ToDo、スケジュール、日程調整、リマインダーも全てお任せ。Googleカレンダーが最強

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんにちは、スケジュール管理が大っ嫌い。TOMOです。
皆様は仕事のスケジュール管理やタスク管理って、どうしていますか?

 

以前、GTDの考え方についての記事を書いたときに、Nozbeというアプリをご紹介しました。
ToDoリスト形式で作業を俯瞰できるので、
何時から作業を開始して、何時に終了するかを予想しやすくなります。

 

ですが、それを超えるかもしれない便利ツールをGoogleが提供していました。
それが、Googleカレンダーです。

メディアに出ているIT系の社長も結構Googleを活用しているし、
他者のスケジュール確認や確保もGoogleカレンダーを使うと非常に便利なんだそうです。
どちらか一方ではなく、双方にとって便利だとのこと。

私が大学に通っていた時は、教授に直接予定を聞くしか選択肢がありませんでした。
そして会社員時代の上司の予定は手帳を覗き見するしか把握する方法がありませんでした。

 

でもGoogleカレンダーを使うと便利だと気づいたので是非あなたにも知ってほしい。
使い方をご紹介します。

 

Googleカレンダーでできる事

Googleカレンダーでできる事は、想像以上にたくさんあります。

  • 年表示、月表示、週表示、日表示の切り替え
  • 複数端末での予定の確認
  • 予定の通知
  • 予定表の共有
  • 繰り返しの予定の一括作成
  • 予定の変更(削除、移動)

 

他にも、スマホとPCでの同期で使える便利技もあったり、
GoogleカレンダーとWindowsのカレンダーを同期して使ったりとありますが、
今回は基本的な機能をご紹介します。正直これだけでも非常に便利。ではいきましょう。

 

Googleカレンダーを使う準備

スマホにアプリをダウンロードします。

各OSのリンクを貼っておきます。

ここからGoogleカレンダーをダウンロードしておいてください。

 

予定の記入

 

Googleカレンダーを起動します。
予定を入れたい場合は、画面右下にある「+」をタップします。

画面右下の「+」をタップ

 

「予定」「リマインダー」「ゴール」が選べます。今回は「予定」をタップ

「予定」を選択する

 

「タイトルを入力」と書いてある部分をタップ。予定のタイトルを入力します。

「タイトルを入力」のところにタイトルを入力する。

 

日にちを選択します。
下の画面で6月1日(土)となっている部分をタップすると、
カレンダーから任意の日にちを選択できるようになっています。

日にちを選択する

 

 

 

 

時間を選択します。
日にちと同様に、10:00となっている部分をタップすると時間を変更できるようになります。
また、「終日」の部分をスライドさせると終日の予定になるので時間の入力が不要になります。

時間を選択する。

 

繰り返しの予定の管理

毎週火曜日は燃えるゴミの日とか、毎週木曜日は会議があるとか、
毎月最終週の金曜日は大きな招集があるとか、そういった予定の場合は「繰り返し」設定を行うと便利です。
Nozbeでは、繰り返し設定に対して個別の設定ができなかったのに対し、
Googleカレンダーでは、個別に編集が可能なので非常に便利です。

 

例えば、毎週土日は息子の野球があるけど、グラウンドが毎週違うといった場合、個別に設定も可能です。

「繰り返さない」になっている部分をタップして編集
(隠れている場合は「詳細オプション」をタップすると現れます)

 

 

「毎週」を選べば毎週同じ曜日、
「毎月」「毎年」を選べば毎月/毎年同じ日、
「カスタム」を選べば毎週、毎月、毎年この日とこの日っていうのを設定できます

「カスタム」を選ぶ

 

 

 

週ごとに繰り返しの場合、曜日を選択すると、レ点チェックが入ります(複数選択可)。
その後、「繰り返す日」の左にある「<」マークをタップして戻ります。
月ごと、年ごとも同じ感覚で設定可能です。

繰り返したい条件を選ぶ

 

 

 

繰り返し設定をした後に個別に少しカスタマイズしたい場合は、
修正を加えた後に「保存」を押して「この予定」をタップすればその日の予定だけ変更できます。

その日だけ変更したい場合は「この予定」、
以後全てを変えたいときは「これ以降のすべての予定」をタップ

GTDの管理

GTD(Getting Things Done)とは、ToDoリスト的な感じのものなんですが、
完了したら消していくのが特徴です。

inbox内にたまっていたタスクをすべて完了にしたら、仕事おしまい!っていうタスク管理手法で、
終わらせた後にタスクを消していく快感からやる気にもつながります。
(詳しくはinboxゼロの考え方で、頭をスッキリさせよう!~GTDってなんだ?にて。)

このGTDは、Googleカレンダーでも管理できます。

 

Googleカレンダーで管理する場合は、「+」をタップした後に、「リマインダー」を選択します。

「リマインダー」をタップ

 

 

 

次に、GTDで管理したい項目を作成、作成方法は「予定」と同じです。
毎日繰り返すタスク(メールチェックとか朝礼とか)も同様に設定できます。

GTDで管理する項目を作成、「完了」をタップする

 

 

 

作業が完了したら、右にスワイプすることで予定が消せます。

 

Googleカレンダーでは「予定」と「リマインダー」を分けて管理できるため、
タスクと予定で表示を分けることができます。

リマインダーを使うと、タスクが完了できなかった場合は翌日も表示されるのでやり忘れが無くなります。
タスク管理型の場合は「リマインダー」で作成することをおススメします。

 

予定をずらす

スマホの場合は、予定を編集する画面で日付をずらして予定表を修正します。

パソコンの場合はドラッグアンドドロップで予定をずらすことができます。

 

手書きの場合は、消しゴムで消して書き直す必要があります。
または付箋がびらびらします。落ちる可能性があります。

どちらが便利かは何となく想像がつきますね。あとは慣れです。
慣れちゃえば非常に強力で便利なツールになります。

 

予定を消す

予定を消す場合は、スマホの場合は予定を右にスワイプすればOK。
パソコンの場合は右クリックして削除すればOK

 

手書きの場合は消しゴムで消す必要があります。または塗りつぶす。

 

比較するとGoogleカレンダーって非常に便利。
会社の予定とプライベートの予定を別のカレンダーのレイヤーで管理できたり、
同時に表示したり、使いこなせば今まで見たことのない便利なカレンダーになります。

 

私も今日からGoogleカレンダー派になります。
Nozbeも非常に便利だったけど、一つのアプリだけで完結できるという点で、
Googleカレンダーで手帳+カレンダー+GTD管理ツールを一括操作できるのは非常にでかい

 

あなたもぜひ、使ってみてください。素敵です。Googleカレンダー

 

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