inboxゼロの考え方で業務の状態をスッキリしよう!GTDってなんだ?

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんにちは、TOMOです。

 

今日は、日々ごちゃごちゃになる頭の中を、少しでもいいからすっきりさせたい!
というためのとっておきの考え方をご紹介します。

 

知人のデキるサラリーマン(だった)がこの道のプロでして
紹介してもらって実践して、とても勝手が良いので皆さんにも是非参考にしていただきたいです。

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Iさん

GTDの達人です。何でも聞いてね

 

 

inboxゼロの考え方で、頭をスッキリさせよう!~GTDってなんだ?

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TOMO

仕事をしていると、電話やメール、直接
色んな所から色んな問い合わせが来て頭ごっちゃになるんですけど

外部からの情報を遮断しつつ、タスクをすぐに完了させていって、順番に仕事を受けていけばいいよ

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Iさん

 

 

仕事をしていると、「自分の仕事を早く達成するために」みんなが仕事を振ってきます。
「あなたじゃないとできない」仕事の場合は意外と急かされることはないですが
たまに悪魔のフレーズ「今日やって!」に襲われる事があります。

 

「今日やって!」を避けるためにも、
突発になる前にヒアリングしておくことが大事なんですが、
自分が準備できていなかったら、構えておくこともできません。

 

そんなわけで、まず仕事をバリバリこなすための器づくりをしておきましょう。
今回は、inboxゼロという、GTD(Getting Things Done)に大切な考え方をご紹介します。

 

GTDに必要な”inboxゼロ”という考え方

“inboxゼロ”とは、メールボックスのようなものを思い浮かべてもらえるとわかりやすいかもしれません。
“inbox”(受信トレイ)に溜まったメールを、読み終えてもう見る必要がないと判断したら
アーカイブしていき、最終的にはゼロにするという感覚です。

 

私の場合、まだ平社員ですので1日にくるメールは50件~100件くらいですが
前所属していた部署から比べると10倍くらい増えました。
一気に処理しなくてはならないメールの量が増えたので、
一時期パニックになったこともあります。いい思い出です。

 

メールの中には、

  • To:(あなたに呼び掛けているメール)
  • cc:(なんとなく送っただけのメール)
  • 必要そうだから転送されたメール
  • 特急で対応してほしいメール
  • いつでも良いので対応してくださいというメール
  • とりあえず送りましたというメール
  • 迷惑メール

 

など様々あります。これらを分類して

  • 返信が必要/不要
  • 返信を急いでいるか
  • 状況を静観していればよい
  • 読む必要すらない

 

などに分けます。

 

返信が不要なメールは、読んだらそのままアーカイブします。
返信を急いでいるメールは状況に合わせて即返信します

 

 

 

メールの返信が早いほうが人として信頼されますが
なんとなく送られたメールに素早くレスポンスしても、あまり感謝はされません。

なので、急いで対応してほしがっている人に、マッハで反応してあげて、
「いつでもいい」という人は落ち着いたときに反応するのがコツです。

 

こんな対応を応用して、仕事全体にinboxゼロの考え方を取り入れていきましょうっていうものが、
今回ご紹介している考え方です。
GTD(Getting Things Done)において
非常に重要な内容ですので、イメージをしっかり理解してください。

 

 

ちなみに、私の過去の記事でも似た考え方を展開していますので、ご参考に。
あとは、机に受付箱を設置しているのも、あの箱が空になれば帰れるので”inboxゼロ”の考え方です。

 

GTDをフル活用してタスクを全て完了させる

まず、紙でもエクセルでもメモ帳でもノートでもなんでもいいので
やるべきタスクを列挙します。

 

仕事が入ってきたらまず、inboxにタスクを記入する。これを忘れずにします。
私の会社では仕事中にスマホを弄っていると叱られてしまうので

 

 

私は大きい紙に、付箋を使ってタスクを列挙しています。

タスクの内容と、それにかかる時間を書いて、タスクを見える化して、順番にこなしていきます。

 

全部の付箋を剥がして捨てられたら、今日は帰ることにしています。
逆に言うと、剥がしきれなかったら、、、、、、恐ろしいです。笑

 

 

ちなみに、デジタル派のあなたに

おススメはNozbeです。

PC、スマホ、タブレット、どこからでも使えて、すべてで同期できます。

 

 

簡単な説明を画像に残しておきますね。(クリックしたら拡大します)

名前、Eメールアドレス、希望するパスワード(8文字以上)を入力して、会員登録を完了させます

 

そしたらもう、使用可能です。30日間有料プランが試せるので
(終わりが近くなると有料プラン入りませんか?と聞かれますが、不要なら無料で使い続けることもできます)
思いっきり使いこなします。

 

 

基本的な使い方は、inboxタブを押して、タスク内容をテキストボックスに入れて、+ボタンを押すだけ
これだけでタスクを列挙することができます。

 

 

あとは色々試行錯誤してみてください。

 

2019.2月追記。Googleカレンダーが一番使いやすい。良ければこちらも参考にしてください。
カレンダーで予定表とも組み合わせられて非常に便利です。

 

GTDのやり方

GTDで必要な情報は

  • タスクの内容
  • 完了するまでの時間
  • 期日
  • 自分で行うべき作業かどうか
  • 現在の遂行状況(未着手か、ペンディングか)

です。

 

 

自分がどれくらいの仕事を、いつまでにこなしたらいいのかを把握することが大事なので
上記の内容をわかるようにしてあると作業効率が飛躍的に上がります。
分類するならこんな感じ

 

inbox(未着手、今日やらなくても良い残りタスクの全部)

 

所要時間、人に任せられるかどうかに分類して別の箱に移動

 

作業中 すぐに完了できるタスク(30分以内)
時間がかかるタスク 人に依頼中のタスク、連絡待ちなど(ペンディング)

GTDを活用し始めてからの私の悩み

GTDを実践して、パニック状態からだいぶ解放されてきてはいますが
私自身の業務スキル自体の問題で、取引先、製作現場、他部署からの問い合わせがひっ切りになしにくるため
まだまだルーティーンワークだけでこなせないのが現状です。

 

新入社員など、仕事がまだ多くない人にとってはGTDの何が魅力的なのかわかり辛いです。
今後徐々にルーティーンが確立されてきたり、部下を持つようになったりして、
タスク管理能力が問われる状況に必ずなりますので、今のうちに身につけておくと将来が楽になるはずです。

 

 

みんなで一緒に頑張って、生産的かつ短時間で仕事をこなせるようになりましょう!!!!

 

 

Nozbeよりももっと便利なツールを発見しました。全くの盲点でしたが、Googleカレンダーが一番使いやすい。良ければこちらも参考にしてください。

ToDo、スケジュール、日程調整も全てお任せ。Googleカレンダーが最強

 

 

アナログなタスク管理術もおすすめです。

仕事の効率が悪い人におすすめ。行動記録をつけると作業が超はかどる

 

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TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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