●働き方改革は会社に任せない。まず自分を磨いて、業務の自動化に着手
こんにちは、働き方改革サポーターのTOMOです。
働き方改革が実施されてからしばらく経ちましたが、
あなたの職場での働き方は改革されましたか？
先日会社員の友人に聞いてみたところ、
「単純に仕事できる時間が減っただけで、楽にはならない」という声を聞きました。
あなたの職場はいかがですか？
働き方改革は、単純に残業時間を規制するだけでは達成できません。
本当に必要なのは、「自分の中の、本当に必要なことだけをする」という働き方です。
深堀りしていきましょう。
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働き方改革は残業時間を減らすことが主眼ではない
働き方改革で謳われているのは
- 長時間労働の是正
- 正規・非正規の賃金格差の是正
- 柔軟な働き方の実現
の3つです。
2019年4月から始まった働き方改革は、この3つを実現しようという内容です。
ロボットに置き換わるだろうといわれてはいますが、
順調に行けば少子化によって今後日本では働き手が減っていきます。
その状態で日本を維持、発展させていくためには、
- 子供を多く作る
- 経済的余裕がある
- お金を使いすぎても取り返す時間がある
事が必要になります。
長時間働かなくても収入がしっかりあること、
晩婚化に伴い「子供が大学生になる頃には定年退職している」
という状況を失くしていく必要があります。
これが本当の目的になります。
それを単純に残業規制だけして、結果を求めようとしてしまうと
、、、、従業員は疲弊してしまいます。
そのための、仕組みを作っていく必要があります。
働き方改革で目指すべき形とは
昭和～平成の時代の働き方というのは、職人が集まってチームをつくていたイメージです。
「ある道のプロフェッショナルが一生懸命に仕事をして、それらを合体させて製品を作る」という感じ。
現代は、「一人のプロフェッショナルだけに仕事を押し付けてはいけない」という価値観です。
プロがいつ会社を辞めるかわからないので、その時に困らないように、常に標準化が求められます。
でも前向きに言いかえれば、チームワークで仕事をできる良い環境が整いました。
苦手な仕事は得意な人に任せる、得意な仕事は、自分が率先してこなす。
こんな仕事の仕方ができるようになれば、これが理想です。これが一番の公平です。
さて、じゃあ長期間労働を避けながら結果を出し続けるためにはどうしたらいいのか？を具体的に見ていきましょう。
働き方改革で長時間労働を減らして収入を確保するキーワードは、「自動化する」です
時代が進んで働き手が本当に減りました。
この状態で一人当たりの労働時間を減らして収入を上げるためには、
人のパワーを増やすしかありません。
人がいる時代は人海戦術で何とかなっていました。でも今は少子化です。
人のパワーを増やすカギは、「自動化」です。
コールセンターが自動音声に切り替わるとか、居酒屋の予約システムがネットに切り替わるのと同じ感覚です。
いかにして「人の手を使わないで何かに代替するか」という問題。
ただ、あなたのお仕事が簡単にシステム化できる仕事ではないのはわかっています。
じゃないと調べたりしないですからね。
なので、ヒントだけを差し上げます。
働き方改革のキーワード「自動化」のヒント
あなたの仕事はルーティーンワークになっていますか？
「え、なってない？」嘘ばっかり。
絶対に、朝起きてから帰るまでのやる事は何かしらのパターンに嵌まりこんでいます。
そうでないなら、毎日の過ごし方に無駄がありすぎます。
会社に行く途中にコンビニによる、会社ではコーヒーを飲む。
最初にメールをチェックするなど、無意識にやっていることがあるはずです。
ルーティーンワークになっていない気がするのは、
「あなたがその仕事のプロになって作業に慣れているからです。」とても素敵な事。
自動化のステップ１：作業のフロー化
仕事を進めていくうえで必要なことが、
「どの順番にどれをこなしていこうか？」という道筋です。これをまず洗い出す。
「①何かを準備して、②何かをする」という作業フローを作り上げます。
サイズはA4用紙1枚。これ以上の作業が伴うなら別の業務として分解します。
自動化のステップ２：作業のマニュアル化
会社を休んで思い切り気分転換したいですよね。
会社を休んでこっそり副業を育てたいですよね。
しばらく休暇を取って旅行に行きたいですよね。
そのために、あなたの分身を作っておいて、休んだ時は自分の代わりに作業をしておいてもらえるようにしましょう。
作業のマニュアル化というのは、難しく考えなくていいです。
確かに理想は「あなたがいないときに、マニュアルを見るだけで同じアウトプットが出せる」ことですが、
そんな完璧を作ろうと思ったら改革が終わる前にあなたは定年退職してしまいます。
求めるクオリティは、「教えるたびに教える内容が変わらないための、あなた向けの指導書」です。
分身を5人作るとして、5人が5人とも違うやり方を教えてしまうと、
彼らが協力して仕事をこなせなくなってしまいます。
それを避けるために、マニュアル（手順書）というものを作ります。
5人の分身すべてが、同じ手順で仕事をこなせるようになれば、クオリティが担保されます。これが広義での標準化。
作業がマニュアルに落とし込めるともっといいことがあります。
あなたが働かなくても仕事が回る仕組みが作れるんです。
よって、休みがとりやすくなるし、普段も早く帰れるようになります。
もしくは、電話で指示を出すだけで仕事が完結します。
マニュアルの質が上がってきて、初心者でもマニュアルと共に仕事ができるようになったならば、
その仕事はアルバイトにお願いしたり、作業をする人を裁量労働制に変えることができます。
会社的にも非常に助かるので、当然あなたの給与があがるでしょう。
外注する手段には、「ノンコア業務をプロに任せる」というキャッチフレーズがあります。
働き方改革の実現のために、我々にできる事は何なのか
- 働き方改革において、勤務時間を減らすためには、、「自分の代わりに働いてくれる分身をたくさん作る事」が重要。
- 分身を作るために、業務フローの見える化、作業手順の明確化。→分身を作る際の教育マニュアル、余裕ができれば外注化。自分は管理のみ
- 得意な仕事を自分に多く振ってもらえるように、苦手な作業を大きくアピール。代わりに得意な仕事を他のスタッフと交換、上司と相談。
自分以外の人ができる仕事は積極的に人に任せる、自分は自分にしかできない仕事に専念することが大事です。
未来を見据えた働き方改革としては
- 上司→自分は絶対に作業をしない。電話だけで仕事が終わるようにして、ゆっくり休憩しながら8時間を過ごす
- 平社員→自分の作業を徹底的に見える化、フロー化する。できる限り「外注化できないか」「自動化できないか」を考えながら仕事をする
っていうのが理想だと思っています。上司は仕組みを考えるのが仕事です。手は絶対に動かすな。
ちなみに、外注で人を使っているうちはまだ改革は完了じゃありません。
もう少し頑張ってソフトウェアを使った自動化まで落とし込めると、
人件費が減る、アウトプット情報に間違いが無くなるので、人が作業をするよりも正確性が高くなります。
働き方改革を推進していくうえで、これからの自分に必須のスキル
働き方改革を推進していくのは、今の20代～40代前半くらいの人がメインになるでしょう。
まだあと20年以上仕事をし続けないといけないので、
今スマホでゲームをしている時間を少しだけ、自分への投資に使いましょう。
働き方改革を個人レベルでやる事で、まず個人が早く帰って時間を有意義に使えるようになります。
そのために必要なことは
- やりたい事はどんな事なのかという目標、目的、イメージ、夢（仕事の上で）
- 作業を外注化するために、
自分の作業を30分で説明しきれるだけの作業フローと作業例マニュアルの作成（動画、テキスト） - 作業はどのソフトをよく使うのか？使うソフトによって便利なプログラミングの勉強
（自動化したいので、どんなことができるのか、どんな作業を自動化できたら嬉しいのか）
→プログラムが組めないなら、最低限要件定義ができるくらいのプログラム知識をつける。英語よりも必須スキル - 自分の時間を余らせて、思いっきり遊ぶ、遊びの中でヒントを見つけてくる
今後、プログラミングの基礎くらいは必須スキルになります。
少人化を進めるためにはソフトの力が絶対不可欠なんですが、
ソフトを外注して作ってもらうには「どんな機能が必要なのか」
という要件定義ができないといけません。
翻訳機が進化してきたので、今は英語が喋れる人よりもプログラムの要件を決められる人の方が重要です。
もう一つは、とにかく遊びましょう。時間が余ったからと言って寝てたら勿体ない。
知らない人と飲みに行ったり、知らない街に出かけてみたり、久しぶりの友人に会って会話したり。
そこで得られるヒントがたくさんあります。是非試してみてください。
働き方改革は、会社に任せない。自分の未来を広げるために、まず自分の働き方を変えていきましょう。
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