●その仕事、なんのために頑張るんですか？改革をしてみませんか？
こんにちは、何でも改革したいTOMOです。
最近働き方改革に関するニュースとかをよく聞きますよね。
2019年4月から関連法案がスタートするので、それに関する情報が多いです。
- 同一労働同一賃金とか
- 長い残業時間の改善とか
- 高度プロフェッショナル制度（裁量労働制に似た制度）とか
など他にもいくつかありますが、「長時間労働」・「労働人口減少」・「低生産性」に対して国主導で改善するための法律です。
今までは世界との競争力は各企業が持っている競争力に任せっきりだった日本も、そろそろ対策しようかというタイミングになったようですね。
タイミングの早い遅い関しては何も言えることはありませんが、「何か変えないといけない」というのは理解できるので、うまく改革できることを望んでいます。
で、我々サラリーマンができることは、「いかに効率よく仕事をこなして早く帰るか」にフォーカスして仕事の仕組みを改革していくことです。
やっと、
- ダラダラと残って仕事をすることが正義
- 早く帰る人は不真面目だから悪
という考え方から脱却できる時代が来たかと思うと、うれしくて涙が出てきてしまいますね。
気合を入れて仕事の改革をしていきましょう！
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仕事の改革のために必要な前提条件
働き方を改革していくためにはまず、私たちの考え方そのものを変えていかなくてはなりません。
- 「自分に本当に求められている役割は何なのか？」
- 「この仕事を自分じゃない人がやったら、質はどうなる？時間はどうなる？」
- 「何のために、この作業をやっているの？」
一番向き合う必要があるものは、自分自身です。この仕事に自分は必要なのか？っていう事。
もし、自分が必要じゃないなら、その仕事から自分は外れてしまえばいいのです。その代わり、別の場所で活躍すればOK。
そんな考え方ができれば、会議の９割くらいは出席しなくても良いことが分かるんじゃないでしょうか。
もしあなたにとって必要だとすれば、睡眠時間に充てるか、ニュースサイトを読み漁る時間に活用できるっていうところくらいかと。
ではさっそく、「その仕事、なんのために頑張っているんですか」？
- あなたが日々、時間の無い中一生懸命こなしているその作業、本当に必要ですか？そしてあなたじゃないとできない仕事ですか？
- 例えば目の前にある電話、鳴ったときにあなたが出ないといけないですか？
- たまに、部署で一番若い人が取らなきゃいけないなど、立場が弱い人が取らなきゃいけないルールがあったりするんですが、その合理的な理由は何ですか？
よーく考えてみてください。
まあ、考えるまでもなく、自分が取る理由なんてないですよね。というか、電話自体無くてもそんなに問題にならないことすらあります。悩んだらやめる。これ改革のための鉄則です。
他にも、日報の提出とかね。
管理職が忙しくて管理しきれないから、代わりに自分が資料を作っているのに、管理職は管理職で似たような物を作成していたりしませんか？
だったら、もうやめましょうよ。結局管理職の承認が必要ならその日報はやめましょう。逆に、承認が不要なら、管理職が書いているその日報、やめましょう。
会社の中では複数人がほとんど同じことを同時進行でやっていることが案外多いもんです。
部署を超えてそれをやっていることは目につきやすいですが、実は自部署の中にもそういう事、あるんです。
一見分業して効率よく見えるような事も、よーく見てみると作業が重複して無駄になっていること、多いですよ。
逆に分業したほうが良い仕事もあります。どの仕事でも絶対にやらなきゃいけないことってありますよね。
部署とか会社によるかもしれませんが、私の職場の定常業務では、
「どこかから情報を持ってきて」→「別の資料に転記する」という作業が多分10以上あります。
こんな仕事やる必要ある？っていうの、まず疑いましょう。
情報をまとめるところから始まる業務があると思うんですが、もし前工程から降りてくるアウトプットをまとめる必要があるなら、前工程のアウトプットの形式を変えてしまえば、その業務すら要らなくなること、もうあなたなら気づけるはずです。
それが難しいんだったら、前工程のアウトプットのキュレーション（情報の整理）をする担当を作ってその人に全部やってもらったほうが質が安定してかつ、時短につながります。
「何でその仕事をあなたがやっているんですか？効率悪いと思いませんか？」
これを常に考える癖をつけましょう。
仕事の目的を忘れていないですか？
仕事の目的って何ですか？それは
自部署の目的の達成。大きい話で行くと、会社の目的を果たす
じゃあ会社って何のためにあるんですか？
それは、「利益を生むために」あります。世のため人のためっていうのももちろんあるし、創業の理念の中には絶対にあるんですが、それを仕事にするっていうのはやはり、お金を生み出すためなんです。
じゃあ考えるべきことは何か？
あなたが嫌々やっているその作業は、一回こなすごとにいくらのお金を生み出しているんでしょうか？
１円の利益にもならないし、自分のやりたくないことゲージが溜まって生産性を落とすような事だったら、今すぐやめることを考えましょう。
逆に、会社にとっては無駄かもしれないけど、すっげー楽しいから続けている作業があったとしたら
リフレッシュの意味を込めてあなたの生産性をアップするために寄与しているので、他人から「やめなさい」と言われるまでは続けてもいいですよ。後ろめたいことでなければですが。
例えば
- 毎日机の上をきれいにすることとか、
- 床に掃除機をかけるとか、
- ゴミ箱のごみ袋を交換するとか
- 部屋の掲示物をきれいに並べるとか。
もし心から楽しいんだったらどんどんやるべきです。
それを踏まえて、あなたの今している仕事は、やらないといけない仕事ですか？
さて、あなたがやらないといけない仕事がだんだんと見えてきたのではないでしょうか。
- 電話が掛かってきたら、今その電話に対応しないといけないですか？
- 人が訪問してきたら、本当に今対応しないといけないですか？
- その単純作業、本当にあなたがやらないといけないですか？あなたしか判断できない内容ですか？
- そのチェックシート、本当に毎回見てチェックしていますか？
- その書類、あなたじゃないと本当に書けないんですか？
何度も何度も問いかけてください。そして、「否！！！」ってなったら、勇気をもって自分から放り投げてください。
自分がその仕事をやらないとしたら、どうしたらいいの？
とはいうものの、自分がやらなくてもいいんだけど、誰かがやらなきゃいけない作業があるかもしれません。
お客様から提出を求められている書類とかがそうですね。
誰かにやってもらうので、めちゃくちゃ丁寧に仕組みや手順書を作りましょう。
- インプット情報は何か
- 必要な手順は何か
- わからなくなったらどのマニュアルを見ればいいのか
- 判断の基準は何か
- アウトプットの形は何か
- アウトプットはどこに出せばいいのか
こういう情報をわかりやすくまとめます。ISOとかが関係していると、業務の流れ図とかを書くんでしょうか。作業を一つ一つ分解して、一つ一つに丁寧に流れ図を書いてあげると良いですね。
あとは必要な手順書を作ったり、判断基準を示した資料があると良いですね。
最終的にはその手順書も、判断基準も数値化して、マクロ化する必要がありますが、とりあえずあなたの手を離れるようにするためには手順を明確にしてあげれば合格です。
自分の仕事を代わりにやってくれる人の手を煩わせないように一生懸命心を込めて仕組みを作り上げるのが、あなたの仕事の本質です。
「後工程はお客様」と言われますが、こういう仕事のやり方がそのままズバリ当てはまりますね。
業務を外注化する場合は、外注さんの手を煩わせることを極限まで減らせば、外注さんは作業だけすればよくなるので外注費が減りますよね？コストの意識を持てば、こういう仕事のやり方に勝手になっていくと思います。
是非、身につけましょう。
余談ですが、仕事でミスをした場合、再発防止として人気なのがチェックシートですね。仕事の中で一番時間がかかるのがチェックシートなんですが、ミスの数だけチェックシートのボリュームが充実していきます。
某有名な企業では「チェックシートにチェックしました」というチェックシートが存在しています。もう何のためのチェックシートかわからないですよね。
で、考えてほしいんですが
チェックシートにチェックすることって本当に大切ですか？
チェックすることよりも大切なことがありますよね。そもそもミスをしなければいいんです。
一回ミスをしたんだったらミスをする理由がわかるはずですよね。そしたら、そのプロセスを絶対に通らないようにする、仕組みを整えましょう。仕組みを作り上げるんです。
いつまで誰も見ないチェックシートにチェックし続けるんですか？
私はこれを声を大にして言いたい。
これを機に変えましょう。それが、働き方改革です。意識が変われば習慣が変わります。
ぜひ、みなさんの職場を、大好きな、毎日働きたくなるような職場に生まれ変わらせてあげてください。必要なのは、あなたの力です。
