど、「やり切った!」感が多く得られるので
明日も頑張る気持ちになれます。

 

インボックスゼロっていう考え方なんですが、
モチベーション管理にも非常に役に立ちます。

 

納期が先の仕事は思い切って後回し。
納期が近い仕事と、大事な仕事だけ先に取り掛かります。

七つの習慣が参考になるでしょう。
参考:「【要約】「7つの習慣」をめっちゃ分かりやすく解説してみた。」―自分ハック。


定時で帰ると決めたら、業務を動作単位に分解してから取り掛かる

「今日は絶対に定時で帰るぞ」と心に決めたら、
強い気持ちで仕事を終わらせないといけません。

 

インボックスゼロの考え方を使って業務を整理するのですが、
ここで注意してほしいことがあります。
繰り返しになりますが、業務を動作単位に分解する事です。

 

 

「○○の案件の処理」みたいに、「何を」「どうする」が明確になっていないものは
作業を15分単位、長くても30分単位まで細かくして、
「○○の××さんに、メールの返信:5分」くらいまで落とし込んでください。

作業前に、「これ、なにやるんだっけな」と考える時間は無駄です。
業務リストを見ただけですぐ作業に取り掛かれる状態が理想です。

 

他所事を考えて集中から離れてしまうと、
戻ってくるまでに25分かかると言われています。
これを極限まで排除して、集中の塊になりましょう。

仕事はゾーンに入ってからが勝負です。

 

突発があっても定時で帰る!想定外を想定しておく

ここまで準備しておいても帰れなくなることがあります。
定時帰宅の敵、突発業務

 

どう頑張っても、やはり突発の業務は発生します。
自分のミスだったり、上司/部下の仕事量が多すぎてこなせなかったり
メンバーが面倒くさくて放置していた仕事が、
実は納期が迫っていたり。。。

 

そのために、1日2時間は突発用の時間を割り当てておきましょう。
そうすることで、突発がなければ早く帰れるし、
あってもその時間を割り当てればよいので。

 

有名なコンサルタントの人が言っていました。

「想定外を想定しておかないのはなぜなんだ?」
「自分はそんなに運がいいと思っているのか?」

経営者レベルまで行くと、想定外は既に想定済みで
解決策まで同時に考えているもんなのでしょう。
こういう素敵な考え方は真似するに限ります。

 

整理して明確になった作業を、定時が来るまでマッハでこなし続ける

さて、仕事の準備は出来上がりました。
あとは、何も考えずにひたすら作業をこなしていくだけです。

 

私がサラリーマン時代にやっていた定時帰宅テクを活用すると、
何だかんだで少しだけ時間が余ります。

 

基本的に私は、作業は15~30分で終わるタスクのみで構成しているので
朝の10時ごろには5個くらいタスクが完了しています。
そうなると、結構疲れるのでこっそりと休憩します。
ジュースを飲んだり、お菓子を食べたり。エネルギーチャージです。

 

作業が明確になっていると迷いがなくなるので、
一つの仕事が終わるまでに要する時間が短くなります。

 

ただし注意点があります。

作業を始めるタイミングでやり方を思考するのではもうアウト。
今日早く帰るのを諦めるか、明日の自分にごめんなさいして放り投げましょう。

作業の手順が明確になっているのであれば、
後は自分の力と見積もった時間の勝負です。
もし限界なら人にも任せやすくなります。

 

 

作業をこなしていくときに作業内容に迷いが無いように準備する能力を鍛えると
今後自分が部下を持つときや、派遣さんに依頼するとき、外注するときに
非常にわかりやすく説明ができるようになるので
自分が依頼した仕事がマッハで返ってくる(優秀に育つ)ように仕組むことができるようになります。

こうやって、どんどん自分が早く帰る仕組みが出来上がります。
ぜひとも鍛えたい能力です。

 

定時が迫ってきた。まだ仕事はおわりじゃない。帰る前に明日のリストを作成しよう

自分の業務を作業単位まで分解してあげると、
作業に迷いが生じないので
予想よりも相当早く作業が完了できるようになります。
これが健全な状態です。

 

いつも自分が思ったよりも帰りが遅いとストレスになってしまうので
この状態を常にキープできるように頑張りましょう。

 

さて、今日も終わりました。

「もうすぐ帰れるな」とウキウキな気分になりますね。

 

でも集中を切らすのはまだ早いです。

 

明日も早く帰るために、明日の分の業務リストを先に作っておきましょう。
明日の作業内容が前もってわかっていれば
夜にプライベートな時間を持つこともできるし
仕事に対しての心の準備ができるようになります。

 

明日は帰りが遅くなりそうだなと思えば今日早く寝て体力回復。
わからない未来を少しでも照らしておいてあげることで
積みあがる仕事の恐怖、見えない明日の不安が解消されます。

 

やることリストが出来上がっていれば、
もしその日に体調不良で休んでも、誰かに依頼をしやすくなります。

 

こうやって、どんどん自分の都合の良い職場を作ることでお仕事が楽しくなります。
しかも、自分は自分でちゃんと結果を出しているので、少々自由にしていてもお咎めがありません。

 

 

会社の中でのあなたの立場が完全に出来上がります。

 

こうやって、会社と上手に付き合いながら生活の質を向上させていきましょう!

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TOMOです。 2019年は会社を辞めて、 新しいことにひたすら挑戦し続ける年にします。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! サラリーマンとしての知見 大好きな健康情報 筋トレ、野球関係 近々投資関係も勉強して記事化します。


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