思い立ったら何でも全力でトライするよ

ToDo、スケジュール、日程調整も全てお任せ。Googleカレンダーが最強

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めて、 新しいことにひたすら挑戦し続ける年にします。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! サラリーマンとしての知見 大好きな健康情報 筋トレ、野球関係 近々投資関係も勉強して記事化します。

こんにちは、TOMOです。

 

仕事のスケジュール管理やタスク管理って、どうしていますか?

 

以前、GTDの考え方についての記事を書いたときに、Nozbeというアプリをご紹介しましたが、最近Googleのアプリが非常に使いやすいなと感じたので、連携を考えると、すべてをGoogleのアプリで完結させてしまえたら便利だなと感じました。

 

 

メディアに出ているIT系の社長も結構Googleを活用していらっしゃいますし、その人の話によると会社の上司、大学の教授のスケジュール確認や確保もGoogleカレンダーを使うと非常に便利なんだそうです。どちらか一方ではなく、双方にとって便利だとのこと。

 

 

私が通っていた大学の教授の予定は、直接聞くか、アナログな予定表を使うしか方法がなかったし、会社の上司の予定は手帳を覗き見するしか把握する方法がありませんでした。

 

仕事もプライベートも一括で予定を管理したいからみんな手帳を使ってしまうし、少しデジタル派になると手帳アプリを使います。

 

ですが、Googleカレンダーを使うとものすっごく便利なんだよっていうのに気づいたので是非あなたにも知ってほしい。使い方をご紹介します。

 

 

Googleカレンダーでできる事

Googleカレンダーでできる事は、想像以上にたくさんあります。

 

  • 年表示、月表示、週表示、日表示の切り替え
  • 複数端末での予定の確認
  • 予定の通知
  • 予定表の共有
  • 繰り返しの予定の一括作成
  • 予定の変更(削除、移動)

 

他にも、スマホとPCでの同期で使える便利技もあったり、GoogleカレンダーとWindowsのカレンダーを同期して使ったりとありますが、今回は基本的な機能をご紹介します。正直これだけでも非常に便利。ではいきましょう。

 

Googleカレンダーを使う準備

スマホにアプリをダウンロードします。

 

各OSのリンクを貼っておきます。

 

 

ここからGoogleカレンダーをダウンロードしておいてください。

 

予定の記入

 

Googleカレンダーを起動します。予定を入れたい場合は、画面右下にある「+」をタップします。

画面右下の「+」をタップ

 

 

 

 

「予定」「リマインダー」「ゴール」が選べます。今回は「予定」をタップ

「予定」を選択する

 

 

 

 

「タイトルを入力」と書いてある部分をタップ。予定のタイトルを入力します。

「タイトルを入力」のところにタイトルを入力する。

 

 

 

 

日にちを選択します。下の画面では6月1日(土)となっている部分をタップすると、カレンダーが表示されて、そこから任意の日にちを選択できるようになっています。

日にちを選択する

 

 

 

 

時間を選択します。日にちと同様に、10:00となっている部分をタップすると時間を変更できるようになります。また、「終日」の部分をスライドさせると終日の予定になるので時間の入力が不要になります。 時間を選択する。

 

繰り返しの予定の管理

毎週火曜日は燃えるゴミの日とか、毎週木曜日は会議があるとか、毎月最終週の金曜日は大きな招集があるとか、そういった予定の場合は「繰り返し」設定を行うと便利です。Nozbeでは、繰り返し設定に対して個別の設定ができなかったのに対し、Googleカレンダーでは、個別に編集が可能なので非常に便利です。

 

例えば、毎週土日は息子の野球があるけど、グラウンドが毎週違うといった場合、個別に設定も可能です。

「繰り返さない」になっている部分をタップして編集(隠れている場合は「詳細オプション」をタップすると現れます)

 

 

「毎週」を選べば毎週同じ曜日、「毎月」「毎年」を選べば毎月/毎年同じ日、「カスタム」を選べば毎週、毎月、毎年この日とこの日っていうのを設定できます「カスタム」を選ぶ

 

 

 

週ごとに繰り返しの場合、曜日を選択すると、レ点チェックが入ります(複数選択可)。その後、「繰り返す日」の左にある「<」マークをタップして戻ります。月ごと、年ごとも同じ感覚で設定可能です。

繰り返したい条件を選ぶ

 

 

 

繰り返し設定をした後に個別に少しカスタマイズしたい場合は、修正を加えた後に「保存」を押して「この予定」をタップすればその日の予定だけ変更できます。

その日だけ変更したい場合は「この予定」、以後全てを変えたいときは「これ以降のすべての予定」をタップ

GTDの管理

GTD(Getting Things Done)とは、ToDoリスト的な感じのものなんですが、完了したら消していくのが特徴です。inbox内にたまっていたタスクをすべて完了にしたら、仕事おしまい!っていうタスク管理手法で、終わらせた後にタスクを消していく快感からやる気にもつながります。(詳しくはinboxゼロの考え方で、頭をスッキリさせよう!~GTDってなんだ?にて。)

このGTDは、Googleカレンダーでも管理できます。

 

 

Googleカレンダーで管理する場合は、「+」をタップした後に、「リマインダー」を選択します。

「リマインダー」をタップ

 

 

 

次に、GTDで管理したい項目を作成、作成方法は「予定」と同じです。毎日繰り返すタスク(メールチェックとか朝礼とか)も同様に設定できます。

GTDで管理する項目を作成、「完了」をタップする

 

 

 

作業が完了したら、右にスワイプすることで予定が消せます。

 

単純な「予定」で作成しても問題ないのですが、Googleカレンダーで管理する場合、「予定」と「リマインダー」を分けて管理できるため、予定が見づらくなった時に表示を分けることができるのと、リマインダーであればタスクが完了できなかった場合翌日まで引っ張ってくれるので、やり忘れがなくなるので、タスク管理型の場合は「リマインダー」で作成することをおススメします。

 

予定をずらす

スマホの場合は、予定を編集する画面で日付をずらして予定表を修正します。

パソコンの場合はドラッグアンドドロップで予定をずらすことができます。

 

手書きの場合は、消しゴムで消して書き直す必要があります。または付箋がびらびらします。落ちる可能性があります。

どちらが便利かは何となく想像がつきますね。あとは慣れです。慣れちゃえば非常に強力で便利なツールになります。

 

予定を消す

予定を消す場合は、スマホの場合は予定を右にスワイプすればOK。パソコンの場合は右クリックして削除すればOK

 

手書きの場合は消しゴムで消す必要があります。または塗りつぶす。

 

比較するとGoogleカレンダーって非常に便利。会社の予定とプライベートの予定を別のカレンダーのレイヤーで管理できたり、同時に表示したり、使いこなせば今まで見たことのない便利なカレンダーになります。

 

私も今日からGoogleカレンダー派になります。Nozbeも非常に便利だったけど、一つのアプリだけで完結できるという点で、Googleカレンダーで

手帳+カレンダー+GTD管理ツールを一括操作できるのは非常にでかい

 

あなたもぜひ、使ってみてください。素敵です。Googleカレンダー

 

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TOMOです。 2019年は会社を辞めて、 新しいことにひたすら挑戦し続ける年にします。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! サラリーマンとしての知見 大好きな健康情報 筋トレ、野球関係 近々投資関係も勉強して記事化します。


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