ホワイトカラーの生産性にメスを。働き方改革で効率は上がるか?

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TOMO
TOMOです。 2019年は会社を辞めたり、海外の会社に就職したり、新しいことがたくさんありました。今後も引き続き挑戦し続ける人になります。 楽しそうなことには何でもチャレンジ! ブログでは ・働き方改革コラム ・中国語勉強コラム ・ガジェット紹介 をメインに、考えている事などを発信しています。 Twitterでは、日常的に考えている事を発信したり、後はフォロワーさんとの絡みに使ったりしています。
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こんにちは、働き方アドバイザーのTOMOです。

 

日本人のホワイトカラーの生産効率が悪いっていう話、ご存知ですか?
最近働き方改革に関するニュースが多いので、前にもまして、聞く機会が増えてきたように感じます。

たとえば、
【東洋経済オンラインの記事:「業務過多問題」を「長時間労働問題」にするな】では、
残業規制をしつつ仕事のアウトプット量を維持し続けるという
無茶なやり方で乗り切ろうという流れに物申しています。

 

働き方の改革のひとつに、トヨタのカイゼンに代表される
時短テクとか品質一定化の取り組みがあります。

 

私も参考にした部分はたくさんあるし、
たくさんの企業も取り入れて必死に改善活動に取り組んでいます。
一定の効果があって、ある程度は業務の効率もアップしたんじゃないかなと思いますが、
これ、ホワイトカラーの人たちで、違和感を持った方はいますか?

 

トヨタ系の会社で実際に出ているホワイトカラーが提案した改善を見てみると、
メインの改善内容が”作業効率のアップ”に主眼を置いているのが多いです。
もちろん作業効率が上がれば短時間で質の良いアウトプットが出せるのですが、
根本の改善には至っていません。

 

そう、”働き方”そのものが変わっていないのです。

 

私の持論ですが、ホワイトカラーって、そもそも作業をしないといけないんですか?

 

ホワイトカラーに求められている役割は、作業をこなすことよりも頭脳を使う事だと、私は思うのです。

 

頭脳労働者の役割は「頭を使って仕事をする」ことです。
たとえば新しいサービスを企画したり、新しい商品を開発したり、
「仕事の量と生産性がイコールで結ばれないような仕事」を役割として与えられています。
いかにして目新しく、素敵な商品やサービスができるか。クリエイティブな能力が求められます。

 

「ホワイトカラーの労働生産性が悪い」というのは、
「最近新しくて面白い商品が出てこなくてつまらないよね」
っていう意味だと、私は考えています。

 

それもそうです。
日々の定常作業で一日何時間も取られてしまい、新しい付加価値を生み出すのに費やす時間なんて、
多くても一日3時間もあれば良い方で、その3時間すら、問い合わせや会議で奪われています。
それを解決するために残業するのですが、それが当たり前の状態になって、
さらに作業量が増やされて結局頭を使う時間なんて残っていないのです。

 

 

それでは、どうやってこれから働き方を改革していくのか?私の思いをつづっていきます。

 

ホワイトカラーの生産性にメスを。働き方改革で効率は上がるか?

ホワイトカラーの生産性が悪いと言われる原因は、
ホワイトカラーに「頭脳」よりも「肉体」を求める事です。

 

私の職場では、設計はほとんど設計をせず、事務処理をしています。

設計が仕様書を読んで解読し、仕様書の間違いを直す。
お客様に仕様の確認のために打ち合わせに行く。
打ち合わせ後に仕様書をまた修正し、そこから設計をスタート。

 

お客様専用のフォーマットにパソコンで文字を記入して書類を作成する。
お客様が作ったチェックリストにチェックをする
最後にチェックリストのチェックが終わりましたというチェックシートにチェックを入れる。

 

そうこうしているうちに手配したものが現場に並び始め、
現場から図面の内容について問い合わせがあったり、
「部品の手配が漏れている」、「寸法が間違っている」
などで再度設計段階に戻って手配して。。。。

 

あっという間に納期!!!
そのあとにもお客様からの仕様追加に対応したり、追加の費用について価格交渉したり、
仕様書を見てお客様の機械に付属するユニットの取扱説明書を準備します。

 

この中に、頭脳労働の仕事がどれだけあったでしょうか?
設計職の本来の使命は何でしょうか?

 

設計が設計に携わる時間が圧倒的に少なく、
どちらかというと事務処理に時間を割かれている様子が見えますか?

そんな状態で質の良い図面をアウトプットすることができるのは、限られた優秀な人だけだと、私は思っています。

 

で、私のような経験不足の設計者だと、どうしても手直しにかかる時間が増えてしまいます。
これが現場に物が滞留したり、設計の人間がこなせる案件がなかなか増えない要因になっています。
(ただ、手直し=ミスなので、ミスを修正して正しい形を覚えた数が自身の成長につながる点も無視はできませんが)

 

こんな仕事の流れでも、本当に設計「だけ」の生産性が悪いと言い切れますか?
「作業の標準化」とか、「多能工化」というキーワードで一生懸命カイゼンしてきたフィードバックを、今こそするべきです。PDCAを回すんです。

 

ホワイトカラーの生産性向上。働き方改革で今こそ仕事の本質を考えましょう

前述のとおり、設計職の仕事は「設計」をすることです。
図面を描いたり、構想を考えたりするところが「設計」業務にあたるのですが、
今のところ、それに充てられる時間というのは1日の1割~2割程度でしょうか。

 

一つの事にフォーカスして、一気に集中するというのは、
「ゾーン」に入りやすく、圧倒的なパフォーマンスを生み出すきっかけになります

 

そこで、設計者を設計に集中できるような仕組みを考える必要があります。

 

先ほどの例ですと、ルーティーンワークは既に見える化できています。
その中でまず、設計者でなくてもできる仕事を洗い出しましょう。

 

設計者じゃないとわからないor時間のかかる仕事は一旦設計者が持ち帰ります。設計とは直接関係ないものは、

  • 仕様書の修正業務
  • お客様用の書類の作成業務(ワード、エクセル)
  • 「チェックシートにチェックしました」をチェックするチェックシート
  • 物の手配業務(物の選定までは設計が行う)
  • 追加費用の価格交渉(追加費用の見積もりは一部、設計が行う)
  • 取扱説明書の準備

これらを設計者の業務から手放す必要があります。

 

  • 仕様書の修正業務→そもそも仕様書を作成する人が責任をもって仕様を決めるべき
  • お客様用の書類の作成業務→営業が作成
  • 「チェックシートにチェックしました」をチェックするチェックシート→チェックをやめるor営業
  • 物の手配業務(物の選定までは設計が行う)→調達部署が行う
  • 追加費用の価格交渉→営業が行う
  • 取扱説明書の準備→営業が行う

自らの部署から手放すとするとこんな感じ。

 

ですが、そうすると業務の押し付け合いになってしまうので、
もし自部署内で行うとしたら多能工化した人材から専任で、
一人抜擢してプロフェッショナルをつけるように変更するようにします。

 

仕事を一人で行う「属人化」をやめて、チームで行う「チーム制」に変更します。

 

でないと、これから先退職者はどんどん増えていくので、一人辞めた時のダメージが大きくなってしまいます。
取り残されて最後になった人が、身体を壊してしまうリスクが格段に上がります。

 

今こそ自部署の業務を見直して、残業規制ありきの働き方改革から、もっと生産性の高い業務改革をしましょう。

 

ホワイトカラーは、自分の生産性を上げるために常にステップアップ

さて、自分の作業を手放すことができると、自分の時間が5割くらい空きます。冗談じゃなしに、本当に。

もともと「自分の業務じゃない作業をこなしていた」=「嫌な気持ちゲージが高まる行動をしていた」
のが全て解消されると今度、現在の仕事の効率が格段に上がるので、空き時間ができてきます。

 

その次に取り掛かるのは、業務の自動化です。

先ほど一旦設計が持ち帰った、自分がやるべきでない仕事に対してメスを入れていきます。

  • 仕様書の解読業務
  • 現場からの仕様書についての回答
  • 現場からの図面の問い合わせへの回答
  • 図面ミスの修正

 

仕様書の解読業務

仕様書とは、そもそもお客様に出すもの=わかりづらく作ってあります。

どういう意味かというと、
もし、お客様が求める仕様と自分たちの作りたい仕様が異なっていた場合、
仕様書にどう書いてあるか?で争いをすることになるので、
あえて複雑な書き方をして、作成する側が戦いやすくしてあります。

 

なので、設計のインプット情報が仕様書ですと、
そりゃ解読に時間はかかるし漏れや間違いが発生します。この常識を変える必要があります。

 

お客様の仕様のうち、標準と特殊の仕様を分離します。

標準仕様はそれだけで物が決まっているのでもう設計する必要がありません。
組付けるだけです。特殊仕様は、お客様専用に設計が必要なので、これは設計業務が必要です。

 

自分たちの行うべき業務を明確にするために、特殊仕様だけまとめておいてもらえるように、仕様書を作る人にお願いをします。

 

恐らく仕様書は、「標準」「特殊」と分けてあるはずなので、
それをマクロで抽出するようにプログラムを組めば、
手を煩わせることなく求めるアウトプットをもらえます。

 

ここを改革するのはそんなに難しいことではないです。
プログラマーがいない場合は外注費用が要りますが、
1万円~10万円程度でできるはずです。
それを高いと思うか、安いと思うかです。
従業員一人が何時間働けばその額になるか、それが向こう何年続くかという計算で損得が見えるはずです。

 

現場からの仕様書に関する質問・現場からの問い合わせへの回答・図面ミスの修正

 

そもそも仕様書が分かりにくいのは仕様書を作る人が悪いのですが、
恐らく現場から問い合わせがあるのは特殊仕様の中身についてなので、もしかすると
設計のほうが内容をよく知っている場合があります。

 

設計から現場に渡す情報は全て図面に詰まっているので、図面の描き方を修正する必要があります。

 

昔ながらの図面ですと、部品の図面があって、それを組み立てた図面があって、
「この部品をここに組み立てるんだな」っていうのを示していたのですが、
最近の機械は部品が多岐にわたるので図面だけじゃわからないことも多くあります。

 

しかも現場のインプット情報はいまだに2次元図面だったりするので立体感が分かりづらいので、問い合わせはどんどん来ます。

 

 

最近の図面では2次元図面に斜めから見た立体視を描いたり言葉で説明したりしますが、
そもそも紙で情報を伝えるのも限界があるはずなので、
業務改革で余った時間は3次元CADの導入、教育に充てる事を推奨します。

 

本当は実物とか写真で伝えたいけど、モデルがあれば疑似的にそれで説明が可能であることと、
組付け不可能な部品の図面を3次元CADで組み付けることで、
現場に流れる前に組付け可能かどうかをチェックできるので、設計業務のやり直しがなくなります。

 

 

今の時代は3DでPDFを出力できるそうなので、PDFの絵を回転させたりもできるんです。
良い記事を見つけたのでどうぞ。

3D CADのデータを【3D PDF】で見てもらおう(株式会社ポリ・スタジオ)

こんなことができたら物づくりが圧倒的に便利に、手戻りなくできるって想像できますよね?

 

先日、海外のエンジニアの方とお話をした際に、「今の時代、2次元の図面なんて出されても誰も理解できないよ」と言われました。

そりゃそうです、図面を描いてる私ですら、色鉛筆がないと物の構成が理解できないですもん。

 

能力が低いはもう言い訳にならないです。
誰でもわかるようにアウトプットできなければ、そのアウトプット情報の価値が半減してしまいます。

なので、いま2次元CADで仕事をされている若手・中堅社員がおられる会社では、
もう今から3次元CADにコミットしないと、時代に取り残されてしまうのでご注意を。

 

仕事の仕組みを整えたら、次の時代はAIとRPA。業務効率は格段に上がります。

さて、ホワイトカラーの仕事の仕組みについて、
設計が行うべき業務は設計がレベルアップして効率と手戻りを無くすことで解決しますが、
とりあえず専任で人を置いた定常業務がありましたね。

これらをRPAで置き換えてしまいましょう。

 

RPAとは、Robotic Process Automationの略で、
繰り返し作業とちょっとした条件分岐を得意としています。
マニュアル仕事を外注したり、専任者を置いて業務遂行していたものを
人→ロボット(人工知能)に置き換えることで、自動化することができます。

 

時代的に人材確保が難しくなってきましたが、
早さと正確さを求める仕事は人間よりもコンピューターのほうが得意なので任せる。
クリエイティブな業務に人を置きたいので、これを是非、導入することを検討することをおすすめします。

 

 

課題は、定常業務をどれだけ洗い出せるかですけどね。
専任者を置いて作業をしていた部分をそのまま置き換えるだけなので、
ロジックとしてはそう難しくないはずです。

 

 

人が一人自由になるので、設計部隊に組み戻してマンパワーをUPしたり、
新しいスキルを覚えさせて別の仕事をRPAにする、
RPAのプロフェッショナル(カイゼンの達人)にして会社に貢献してもらうか、
ここで人事のセンスが問われますが、基本的にどれでも正解です。
本人の適性や希望を加味して次のステップに進んでもらいましょう。

 

日本のオフィスワーカーはまだ成長できる。格好いいサラリーマンになろう

自分の本来するべき仕事は何なのか?にフォーカスすると、
100年に一度の大転換期と言われる現代のトレンドがあっという間に理解できました。
そもそも大転換期というよりも、当たり前のことを当たり前にやっているだけなので何も怖がる必要はありません。

 

人はと人らしく働く
もしくは人はもっと人らしく生活する ための働き方改革です。

単に残業を減らすだけにフォーカスしていたらもったいない!
みんなの幸せに向かって、今から全エネルギーを投入しましょう。

 

<以下、オススメ記事です。>

生産性を上げるために、定常業務を外注して働き方改革しよう

働き方改革は意識改革。仲間を助けるために業務を改善しよう

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