●仕事に追われず働くために、先に段取りを整える【まず、落ち着こう】
こんばんは、TOMOです。
今回は、「仕事に追われずに働くには？」というテーマでお話します。
サラリーマンの働き方改革が始まって、もうだいぶ時間が経ちました。
残業できる時間は減り、仕事量はそのまま。辛いですよね。
仕事量を増やして勤務時間を減らすなんて物理的に不可能なことは誰でもわかる事なのに、
全国どの会社を見ても、同じことを求められています。
仕事のやり方そのものを変えていかなくてはいけません。
それが、働き方改革です。
とはいえ、仕事の仕方を変えるといっても作業の内容は変わらないし、
自分が仕事に追われ過ぎて、とても改革なんてしている暇はないです。
でも実は、それこそが、改革すべきところだったりします。
仕事に時間が掛かるのは、仕事の始める前の準備が整っていないから。
今回は、仕事を効率よく終わらせるための心構えについてお話します。
- 休み無く毎日忙しい人
- いつも想定外でパニックになっている人
- 仕事を早く終わらせるコツを知りたい人
私も過去には仕事に追われてパニックになったことがあります。
詳しくはこちらの記事で。
今回はその経験も踏まえて、今の私の働くときのスタイルを紹介します。
忙しいあなたの参考に少しでもなれば、嬉しいです。
あなたが仕事に追われる理由は、仕事をする準備が整っていないから
仕事は忙しいですか？忙しいですよね。
日々仕事が山積みにされていき、休む暇もなく働かされ続けています。
でも、仕事が忙しいのには理由があります。
あなたが仕事に追われる理由は、仕事をする準備が整っていないから。
仕事は段取り八分と言われています。
つまり、実際に作業するのは残りの二分
（割分厘の分じゃないらしい）
仕事に追われる理由は、8割を占める「段取り」が整っていないからなんですね。
全体像が見えていない
なぜ、段取りが大事かというと、
力の入れどころと抜きどころの割合を把握していた方が、仕事がスムーズになるからです。
しかし段取りを軽視すると全体が見えず、
常に想定外に見舞われます。
必要な教科と難易度を知っているのと知らないのとでは
合格の確率が大きく変わるのはもうわかると思います。
似たような世界が、仕事の中でも日々繰り広げられているんです。
あなたが仕事に追われる理由は、この全体像が見えていないという理由が大きいです。
言われたことを言われたとおりにしかできない
仕事に追われる理由は、全体像が見えていないからなんですが、
なんで全体像を知らずに突っ走るのかというと、
それでも作業ができちゃうからなんですよね。
つまり、指示があるから。
責任はその人がとってくれるから問題ないよねという甘えです。
でも、指示をする側も暇じゃないので、
一つ一つ手順を追った指示をくれることは、ありません。
となると、言われたことを言われた通りにこなしていると
早く仕事が終わるショートカットのチャンスを逃してしまいます。
全体像を見ていないせいで指示通りに動くことしかできず、
知らず知らずのうちに無駄な作業を積み重ね、時間が足りなくなってしまっています。
必要なものと手順を、都度確認している
同様に、全体像を把握せずに仕事をしていると、必要なものと手順が分かりません。
次の工程に進むたびに、必要なものと手順を確認することになります。
準備にまた時間が掛かります。
想定よりも時間が掛かるのは、こういう仕事の姿勢によって引き起こされています。
「次は何をするんですか？」って聞いて許されるのは新入社員までです。
エースである中堅社員からは、自分で手順を想像しよう。
上司がいないと仕事が進まない
若手のサラリーマンに多いのが、上司がいないと仕事が進まないという状況です。
本当にあるあるですよね。
っていう立場的な弱さもあって、
上司が出張や会議で近くにいないと仕事がストップしてしまいます。
でもこれも実は、段取りだけで解決が可能です。
仕事の全体像が分かっていれば、
どのタイミングで判断が必要なのかが見えてきます。
選択肢の判断材料を準備しておけば、
上司の決裁が不要で、決定事項を確認してもらうだけで済みます。
あなたは優秀な社員なので、
先回りして仕事ができれば上司も助かります。
確認事項はメールなりチャットなりで済ませればOK。
問題があればすぐ連絡が来るでしょう。
もらった指示が最短距離である保証はない
ここで残念なお知らせです。
仕事の指示は、常に最短距離が用意されているわけではありません。
時には遠回りがあったり、
時には道すら示されていなかったりします。
もらった指示や手順が最短距離なのかどうか、一旦考えてから仕事を開始する癖をつけておくと、
「そんなつもりで指示したわけじゃなかった」
という事態を避けることができます。
指示を出す側は、そんなに暇じゃない
指示を出す側は、基本的には私たちよりも偉い人です。
経験もあるし、知識もあるはず。
だけど、常に正しい方法による指示があるわけじゃないです。
理由は、指示を出す側が、そんなに暇じゃないから。
これは結構深刻な問題で、
指示をもらう側からしたら、「いやいや、正しい手順くらい示してよ」と思いますが、
でもみんな忙しいからしょうがないんです。
「上司＝自分より仕事ができる、常に正しい」
という訳じゃないんだなって認識しておくと良いでしょう。
指示をもらったら、一旦咀嚼して確認してみる。
うん、そういうつもりの指示だったよ！と言ってもらえれば、後は全力で取り組めばOK。
仕事の指示が、一時情報じゃない事がある
これもよくある事ですね。
仕事の指示が、直接の情報じゃない事もあります。
例えば私は日本のメーカーから商品の購入を命じられましたが、
どんなスペックのものが欲しいのかを教えてもらえませんでした。
理由は、その人すら知らなかったから。
信じられない話かもしれないですが、こういうのもよくある事です。
誰かから上司が依頼されて、
その言葉がそのまま下りてくるっていう感じですね。
こういう時は上司に聞くんじゃなくて、依頼主に直接質問するのが早いです。
仕事の全体像が分かっていれば、
「これは上司からの直接の指示じゃないな」ってことも見えてきます。
仕事を任されたら、一旦落ち着いて、必要事項を考えてみてください。
あなたらならできると信頼されている
- 上司が忙しくて作戦を立ててくれない
- 上司も実は情報をよく知らない
理由は、「あなたならできる」と信頼されているから。
少し情報が足りなくても、自分で情報を集めて対処してくれるだろう。
この信頼が、あなたにあるんですね。素敵な事です。
もし言われたとおりにやってるだけでOKな仕事なら、
その仕事はそのうち、ロボットとプログラムに置き換わります。
上司も自分で責任を取るなら、
自分の責任を納得しやすいこれらに投資することを選ぶでしょう。
ここに、あなたの付加価値が存在しています。
情報が足りないとか、手順が分からないのは、
それを考えること自体があなたの付加価値だから。
これって本望なことですよ。
仕事を依頼されたら「まず落ち着く」全体を把握してからスタート
仕事を依頼されたときは、
- 情報が足りない
- 手順が明確じゃない
- 上司も忙しくて時間がない
一番最初にするべきことは、まず落ち着いて全体を把握することです。
作業に取り掛かる前に、設計図を作る
仕事を早く終わらせるために、必要なことがあります。
それは、段取り。
「段取り八分仕事二分」という言葉がありますが、
仕事を任されたら、まず段取りに時間をかけます。
彼らはまっすぐな人たちなので、
仕事を依頼されたらそのまま仕事をスタートします。
取り掛かりは早いけど、途中で躓いて、結局納期遅れになることもしばしば。
日本人はまず段取りから入ります。
- この仕事はどれくらい時間が掛かるかな
- どれくらいの予算が必要かな
- どれくらいの人手が必要かな
日本人は仕事に取り掛かるのが遅いなーとは思いますが、
とはいえ先に見積もりをしてから仕事を始めるので、
一旦始めれば納期は大体守れます。
これは大切なことで、納期を守ること自体が付加価値だったりします。
日本が世界に誇れる部分なんじゃないかなと思っています。
それを上手に学んで、
私たちも仕事を依頼されたらまず、作業の設計図を作りましょう。
- 「この仕事のゴールは何だろう？」
- 「この仕事の目的は何だろう？」
作業に必要な情報、手順、ツールを確認する
仕事の設計図には、情報が必要です。
- 仕事をもらった時はまず落ち着く
- 必要なインプットとアウトプットを把握。
- 必要な連絡先も手に入れておく、
- 決裁が必要な部分では前もって判断基準を把握しておく。
ここまでできれば、仕事の手順で躓くことが減ります。
とはいえ最初は見積もりが大きく外れるので、
そこは残業で泣きながらカバーして、
徐々に精度を上げる事を意識してください。
イメージは、新しい知識を学ぶときに
教科書を軽く一通り読むような感覚です。
必要なものは何だろうなー？とか
この辺で躓きそうだなーとか
困ったらこの人に相談しようかなとか
そんなことを考えます。
想定通りに進むように管理する
仕事の設計図ができれば、あとは日程に落とし込んで、
日程を見てペースを管理します。
ペース管理ができれば休もうが早く帰ろうが自由です。
もし作業が判断不要なものであれば人に任せたり、ツールで自動化したりすれば、
仕事の負荷も減らせます。
先に全体像が分かって設計図ができていれば、
1か月先に納期を切ってゆっくり人にやってもらうことも可能なので、
1か月後にあなたの仕事が楽になって感動することもあるでしょう。
それでも思うように進まない事がある。
たまには上手くいかない事もあるでしょう、仕事なので想定外はつきものです。
思うように進まないときでも、
もし全体像が見えていて、設計図が完成しているなら
向かう先は一つに絞られているはずです。
上司がいなかろうが関係なく、
論理的に正しい道が見えていれば自分で決裁できるはずです。
仕事の停滞は意思決定のところで起こりやすいので、ここさえスムーズになる仕組みになっていれば、想定外の時でも取り返すことが可能です。
始める前に段取りを整えれば、仕事のほとんどは上手くいく
仕事に取り掛かる前にまず落ち着いて、段取りを考えましょう。
それさえできれば仕事のほとんどは上手くいきます。
必要な情報も資料も手順もわかっていて、
上司の判断基準もわかっていれば、停滞するところは理論上、無いはずです。
そして、想定外の事態が起こっても、日程に余裕を持たせていれば対処が可能です。
たいていの想定外は、実は想定可能
仕事が遅れる理由の一つに、「想定外」があります。
でもたいていの想定外は、実は想定可能です。
たとえば、作成していた資料が停電で消えたとか
雪が降って会社に行けなかったとか
その時は想定外でも、後から考えれば即反省が浮かぶものが多いですよね。
ということは、実は想定外すら想定可能なんですよね。
段取りをしっかり考えていれば、たいていの想定外をつぶすことができます。
例えば、自動車業界ではFMEA解析というものがあります。
これも想定外を未然につぶす取り組みで、
自動車が想定外の動作をして事故をしたっていう事例がほとんどないのは、
自動車業界では段取りを大切にする風潮があるからなんですね。
想定外すら想定しておく受けの広さが大事
もうひとつ、想定外すら想定しておく受けの広さも大切です。
たとえば、
- 渋滞に巻き込まれて飛行機に乗れなかったとか
- 台風で電車が止まって移動できないとか
- 使おうと思っていたお店が臨時休業だったりとか
大きな被害のある想定外をあらかじめ予想しておくと、
その想定外が起きなければ時間に余裕ができるし、
もし起きても、対処法を用意していれば思ったより早く対処可能です。
時間との戦いのときの自動車は常に渋滞情報を確認しておくとか
天気予報は欠かさず見るとか
お店は予約しておくとか、
ちょっとの準備だけで思っていなかった想定外にもゆっくり対処する時間が生まれます。
取り掛かる前の設計図の段階で、確認を入れておく
最後に、仕事をスムーズにスタートするためには、
仕事をもらったときに確認を入れておくと良いです。
- 目的は何なのか
- 今求めている結果は何なのか
- 結果が求めていると違ったときに、どこまで許容できるか
A案がダメになったからB案に決まったのに、
数日たったら「A案はどうなった？」と聞いてきたりします。
AがダメになったからBにしました。と言えます。
報連相は大切ですが、私の会社員経験からすると
上司はたいして報告を聞いていないので、都度AだBだと判断を仰ぐと面倒なことになります。
事後報告できる仕組みを作れると、あなたも一流のサラリーマンです。
頑張って仕事していきましょう！
