かっこいい文章は逆効果【ビジネスメールは、要点を的確に伝えるもの】

業務改善に役立つビジネスメールの送り方についての記事です。

こんな悩みのヒントをお伝えします。

 

最近はチャットアプリでメッセージのやり取りをすることが増えたので、新社会人や就活生は、「電子メールの書き方」に悩むことが増えました。

 

まあこんな事思いますよね。実際私も思ってました。

 

結論を先に言うと、「自分が受け取った時に感じる不満」を相手に感じさせないような丁寧なメールこそ、ビジネスメールの正しい送り方です。

 

今回は、

について解説していきます。
後半では、「ぱっと見で内容を理解して、アクションを起こしてもらうためのメールの送り方」を解説しています。

 

メールの送り方は、仕事の速さ、仕事の信頼性にもつながるので、
この記事を参考に自分なりの勝ちパターンを作ってもらえたら嬉しいです。

 

 

 

メールなどのテキストメッセージを上手に扱える人は
間違いなく仕事が早くなります。

 

メールの強み：
意思決定を間違えない、誤解が少ない、あとで内容を見返せる。

電話並みに素早く相手にアクセスし、
対面並みに情報をプレゼントできる。

ビジネスメールはそんなポテンシャルを持っています。

 

ビジネスメールの文面の書き方テンプレート

ビジネスメールは、多い人だと1日100通を超えるメールを取り扱っています。

したがって相手が読みやすく、アクションを起こすのに時間をかからないメールを送ってあげると、反応が良くなります。

 

この辺りが分かりやすく書いてあれば、こちらの思惑通りのアクションを期待できます。
しかしメールはチャットに比べて短時間でのやり取りが難しいので、「読みやすい体裁」を整えつつ、すべての情報を網羅しましょう。

 

▼以下、ビジネスメールの例です。

書いてて思いましたが、長いですね。
一気に質問すると長くなるので、発生→即送信が正解ですね。

 

ビジネスメールにおける言葉遣いの考え方

 

 

あ、大丈夫です、丁寧語だけ使えてれば問題ありません。

 

実際に小難しい敬語を使おうとして、尊敬語と謙譲語がグチャグチャなったメールをよく見ます。
若い人だけでなく、偉い人もやらかします。

 

日本語ってすごく難しいので、正しい言葉遣いなんてできっこないです。
それよりは、誰が見ても理解できる言葉遣いで、丁寧語で送るほうが得策です。

 

×間違った敬語を使った例

 

普通に使っちゃうような言葉でも、間違った敬語って結構あります。

 

正確さを求めるときりがないので、

• では、一緒に行きましょう
• 資料をお持ちください
• 資料は見ていただけましたか？
• 資料をお送りしました

こんなんで良いんじゃないですかね。
最後のは、「送付」には「送りつける」という意味合いがあるとかないとか。

 

▼この記事が面白かったです。

間違えやすいビジネス敬語70選

 

「させていただく」も結構難しいので、許可をもらってやらせてもらうとき以外は「します」でOKです。

 

長文メールを避けるコツ

長文メールって、読むの面倒くさいですよね。
確かに状況を細かく伝えるには長文になる場合もあります。

ただし工夫次第では長文メールを送らず済み、さらに相手の理解度も上がるコツがあります。

 

▼工夫は5つ

 

詳しく解説します。

 

 

画像を文中に埋め込む

一番効果的なのは画像を挿入することです。

ビジネスマンはとにかく忙しいので、メールの文面をあんまり読んでないです。
したがって、画像を使って視覚で訴えると、文字数を減らしつつ内容を理解してもらうことができます。

もう一つ、昨今はグローバル化の影響でメールを送る相手が日本人じゃないことも多いです。
その場合に日本語の文章でダラダラと書くと全然理解してもらえません。

 

文章はあくまで補足と考え、視覚的に訴えられるメールを書くと、文章力に自信がなくてもいい感じのメールが送れます。

 

▼わかりづらい例

 

▼わかりやすい例

これでよくないですか？
視覚的に、「ああ、他よりも大きいな」というのが分かるのと、細かい説明を書く必要がないので、文字数を減らしつつすぐに理解してもらえます。

 

 

箇条書きを使う

伝えたい内容一つ一つに、「○○をしていただけますか？」と書いてたら読みづらいし長くなっちゃいます。

解決方法はは箇条書きを使って、まとめちゃうと文章がすっきりします。

 

 

例えばこんな感じ。
相手も1から順番に答えていけばいいのですごく楽です。

 

ここでのコツは、「○○と△△」という書き方にしないことです。

 

解答側が「1,2について」
みたいな感じで解答するのは問題ないですが、こちらが送る場合は「箇条書きひとつにつき内容はひとつ」とルール決めしておくと、抜け漏れが防げます。

 

1通のメールの内容は1つ

メールのタイトルが「○○の件」なのに、本文に「それと」が入ると長くなります。

また、後日メールを見返すときに、要件が見つかりづらくなります。

 

解決方法は、「1通のメールに1通のテーマ」です。

そうすれば話題が多岐にわたって長文になる事を避けられるし、「1つのテーマは解答できるけどもう一つは結果待ち」という状況でメールの返信が滞る事も避けられます。

 

頭の中を整理してから文章を書く

頭の中がまとまっていないと、「結局何が言いたいの？」となりがちです。
結果長文メールにつながります。

▼頭の中が整理されていない時の文章

 

▼頭の中が整理されている時の文章

頭の中が整理されているとこれくらい文章量が変わります。

 

適宜改行する

長文メールは、気づかず長文になる事も多いです。

 

試しにパソコンで3行ちょっとの文章を書いてみました。
超見づらいですよね。

こんな感じの事を思いませんか？

 

おそらく相手は、

メールの基本は、「隙間時間で返信したくなるような見た目で送る事です。」

 

を伝えたいんですが、頭に入ってこないですね。

 

適宜改行を入れると、全文を読まずに理解できるようになります。

 

▼試しに改行を入れてみましょう。

 

ちょっと見やすくなりました。
あとは1行の文字数を少し削ると、もっと見やすいです。

 

 

▼こんな感じ

こんな感じ。だいぶ見やすくなりました。

1行30文字くらいのイメージですかね。
「。」のタイミングで開業を入れて、意味の区切りで段落を入れると読みやすいです。

 

 

相手に的確に動いてもらうコツ

ここで一旦まとめです。

ビジネスメールのマナーは、「相手が読みやすいように工夫する」事だけです。

 

堅苦しい言葉遣いは要らないし、むしろ誤解や反感を買う原因にもなります。

 

相手にアクションを求めたいなら

 

これらはすべて、「ぱっと見で内容が分かる」ための工夫です。
相手に無駄な時間を使わせなければ、相手から的確に動いてもらえます。

 

残りはコラムです。
時間のある時に見てもらえたら嬉しいです。

 

ビジネスメールの送り方は、分かりやすく、簡潔に

 

ビジネスメールの送り方の基本は、「分かりやすい」＋「簡潔」です。

私たちがプライベートのメッセージのやり取りを気軽にできる理由は
要件が分かりやすく、簡潔だからです。

それをビジネスメールにも応用するだけ。

この4つを気を付けるだけで圧倒的に読みやすいメールに変身します。

 

気を付ける内容を簡単に説明すると、

 

 

この4つです。
メールは手軽な道具ですが、手軽すぎるがゆえに、
相手のストレスを溜めるツールでもあります。

 

「画面の向こうには人がいる」

この意識を持ちながら、メールを送ればOK。

 

メール冒頭に気を使う

「メール冒頭」には二つの場所があります。
一つは、メールタイトル。もう一つは、本文の導入です。

 

メール冒頭では、「今からこういう話をするよ」とか、
「こういうお願いがあるよ」というのを簡潔に表現します。

特にタイトルは、メールを開いてもらうかどうかにも関わってくるので
「開かないと損するなー」というタイトルを付けられると強いです。

 

メールの冒頭は、メールの中で一番最初に目に入る部分です。
ここを定型文で埋めてしまうのは勿体ない。

これらを最初に書きましょう。
PREP法で言う、Pointにあたる部分です。

 

結論→理由→詳細の順番で書き進めると、読み手も順に理解できるし、
書き手も十分に内容を推敲して書けるので、双方にメリットがあります。

 

例えば普段こんな感じの冒頭を書いていませんか？

 

５～６行くらいの文章ですが、何一つ情報が分からないですよね。
特に最初の三行、勿体ないです。

最初の3行の無駄を省くだけで、相手に要件を伝えられたら、仕事はグッと早くなります。

 

複数のテーマがある場合は段落で区切る

基本は1通1メッセージですが、
同時進行で同じ相手に、同じ案件で複数の内容を送りたいときは
1通にまとめることもあるかもしれません。

 

同時進行で話を進めたい場合は、改行や段落を上手に使ってブロックごとにテーマ分けすると読みやすいですよ。

 

例えばこの記事も、
読みやすさを考えた結果、3～5行で段落を変えたり
内容につき一つのタイトルを付けたりしています。

 

これと同じことをメール文章でもやります。

 

やさしい言葉遣いをする

日本語の厄介なところは、「分かりづらい言い回しが正義」という所です。

 

 

しかし仕事で送るメールは、
「読んで、すぐアクションを起こしてもらう」事が重要なので
逆に分かりやすい言い回しの方が喜ばれます。

 

尊敬語と謙譲語の間違いで相手を混乱させるくらいなら、
日常の言葉を「ですます調」に変えて送った方がお互いにとって都合がいいです。

 

起こしてほしいアクションを明確にする

文末では、起こしてほしいアクションをもう一度書きます。
文頭で一旦結論を書いていますが、確認のためです。
PREP法で言う、最後のPointです、

 

メールでよくあるトラブルが、
「以上、よろしくお願いします。」と書いてあるときに、
「結局、何をしたらいいの？」が分かりづらく、放置されるパターンです。

最後にもう一度念押しでお願い事項を書くことで
相手の行動を促すことができます。

 

難しい言葉も、避けたほうが良いです。

 

「査収」は砕けた言い方にすると「内容が間違ってないかしっかりチェックして受け取ってね」という意味です。

 

受け取る側は、正誤のチェックをしないといけないし、
チェックの項目も分からない。

結局あなたは、読み手に何をして貰いたいんですか？
それを分かりやすく伝えるのが、マナーです。

 

読む方も時間がない

ここまでメールの送り方について書いてきましたが、
なぜここまで相手を気遣わなきゃいけないのか？

それは、メールを読む側も忙しいからです。

 

一通のメールチェックに1分ずつ時間をかけていたら、
受け取るメールの多い人はメールチェックだけで一日が終わります。

そういう相手の状況があるからこそ、
送るメールは簡潔に、分かりやすくあるべきです。

 

そして、そういうメールを送れる人は、忙しい人からもレスポンスを貰いやすいのでお得です。

 

メールを送ってくる人は、たくさんいる

あなたがメールを送る相手は、毎日とても忙しいです。
社外との窓口になっている営業、購買や、そうでなくても課長クラスになると、日々のメールが平気で100通を超えます。
私は平社員でしたが、日々のメールの最高記録は150通でした。

 

そんな感じで、あなたがメールを送る相手は、ほかの人からもメールを受け取っています。

 

そんな状況下であなただけに丁寧に時間を割く理由は、ありません。
となると、

 

という競争に勝ち抜かないと、送ったメールにアクションを貰うことができません。

 

一瞬読んで、アクションを考える

たいていの忙しい人たちはまず、
メールのタイトルと送り主をみます。

タイトルに興味を惹かれたら、開封してもらえます。

 

 

私の中での「至急」の定義は、
「できる限り、早く」です。

できないものは、しょうがない。最後に対応です。

 

何でもかんでも「至急」と書いて送ってくる人が多いので
対応を変えました。
しかしこれで問題になったことは、一度もありません。

 

内容が気になれば、読んでくれる

タイトルでメールを開いてもらえば、
次は冒頭文を読みます。

宛先が違ったら、舌打ちしながらゴミ箱に移動します。

自分あてだった場合は、
冒頭文だけ読んで、対応を考えます。

 

って感じです。

 

 

見づらいメールは相手に負担をかける

タイトルで目を引いて、本文でタスクを判断して、メールチェック作業は完了しますが
メールが見づらいと相手に非常に負担をかけます。

 

 

そうならないためにも、
HTMLメールを使って本文に画像を貼り付けておくと楽だなーと感じます。

 

ただし、相手のメーラーによっては表示できない事もあるので
使える相手は限られます。

 

送るメールの文章の型を紹介します

次に、送るメールの文章の型を紹介します。

基本は最初の章で紹介した通りですが、
実際に送ったメールをお見せすることで
イメージがしやすくなるかな？と思います。

 

気を付ける事

 

気を付けることは、3つです。

 

上二つは解説済みなので省略しますが
端的に言えば、

結論→詳細の順番で書く
起こしてほしいアクションを明確にする

って感じです。

 

最後の、「スマホで読みやすい事」ですが

人によっては外出時、退社後はスマホでメールチェックしている人もいます。
その人が読みやすいように、文の区切りを考えると親切です。

 

スマホで読みやすいメールは、パソコンでも見やすくなっています。

 

【至急】はつけない

 
「至急」というワードは使用禁止です。

 

至急というタイトルを付けるのは、

期限ギリギリまで忘れていた
突発対応を迫られた

なんていう理由があるでしょう。

 

こんな時、残り時間が短いので至急対応してほしくなると思います。
でも、相手からすると知ったこっちゃないです。

 

送り側の勝手で至急になったものを、相手が丁寧に対応する義務は、ありません。

相手の気分を害さず、至急行動してもらうために
行動を起こしやすいメールを送る心がけをしておけばOKです。

「至急」を付けなくても、勝手に話が進みます。

 

メールの後に電話がかかってきたら失敗

メールは何のためにあるか？
それは、電話とファックスによるやり取りの代替です。

私たちは忙しいので、電話によって作業を中断されるのを好みません。
したがって、電話を使用しない工夫が必要です。

 

 

早め早めに対応してもらえていれば、分かりやすかったという意味だし、
逆に、相手から電話がかかってきたら、それは
「メールの内容全然意味わかんないからもう一回説明して」
というフィードバックです。

 

わざわざお互いの時間を潰してまで電話をするというのは
そういう意味が込められています。

大丈夫、日々成長です。

 

チャットとメールの使い分け

チャットとメールの使い分けについて、一般的には

 

というイメージです。

 

チャットは、必要に応じて内容を変更、削除することができます。
ですので、簡単な問い合わせ、進捗確認など
証拠を必要としない内容だけチャットを活用すると、コミュニケーションが活発になります。

 

電話と違って非同期コミュニケーションなので
相手の作業を中断することなく素早いレスポンスが期待できます。

丁度私たちが一息ついたときにTwitterを開くのと同じ感覚でしょう。

 

相手にストレスを与えず、伝えたい事を伝えよう

 コミュニケーションとは、
相手を動かす手段の事です。

自分がボールを投げて、相手が投げ返してくれることによって初めて成立します。

 

 

確実なやり取りがしたければ、
ワンバウンド送球を心がければOK。

 

プロのような正確な送球に比べて時間はかかりますが、
暴投するよりも何倍も、プロの正確な送球に近いボールが投げられます。

相手にストレスを与えず、早いレスポンスを期待するために、
正しいメールの型を覚えましょう。

 

メール一つとっても、私たちは日々成長です。
人と素早い仕事のやり取りができるようになれば
私たちも優秀な社員になれるはず。

一緒に頑張りましょう！